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室内保洁服务公司合同付款管理办法

一、总则

1.为规范本单位与室内保洁服务公司之间合同付款流程，确保付款工作的准确性、及时性和合规性，保障保洁服务的顺利开展，特制定本管理办法。

2.本办法适用于本单位与所有提供室内保洁服务的合作公司在合同执行期间涉及的各类款项支付管理。

二、职责分工

（一）使用部门

1.负责对室内保洁服务公司提供的服务质量进行日常监督与检查，按照既定的服务标准和合同约定条款，记录服务完成情况、存在的问题等信息，并定期形成服务质量评估报告提交给管理部门。

2.根据实际保洁服务需求及完成情况，发起付款申请，确保申请内容准确反映服务内容、期限、金额等关键信息。

（二）管理部门（如后勤管理部门等）

1.汇总、审核使用部门提交的服务质量评估报告及付款申请，对保洁服务公司整体服务表现进行综合评价，核实申请付款金额与合同约定的一致性，包括服务项目、单价、数量等是否相符。

2.负责与保洁服务公司就服务过程中出现的争议事项进行沟通协调，在付款前解决可能影响付款准确性和合理性的相关问题。

3.根据审核结果，在规定时间内将付款申请及相关资料流转至财务部门办理付款手续。

（三）财务部门

1.对管理部门提交的付款申请及所附资料进行财务合规性审查，主要核查合同、发票、验收证明等资料的完整性、合法性，以及付款是否符合财务预算安排、资金支付流程等相关规定。

2.在确认无误后，按照本单位既定的资金支付方式和流程，安排相应款项的支付，并做好付款账务处理，及时登记入账，确保财务数据的准确性。

三、付款依据

1.合同约定：以本单位与室内保洁服务公司签订的正式保洁服务合同为基础，严格按照合同中规定的服务项目、服务价格、付款方式（如按月付款、按季度付款等）、付款周期及其他相关条款执行付款操作。

2.服务验收：依据使用部门及管理部门对保洁服务质量的验收结果，确认保洁服务公司已按照合同要求完成相应阶段或全部的服务内容，达到约定的服务标准，且不存在未解决的违约事项等情况后，方可作为付款的依据之一。

3.发票提供：保洁服务公司应按照国家税收法规及合同约定，及时、准确地向本单位开具合法有效的发票，发票内容应与服务内容、金额等严格相符，作为财务部门办理付款的必要凭证。

四、付款流程

（一）申请阶段

1.每月/每季度末（根据合同约定付款周期确定），使用部门根据保洁服务实际完成情况，填写《室内保洁服务付款申请表》，详细注明服务期限（如[具体起始日期]-[具体结束日期]）、服务内容（列举各项保洁项目明细）、申请付款金额（按合同约定计算方式填写）、服务质量评价等内容，并签字确认。

2.将填写完整的《室内保洁服务付款申请表》连同当阶段的服务质量评估报告一并提交给管理部门进行审核。

（二）审核阶段

1.管理部门收到使用部门提交的付款申请资料后，在[X]个工作日内完成审核工作，重点核对服务内容完成情况与合同约定的一致性、服务质量是否达标等。如发现问题，应及时与使用部门及保洁服务公司沟通核实，并要求整改或补充相关资料。

2.审核通过后，管理部门负责人在《室内保洁服务付款申请表》上签字确认，并将申请表及相关资料一并转交给财务部门。

（三）财务审查与支付阶段

1.财务部门收到管理部门提交的付款申请及资料后，在[X]个工作日内开展财务审查工作，主要审查发票的真实性、合规性，以及付款申请是否符合财务预算、资金支付规定等。如有不符情况，及时反馈给管理部门要求补充完善或说明情况。

2.经财务审查无误后，财务人员按照本单位的资金支付审批流程，依次提交给相应层级的领导进行审批。各级领导应在收到审批请求后[X]个工作日内完成审批工作，确保付款流程的及时性。

3.审批通过后，财务部门根据合同约定的付款方式（如银行转账、支票等），在规定的付款期限内完成款项支付，并将付款凭证等相关资料进行归档保存，同时通知管理部门和使用部门付款已完成。

五、特殊情况处理

（一）服务质量问题

1.若在验收过程中发现保洁服务公司提供的服务未达到合同约定的质量标准，使用部门应及时记录问题详情，并通知管理部门和保洁服务公司。管理部门应组织三方共同协商解决，要求保洁服务公司在规定时间内进行整改。

2.根据整改情况，如部分服务需重新提供或扣除相应服务费用的，由管理部门会同财务部门重新核算付款金额，并按照调整后的金额办理付款申请和支付手续，同时在付款申请中详细说明服务质量问题及处理情况。

（二）合同变更情况

1.若在合同执行期间因业务需求等原因发生合同变更（如服务项目增减、服务价格调整等），双方应签订书面的合同变更协议，并明确变更后的付款相关条款。

2.管理部门和财务部门应及时更新合同台账及付款依据信息，确保后续付款工作按照变更后的合同约定执行，使用部门在发起付款申请时需注明涉及合同变更