《采购费用报销管理》课件.ppt

采购费用报销管理规范采购费用报销流程，提高报销效率，降低管理风险

课程大纲采购费用报销流程从采购申请到报销审批，以及发票审核和支付等环节。报销管理原则包括合法性、真实性、完整性和及时性等原则。相关单据填写重点介绍采购申请单、发票等相关单据的填写规范。审核要点及风险控制重点介绍采购费用报销过程中的审核要点和风险控制措施。

采购费用报销的意义提高财务管理效率采购费用报销管理有助于规范财务流程，减少人工操作错误，提高财务数据准确性，提升企业财务管理效率。降低成本通过严格的报销流程和制度，可以有效控制企业采购费用，杜绝不必要的支出，降低企业成本。加强风险控制采购费用报销管理能够及时发现和防范潜在风险，确保企业资金安全，有效规避财务风险。提升企业形象良好的采购费用报销管理体系可以提升企业的内部控制水平，树立良好的企业形象，增强企业竞争力。

采购费用报销的流程1提交报销申请员工填写采购费用报销申请单，并附上相关票据。2部门主管审批部门主管审核申请单和票据，确认金额和内容，并签字审批。3财务部门审核财务部门再次审核申请单和票据，并进行账务处理。4报销款项支付财务部门根据审核结果，将报销款项支付给员工。

采购费用报销的原则真实性原则报销的费用必须真实存在，不得虚报、冒报或重复报销。所有报销单据必须真实有效，并附有相应的原始凭证，例如发票、收据等。合法性原则报销的费用必须符合公司制度和国家法律法规的规定，不得报销与公司业务无关的费用。例如，报销费用必须与公司项目相关，并符合公司财务制度的规定。

采购申请单的填写准确填写采购申请单应完整、准确地填写所有必要信息，包括采购物品名称、数量、规格、单价、总价、用途、预计交货时间等。清晰标注对于特殊要求或特殊物品，应在采购申请单上进行详细标注，例如材质、尺寸、颜色、品牌等，以确保采购人员能够理解您的需求。及时提交填写完成后，应及时提交采购申请单，并确保相关部门及时审批。

采购申请单的审批1部门经理审批部门经理审核采购申请单，确保采购需求合理，预算充足，符合公司采购政策2财务部门审批财务部门审核采购申请单，确保采购金额符合预算，资金来源充足，符合财务制度3总经理审批总经理审批重要采购申请单，确保采购决策符合公司战略目标，风险可控审批流程应明确，责任到人。审批人员应认真审查采购申请单内容，确保信息真实、完整、准确。审批时间要控制，避免拖延审批，影响采购工作进度。

发票的收集与整理1获取发票采购部门收到货物或服务后，应及时向供应商索取发票。2核对信息核对发票信息，包括日期、金额、内容等，确保发票真实有效。3整理分类将发票按类别整理，例如按供应商、商品类别或项目分类。4登记造册建立发票登记台账，记录发票编号、金额、日期等信息，方便管理和查询。

发票的审核1真实性检查发票是否真实有效，防止伪造或虚假发票2合规性核实发票内容是否符合采购合同和相关规定3完整性确认发票信息完整，包括发票号码、金额、日期等4准确性验证发票金额与实际支付金额是否一致发票审核是采购费用报销流程中不可或缺的一环，确保采购费用的合法性、真实性和有效性。

发票的录入发票录入是采购费用报销流程的重要环节，需要准确无误地进行操作。1信息录入核对发票信息，如金额、日期、商品名称等，并录入系统2系统校验系统会根据预设规则进行校验，确保信息准确性3数据保存录入的信息保存在系统中，作为后续报销审核的依据为了提高效率和准确性，建议使用自动化系统进行发票录入，并定期进行数据备份，防止数据丢失。

发票的保管妥善保存保管发票应建立专门的发票保管制度，确保发票的安全性和完整性。应妥善保管原始发票，防止遗失或损坏。分类整理根据发票的种类、时间、金额等进行分类整理，方便查找和管理。建立发票登记簿，记录发票的收发情况。定期核对定期核对发票的账面数与实际数，确保发票数量和金额的准确性。及时处理过期失效的发票。安全保管发票应存放在安全的地方，防止丢失或被盗。必要时可使用保险柜或其他安全措施。

采购费用报销的单据整理1整理单据按照报销的类别，将相关单据进行分类整理，方便审核人员核对。2核对单据核对所有单据是否齐全、填写是否规范，并确保单据内容真实有效。3装订单据将所有整理好的单据按照顺序装订成册，并用订书机固定，确保单据的完整性。

采购费用报销的审核要点11.审批流程确保所有采购费用报销都经过了必要的审批流程，所有审批签字齐全。22.凭证完整性检查报销单据是否齐全，包括采购申请单、发票、合同等。33.费用合规性核实报销费用是否符合公司规定的报销标准，并检查相关费用是否合理。44.账务一致性验证报销金额与原始凭证金额是否一致，并确保账务记录的准确性。

采购费用报销的账务处理费用分摊根据采购项目、部门或成本中心进行费用分摊，确保费用归属准确。凭证登记将报销单据整理成完整