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物流及运输方案设计公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强公司合同付款管理，规范付款流程，合理控制资金支出，保障公司物流及运输方案设计业务相关合同的顺利履行，特制定本办法。

2.本办法适用于公司与各类客户、供应商、合作方等签订的涉及物流及运输方案设计相关的所有合同付款事项。

二、职责分工

1.业务部门职责

负责依据合同约定，发起付款申请，确保申请内容准确无误，包括合同基本信息（合同编号、签约方等）、付款金额、付款事由、对应的业务进展情况等。

对业务执行情况进行跟踪核实，确认对方已按合同要求提供相应服务或交付成果，为付款提供合理依据，并协同其他部门做好后续付款相关协调工作。

2.财务部门职责

负责审核付款申请的合规性，包括核查合同条款中关于付款的约定（付款方式、付款节点、付款比例等）、核对申请金额与财务记录是否相符、审查相关票据的真实性和合法性等。

根据公司资金状况安排付款计划，合理调配资金，确保按时、足额付款，同时做好付款账务处理，记录相关财务数据。

3.法务部门职责

参与重大合同付款事项的审核，对可能存在的法律风险进行评估，确保付款行为符合法律法规以及合同约定，为付款流程提供必要的法律意见和建议。

协助处理与合同付款相关的法律纠纷，维护公司合法权益。

4.管理层职责

负责对重要合同付款申请进行审批，根据公司整体运营情况、预算安排以及业务发展需求等综合因素，决定是否批准付款，把控付款的合理性和必要性。

监督合同付款管理办法的执行情况，定期对付款流程及执行效果进行检查评估，提出改进意见和措施，保障公司资金使用的安全与高效。

三、付款申请流程

1.常规付款申请

业务部门在合同约定的付款节点到达前，或当满足付款条件时（如对方已完成阶段性任务、交付设计成果等），填写《合同付款申请表》（附件1），详细注明合同名称、编号、签约对方信息、本次付款金额、付款用途、对应的合同条款及业务进展说明等内容，并附上相关证明材料（如对方交付的工作成果文件、验收报告、发票等）。

申请表填写完成后，业务部门负责人需对内容进行初审，确认无误后签字并提交至财务部门。

2.预付款申请

对于合同中约定需支付预付款的情况，业务部门同样填写《合同付款申请表》，除常规内容外，需着重说明预付款支付的必要性、预付款占合同总金额的比例符合合同约定，并提供签约方的预付款收款账户信息等。

业务部门负责人初审签字后，先提交法务部门审核合同预付款条款及潜在风险，法务审核通过后再转至财务部门进行后续审核流程。

3.紧急付款申请

在特殊紧急情况下（如因对方突发重大变故，不及时付款将严重影响公司业务开展或造成重大损失等），业务部门可提出紧急付款申请。紧急付款申请需额外提供详细的情况说明报告，阐述紧急事由及付款的紧迫性，并由业务部门负责人签字确认后，同时报送财务部门、法务部门以及上级管理层。

财务部门需立即对申请进行审核，核实资金状况及付款的合理性；法务部门快速评估法律风险；上级管理层综合各方意见后在最短时间内做出审批决定。

四、付款审核流程

1.财务审核

财务部门收到付款申请后，首先核对《合同付款申请表》填写的完整性以及所附证明材料的齐全性。

依据合同文本，仔细审查付款金额、付款方式、付款时间等是否与合同条款一致，检查发票的开具是否符合财务和税务要求，对涉及外币付款的，还要核对汇率及换算金额是否准确。

审核过程中若发现问题，及时与业务部门沟通核实，要求其补充或修正相关内容；如审核无误，财务人员在申请表上签署审核意见并签字确认，将申请表转送至下一个审核环节（如法务部门或管理层审批，具体视合同性质和金额而定）。

2.法务审核（如需）

对于涉及重大金额、复杂条款或存在潜在法律风险的合同付款申请，法务部门进行专项审核。

主要审查合同付款相关条款的法律效力、双方权利义务是否清晰、付款行为是否可能引发法律纠纷等，出具明确的法律审核意见并签字，将申请表反馈给财务部门或直接提交管理层审批（根据公司既定流程操作）。

3.管理层审批

根据公司授权审批制度，不同金额范围及性质的合同付款申请由相应层级的管理层进行审批。

审批人需全面考虑合同履行情况、公司资金安排、业务发展战略等因素，在《合同付款申请表》上签署审批意见（同意、不同意或要求补充完善等），对于不同意的申请，需明确说明理由并退回至相关部门重新处理；审批通过的申请则流转回财务部门进行付款操作。

五、付款执行与记录

1.付款执行

财务部门依据管理层审批通过的付款申请，按照合同约定的付款方式（如银行转账、支票等）安排付款操作，确保付款金额准确无误地支付至合同约定的收款方账户。

在付款完成后，及时获取付款凭证（如银行回单等），作为已付款的有效证明，并妥善保存相关资料，以备后续查询、审计等需要。

2.付款记录

财务部门负责对每一笔合同付