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屋顶防水公司数据管理制度

一、总则

1.目的：为规范公司数据管理工作，确保数据的准确性、完整性、安全性和可用性，充分发挥数据在公司运营管理中的作用，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司各部门在经营活动中产生、收集、存储、使用、传输和销毁数据的相关管理活动。

3.数据管理原则

合法性原则：数据的收集、使用等活动必须符合国家法律法规及行业相关规定。

安全性原则：采取必要的安全措施，保障数据不被泄露、篡改和丢失。

准确性原则：确保数据真实、准确，能够反映公司业务实际情况。

共享性原则：在保证数据安全的前提下，促进数据在公司内部的合理共享与流通，提高工作效率。

二、数据管理职责

1.管理层

负责制定数据管理战略与政策，指导数据管理工作方向。

审批重要的数据管理决策和项目。

2.数据管理部门

负责制定和完善数据管理制度、流程及标准，并组织实施。

统筹公司数据的收集、存储、处理和分析工作，协调各部门间的数据共享与协作。

负责数据安全管理，制定数据安全策略，处理数据安全事件。

3.各业务部门

负责本部门业务数据的收集、整理、录入和初步审核，确保数据的及时性和准确性。

按照规定使用数据，提出数据需求，配合数据管理部门开展相关工作。

三、数据收集与录入

1.数据收集范围

客户信息：包括客户名称、联系方式、地址、项目需求等。

项目数据：如项目名称、地点、面积、防水方案、施工进度、验收结果等。

物资数据：各类防水材料的采购信息、库存数量、出入库记录等。

财务数据：与项目相关的收入、成本、费用等财务信息。

员工信息：员工基本资料、岗位职责、工作绩效等。

2.数据收集方式

业务系统录入：通过公司现有的业务管理系统，如客户关系管理系统、项目管理系统等，由相关业务人员在日常工作中实时录入数据。

手工收集：对于一些无法通过系统自动获取的数据，采用手工填写表格等方式进行收集，如部分客户反馈信息等。

3.数据录入要求

数据录入人员应严格按照规定的数据格式和标准进行录入，确保数据的一致性和规范性。

录入前应对数据进行初步审核，确保数据的真实性和准确性，对于明显错误或不合理的数据应及时核实纠正。

四、数据存储与备份

1.存储方式

公司采用集中式存储与分布式存储相结合的方式，建立数据仓库和数据库，对各类数据进行分类存储。

重要数据应采用冗余存储，确保数据的可靠性。

2.存储期限

根据数据的性质和法律法规要求，设定不同的数据存储期限。例如，客户信息、项目数据等长期保存；临时性的统计报表等可在一定期限后进行清理。

3.数据备份

制定数据备份策略，定期对重要数据进行备份，备份频率应根据数据的重要程度和变化频率确定，至少每周进行一次全量备份，每天进行增量备份。

备份数据应存储在异地，以防止本地灾害等因素导致数据丢失。定期对备份数据进行恢复测试，确保备份数据的可用性。

五、数据使用与共享

1.数据使用申请

各部门因工作需要使用数据时，应填写《数据使用申请表》，说明数据使用目的、范围、期限等内容，经部门负责人审核，数据管理部门审批后，方可获取相应数据。

2.数据共享原则

数据共享应遵循最小化原则，只共享与业务需求直接相关的必要数据。

涉及客户隐私、商业机密等敏感数据的共享，需经过严格的审批流程，并采取必要的加密等安全措施。

3.数据使用规范

数据使用人员应严格按照申请用途使用数据，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。

对使用过程中获取的数据负有保密义务，不得泄露给无关人员。

六、数据安全管理

1.访问控制

建立严格的用户权限管理体系，根据用户的工作职责和需求，分配相应的数据访问权限，确保用户只能访问其权限范围内的数据。

定期对用户权限进行审核和清理，及时调整因岗位变动等原因导致的权限变化。

2.数据加密

对存储和传输过程中的敏感数据进行加密处理，采用合适的加密算法，确保数据在传输和存储过程中的安全性。

3.安全审计

建立数据安全审计机制，对数据的访问、使用、修改等操作进行记录和审计，定期对审计日志进行分析，及时发现和处理潜在的数据安全问题。

4.应急处理

制定数据安全应急预案，明确数据安全事件的应急处理流程和责任分工。一旦发生数据泄露、丢失等安全事件，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，降低损失和影响。

七、数据质量与维护

1.数据质量评估

数据管理部门定期对数据质量进行评估，评估指标包括数据的准确性、完整性、一致性、及时性等。

通过数据质量评估，发现数据存在的问题，并及时通知相关部门进行整改。

2.数据维护

各部门负责对本部门产生的数据进行日常维护，及时更新和修正错误数据，确保数据的准确性和时效性。

数据管理部门负责对数据仓库和数据库进行维护，优化数据存储结构，提高数据处理性能。

八、数据销毁

1.销毁条件

对于超过存