学校档案存放协议.docxVIP

学校档案存放协议

一、背景

为了科学、合理、安全地管理和存放学校档案，保护学校资产和学生个人信息的安全，制定本协议。

二、目的

本协议的目的是明确学校档案的存放要求和管理责任，确保学校档案的完整性和机密性。

三、适用范围

本协议适用于学校档案的所有部门和工作人员。

四、档案存放要求

档案室的选址应尽量选择通风、干燥、无火源的地方，确保档案的安全。档案室应有稳定的温湿度控制设备，以保证档案的保存环境。

档案应按照文件类型、时间顺序、机构和部门进行分类，每个档案柜应有明确的编号和标签，以便于查找和管理。

档案存放应避免阳光直射、水汽侵入、灰尘和虫害等因素的影响。档案应妥善保管，防止受损、遗失和泄漏。

学校应制定档案保密制度，对于涉及学生个人信息等敏感档案，应设置访问权限，并建立日志记录系统，追踪档案的访问记录和使用情况。

五、档案管理责任

校长是学校档案的最高管理者，负责制定档案管理制度和档案保密制度，组织档案的整理、编目和归档工作。校长还需定期评估档案管理工作的效果，及时调整并改进管理机制。

档案管理员负责档案室的日常运营管理，包括档案的录入、整理、检索和借阅等工作。档案管理员还需保证档案室设备的正常运行，定期检查档案的完整性和安全性。

各部门和工作人员应按照档案管理制度的要求，妥善保管档案，及时归还借阅的档案，并且确保档案的完整性和机密性。

相关部门或工作人员对档案的违规使用或泄漏行为负有责任，学校有权根据档案管理制度规定对违规行为进行纪律处分。

六、安全防范措施

档案室应设置安全防护设施，包括门禁系统、闭路电视等，确保档案室进出人员的安全和档案的安全。

维护档案室设备的正常运行，定期检查和维修，确保防火设备、温湿度控制设备等的有效性。

加强档案室人员的安全教育和培训，提高他们的安全意识和保密意识。

定期进行档案室的安全检查，发现问题及时整改并报告上级主管部门。

七、档案借阅管理

档案借阅需提前申请，填写借阅申请表，并经相关部门审批。

借阅的档案需签订借阅协议，在规定的借阅时间内归还。

档案借阅需按照档案管理员指定的程序和规范进行，不得擅自拷贝、传播和修改档案内容。

档案室应建立借阅档案的登记记录，明确档案的借阅时间和归还时间，及时追踪和掌握档案借阅情况。

八、档案销毁和转移

严格按照档案管理制度的规定执行档案的销毁程序，确保档案的安全和机密性。

档案销毁需经相关部门的审批，并由档案管理员进行销毁操作，并留下销毁记录。

档案转移需按照档案管理制度的规定执行，记录档案的转移时间、地点和责任人，确保档案移交的正确和完整。

对于无法销毁的档案，应定期进行备份和存储，确保档案的可恢复性和安全性。

九、协议生效

本协议经学校校长签署后生效，所有学校部门和工作人员须遵守本协议的规定。

十、协议修改

对于本协议的修改，需经校长批准并下发通知，相关部门和工作人员需要及时了解和遵守修改后的协议内容。

十一、协议终止

如有特殊情况需要终止本协议，需经学校校长批准并下发通知，所有学校部门和工作人员应停止执行本协议的相关规定。

以上是学校档案存放协议的具体内容，为了保障学校档案的安全和机密性，请各部门和工作人员严格遵守协议要求，共同维护学校档案的完整性和机密性。