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美容院低值易耗品采购流程

一、目的及范围

为了提升美容院的运营效率，降低成本，确保低值易耗品的采购规范化和高效化，特制定本采购流程。该流程适用于美容院所有低值易耗品的采购，包括但不限于美容产品、清洁用品、一次性用品等。

二、采购原则

采购过程中须遵循以下原则：

1.采购应以“质量优先、价格合理、服务到位”为导向，确保所购产品满足美容院的运营需求。

2.选择有信誉的供应商，确保所有采购物资均具备合法的发票及合规的产品质量证明。

3.各部门应指定专人负责相关采购工作，避免申购人与采购人重合带来的利益冲突。

三、采购流程

1.采购申请阶段

在此阶段，美容院的各个部门根据实际使用情况，向仓库询问库存情况，并填写“采购申请单”。采购申请单需涵盖以下信息：

物品名称

规格型号

需求数量

预计使用日期

申请部门及负责人信息

2.审批流程

采购申请单填写完成后，需经过相关部门的审批。审批流程包括：

部门负责人对采购申请的必要性及预算进行审核。

对于超过一定金额的采购申请，需报财务部门审核并进行预算控制。

审批通过后，采购申请单将进入下一阶段。

3.询价与选择供应商

经过审批后，采购负责人需主动联系至少三家合格供应商，获取报价及产品信息。此环节应关注以下几点：

供应商的信誉与历史合作记录

产品的质量与服务保障

交货期与售后服务

在收集到报价后，采购负责人需对比各供应商的报价、质量和服务，并选择性价比最高的一家进行采购。

4.核价与订单确认

在选择供应商后，需对所选产品进行核价，确保价格合理。核价可以参考历史采购价格与市场行情。完成核价后，采购负责人应填写“采购订单”，并明确交货时间及付款方式。采购订单一经确认，便可发给供应商。

5.采购执行与验收

供应商在约定时间内发货后，美容院相关人员需对到货物资进行验收。验收应注意以下方面：

数量与采购订单一致

产品外观与质量符合要求

附带的相关资质文件齐全

验收合格后，需填写“验收单”，并将物资入库。如果发现问题，应及时与供应商沟通处理。

6.付款与报销

验收合格的物资，采购负责人需将相关的采购订单、验收单、发票等资料整理齐全，并提交财务部门进行付款。报销应在收到货物后的一个月内完成，逾期将不予受理。

7.档案管理

所有采购流程的文档，包括采购申请单、审批记录、采购订单、验收单及发票等，需进行归档管理。档案应分类存放，便于后续查阅与统计分析。

四、反馈与改进机制

为确保采购流程的有效性，美容院应建立定期反馈机制。采购负责人需定期收集各部门对采购流程的意见，及时调整和优化流程。此机制包括：

定期召开采购工作会议，讨论采购中的问题与解决方案。

设立意见反馈渠道，鼓励员工提出改进建议。

根据市场变化和使用情况，适时调整采购策略和供应商。

五、采购纪律与责任

在采购过程中，所有相关人员需遵守道德规范，确保采购的公正性与透明度。采购人员的责任包括：

维护供应商资料档案，定期更新供应商信息。

在采购过程中不得接受供应商的礼品或回扣，违者将受到严肃处理。

采购人员应保持与各部门的沟通，确保采购物资的及时性与必要性。

六、总结

美容院低值易耗品的采购流程应以高效、规范为目标。通过明确的申请、审批、询价、验收等环节，确保每一项采购都能够满足美容院的运营需求。通过建立反馈与改进机制，不断优化采购流程，以适应市场变化，提高美容院的整体运营效率与服务质量。