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餐饮行业原料采购流程与管理制度

一、制定目的及范围

为提升餐饮企业原料采购的效率与规范性，确保原材料的质量与安全，特制定本制度。本制度适用于餐饮企业的各类原料采购，包括日常运营所需的食品原料、调味品、饮料及其他辅助材料。

二、采购原则

1.采购应遵循“质量第一、价格合理、及时供应”的原则，综合评估供应商的资质与报价情况，优选合作伙伴。

2.所有原材料必须来自合法合规的供应商，确保开具正规发票，避免采购环节的法律风险。

3.各部门应明确专人负责采购工作，申购人和采购人应为不同人员，以避免利益冲突。

三、采购流程

1.一般采购流程

1.1采购需求确认：各部门根据实际运营情况，提前评估所需原材料，填写“采购申请单”。

1.2审批流程：采购申请单需经过部门负责人审核，确认需求合理性及预算情况。

1.3市场调研及询价：采购人员应进行市场调研，联系至少三家供应商获取报价，确保价格的竞争性。

1.4选择供应商：依据供应商的资质、报价及过往合作表现，选择合适的供应商并记录选择依据。

1.5审批与下单：采购人员将选定的供应商信息及相关报价提交给上级领导审批，批准后进行订单下达。

1.6验收入库：供应商送货到店后，由指定人员进行验收，确保数量与质量符合要求，完成后入库。

1.7付款及报销：根据合同及发票信息，财务部门在确认原料无误后进行付款，相关凭证需妥善保存。

2.特殊采购流程

2.1集中采购：针对大宗原材料，设定集中采购周期，各部门需在规定时间内提交需求，统一由采购部门处理。

2.2应急采购：在突发情况下，如材料短缺或突发活动需求，采购人可即时联系供应商，无需经过常规审批流程。

2.3年度预算采购：针对固定需求的原材料，需提前制定年度采购预算，报财务部门备案，以确保资金的合理使用。

四、采购记录及备案

所有采购活动须保持完整的记录，包括采购申请单、询价记录、合同、入库单及付款凭证等，采购人员需定期对采购记录进行整理，确保信息的可追溯性。

五、采购纪律与监督

1.采购人员职责：采购人员需定期跟踪供应商的市场表现，及时更新供应商数据库，确保信息准确。

2.行为规范：采购人员不得接受供应商的任何形式的赠品、回扣或其他利益，违者将根据公司纪律进行相应处理。

3.监督机制：定期组织内部审计，对采购流程进行检查，确保各环节合规、透明，发现问题及时整改。

六、反馈与改进机制

为确保采购流程的不断优化，各部门应定期收集采购人员的反馈，针对流程中的瓶颈和问题提出改进建议。设立采购管理委员会，定期召开会议讨论采购流程的改进方案，确保制度与实际操作相符。

七、培训与宣传

定期对员工进行采购流程及相关制度的培训，通过案例分析、情景模拟等方式提高员工对采购流程的理解与执行力。确保新员工能够迅速熟悉采购流程，提升全员的采购意识与责任感。

八、结语

本制度旨在通过规范化的采购流程与管理，提升餐饮企业的运营效率与原材料的质量安全，确保企业在激烈的市场竞争中占据优势。各部门应严格遵循本制度，确保执行到位，推动企业的可持续发展。