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2024年度企业内部2024版合同归档管理细则
本合同目录一览
1.合同归档管理范围
1.1合同归档的定义
1.2合同归档的适用范围
1.3合同归档的重要性
2.合同归档的责任主体
2.1归档人员职责
2.2归档部门职责
2.3企业的监督职责
3.合同归档的时间要求
3.1合同签订后的归档时间
3.2合同变更后的归档时间
3.3合同终止后的归档时间
4.合同归档的文件要求
4.1合同正本
4.2合同附件
4.3合同签订及变更的相关文件
4.4合同履行过程中的文件
5.合同归档的归档方式
5.1电子文件归档
5.2纸质文件归档
5.3特殊文件的归档
6.合同归档的存储管理
6.1电子文件的存储要求
6.2纸质文件的存储要求
6.3特殊文件的存储要求
7.合同归档的检索查询
7.1检索查询的渠道
7.2检索查询的条件
7.3检索查询的流程
8.合同归档的保密要求
8.1保密文件的定义
8.2保密文件的存储
8.3保密文件的查阅
9.合同归档的归档流程
9.1合同归档的申请
9.2合同归档的审核
9.3合同归档的实施
9.4合同归档的验收
10.合同归档的变更与撤销
10.1合同归档的变更
10.2合同归档的撤销
11.合同归档的归档期限
11.1合同归档的期限要求
11.2合同归档的期限计算
12.合同归档的监督与考核
12.1合同归档的监督
12.2合同归档的考核
13.合同归档的奖惩措施
13.1合同归档的奖励
13.2合同归档的惩罚
14.合同归档的附则
14.1合同归档的适用范围
14.2合同归档的修改与解释
14.3合同归档的生效日期
第一部分：合同如下：
1.合同归档管理范围
1.1合同归档的定义
本合同归档管理细则所指的合同归档，是指企业内部所有正式签订、变更、终止的合同及其相关文件资料的收集、整理、保存和利用过程。
1.2合同归档的适用范围
本细则适用于企业内部所有合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、合作协议、保密协议等。
1.3合同归档的重要性
合同归档是企业内部管理的重要组成部分，有助于维护企业合法权益，提高合同管理效率，降低法律风险。
2.合同归档的责任主体
2.1归档人员职责
归档人员负责合同的收集、整理、归档和日常管理，确保合同归档工作的顺利进行。
2.2归档部门职责
归档部门负责合同归档工作的组织、协调和监督，确保合同归档工作的规范性。
2.3企业的监督职责
企业领导层对合同归档工作负有监督责任，确保合同归档工作的质量。
3.合同归档的时间要求
3.1合同签订后的归档时间
合同签订后，归档人员应在5个工作日内将合同及附件提交归档部门。
3.2合同变更后的归档时间
合同变更后，归档人员应在变更生效后的3个工作日内将变更后的合同及附件提交归档部门。
3.3合同终止后的归档时间
合同终止后，归档人员应在合同终止后的5个工作日内将合同及附件提交归档部门。
4.合同归档的文件要求
4.1合同正本
合同归档必须包括合同正本，正本需为签字、盖章齐全的正式文件。
4.2合同附件
合同附件包括但不限于合同变更协议、补充协议、附件文件等，归档时需与合同正本一并提交。
4.3合同签订及变更的相关文件
合同签订及变更的相关文件包括但不限于合同签订通知、合同签订确认书、合同变更通知等，归档时需与合同正本及附件一并提交。
4.4合同履行过程中的文件
合同履行过程中的文件包括但不限于付款凭证、发票、验收报告等，归档时需与合同正本及附件一并提交。
5.合同归档的归档方式
5.1电子文件归档
电子文件归档需符合国家有关电子文件管理的规范，包括文件的加密、备份、恢复等。
5.2纸质文件归档
纸质文件归档需按照档案管理的规范进行装订、编号、存放等。
5.3特殊文件的归档
特殊文件，如保密文件、涉密文件等，需按照国家有关保密法规进行归档。
6.合同归档的存储管理
6.1电子文件的存储要求
电子文件应存储在符合国家规定的存储介质上，确保数据的完整性和安全性。
6.2纸质文件的存储要求
纸质文件应按照档案管理的规范进行装订、编号、存放，确保文件的整洁、有序。
6.3特殊文件的存储要求
特殊文件应按照国家有关保密法规进行存储，确保文件的保密性。
8.合同归档的检索查询
8.1检索查询的渠道
检索查询可通过企业内部合同管理系统或归档部门提供的查询服务进行。
8.2检索查询的条件
检索查询可依据合同编号、合同名称、合同类型、签订日期、对方单位等条件进行。
8.3检索查询的流程
检索人员提交查询申请，归档部门根据查询条件在归档系统中检索，并将查询结果提供给检索人员。
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