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联想电脑公司

会务手册

1（.0版）

企划办秘书处

目录

一、手册说明4

二、会议制度及规范4

三、流程图7

♦在公司内召开的会议8

•在公司外召开的会议9

四、程序10

区会前工作（按顺序）10

♦议题及参会人员范围的确定10

♦会议场所的选定:10

♦会议通知的起草11

♦申报会议算11

♦人员确认12

♦设备准备12

•定12

・车辆安排13

♦会务通知起草13

♦议程PPT制作13

♦食品的采买14

•指导服务员工作14

•会议场地布置与熟悉14

区会中工作（按顺序）15

•会议室保障15

・汇报人员的保障15

•用餐的保障15

•娱乐的保障15

♦住宿的保障16

区1会后工作（按顺序）16

♦离会车辆安排16

•退房16

♦设备整理16

♦结帐16

♦设备归还16

♦费用报销17

会务总结17

五、注意事项17

附件：18

会议通知草稿19

♦会务通知草稿22

会议预算草稿27

・会务分工明细表28

主要会议场所明细表29

一、手册说明

为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项流程，更好地为总经

理室会议做好服务保障工作，特编写了《联想电脑公司会务手册》供

大家参考，《会务手册》合适的内容主耍包含组织一次总经理室会议

中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。

望随时提出修改意见，谢谢!

二、会议制度及规范

为保障会议顺利召开和会议的效果，电脑公司特制定并颁发了会

议制度试（行版），对会议的全程工作做了要求，现将制度附下：

联想电脑公司会议制度试（行）

1.目的：会议是公司一项重要的工作方式，为了提高会议效率，保证会议效果,

规范公司的会议工作，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议不

做要求，可做参考。

3.名词解释：

3.1汇报：使参会人员了解某项工作的状况，并就有关问题进行讨论和决

策

3.2报：使参会人员了解公司某项工作的状况，一般不涉及决策和讨论

3.3研讨：参会人员就某一主题畅所欲言，目的在于碰撞出更多的思路和

火花

3.4汇报人：对会议议题的合适的内容进行阐述，并回答参会人员的问题,

参与讨论；

3.5主持人：对会议的进程进行整体控制，保证会议目标实现；

3.6参会人员：对会议议程参与讨论和决策

3.7列席人：列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策；

3.8与会人员：参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员

的总称;

4.会议知起草与发送

4.1会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备，一项会议的召

开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在

组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够准确了解本次会议的

关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现；

4.2会议通知应该包括以下几项合适的内容

4.2.1会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果，

4.2.2会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间

4.2.2.1由多个部门参加的会议：上午的会议定为9:10开始，下

午的会议定为14:10开