《全国计算机等级考试一级教程》课件_5-6.pptx

5.6工作表中的数据库操作

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5.6.1建立数据清单

;2．使用记录单建立数据清单

建立数据清单时，可以采用建立工作表的方式向行、列中逐个输入数据，也可以使用“记录单”建立和编辑数据清单。记录单是数据清单的一种管理工具，通过将记录单添加到“自定义快速访问栏”可以更方便地在数据清单中输入、修改、删除和移动数据记录。

将记录单添加到“自定义快速访问栏”的具体操作步骤：

（1）选择“文件”选项卡，“选项/快速访问工具栏”，在“从下列位置选择命令”中选择“所有命令”，选中下拉列表中的“记录单”。

（2）单击“添加”、“确定”按钮。;使用“记录单”按钮输入、修改、删除和移动数据记录具体操作步骤：

（1）选定工作表的数据区域，单击“记录单”按钮，弹出“记录单”对话框。如图5-46所示。

（2）单击“新建”按钮，依次在字段名右侧的输入框中输入数据，再次单击“新建”或单击“关闭”，记录增加完成（只能在记录尾部增加记录）。

如想修改、删除数据记录，只需定位在要修改、删除的记录，直接修改、删除即可。;

5.6.2数据排序

;2．使用自定义排序

使用自定义排序的具体操作步骤：

（1）选定要排序的单元格区域。

（2）选择“数据”/排序和筛选”，单击“排序”，弹出“排序”对话框如图5-47所示。在“列”选项组中“主要关键字”下拉列表中选择要排序的列。“排序依据”下拉列表中，可根据需要，对于文本值、数值、日期或时间值排序选择“数值”；对于格式排序选择“单元格颜色”、“字体颜色”和“单元格图标”。在“次序”下拉列表中选择排序方式。;（3）当排序关键字不止一个时，单击“添加条件”，对话框显示“次要关键字”，如步骤（2），重复设置。

若要删除作为排序依据的列，需选择该条目，然后单击“删除条件”。若要复制作为排序依据的列，需选择该条目，然后单击“复制条件”。若要更改列的排序顺序，需选择一个条目，然后单击或更改顺序

（4）单击“确定”按钮。

;提示：

对列进行排序时，隐藏的列不会移动；对行进行排序时，隐藏的列也不会移动。在对数据进行排序之前，最好先取消隐藏已隐藏的列和行。

当选取数据包含标题时勾选“数据包含标题”以免排序时出现错误。

单击“排序”对话框中“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，如图5-48所示。选中“方向”下的“按行排序”可以对行进行排序。

在Excel2010中，排序条件最多可以支持64个关键字。;3．排序数据区域选择

如果选定的数据清单内容没有包含所有的列，Excel会弹出“排序提醒”对话框，可选择“扩展选定区域”或“以当前选定区域排序”，如果选中“扩展选定区域”，Excel自动选定数据清单的全部内容，如果选中“以当前选定区域排序”，Excel将只对已选定的区域排序，未选定的区域不变（有可能引起数据错误）。

4．恢复排序

如果希望将已经过多次排序的数据清单恢复到排序前的状况，可以在数据清单中设置“记录号”字段，内容为顺序数字1、2、3、4…，无论何时，只要按“记录号”字段升序排列即可恢复为排序前的数据清单。;

5.6.3数据筛选

;1．自动筛选

1）单字段条件筛选

筛选条件只涉及一个字段内容称为单字段条件筛选。

单字段自动筛选的具体操作步骤：

（1）选定要筛选的数据。

（2）选择选择“数据/排序和筛选”组，单击“筛选”按钮。;（3）单击列标题中的下拉箭头，在弹出的筛选器选择列表中，按所需可选择

①在“搜索”框输入要搜索的字符，单击“确定”。

②在数据列中，取消不需显示的数值选项前的复选框。

③根据列中的数据类型，可选择“数字筛选”如图5-51所示或“文本筛选”如图5-52所示。按所需，数字类型可选择“等于”、“不等于”、“大于”、“大于等于”和“自定义筛选”等条件进行筛选，文本类型可选择“等于”、“不等于”、“开头是”、“结尾是”和“自定义筛选”等条件进行筛选。

;;（4）单击“确定”。列标题中的变为表示此列已应用筛选。

（5）单击列标题中的，在弹出的“筛选器选择列表”中，单击“从**中清除筛选”可以取消此列数据的筛选。

2）多字段条件筛选

多字段自动筛选的具体操作步骤：

（1）选定要筛选的数据。

（2）选择选择“数据/排序和筛选”，单击“筛选”按钮。

;（3）单击列标题中的下拉箭头，在弹出的“筛选器选择列表”中选择“文本筛选/自定义筛选”（或“数字筛选/自定义筛选”），弹出“自定义自动筛选方式”对话