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時間管理

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在開始之前……

如果餘生只剩三天,您會做那三件事?請思考:

課程綱要1.時間管理基本概念2.時間管理架构3.時間管理思維陷阱4.如何提高工作效率4.1E-MAIL的管理4.2如何展開計划4.3執行能力的強化

時間管理是什麼?

時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間

時間管理是…….時間管理=自我管理=改變習慣,以令自己更富績效,更富效能效率:把事情很快地做完效能:把事情很快又很對地做完用正確的方法做正確之事時間管理=事前的規劃或長期的計劃

時間管理的架構

緊急不緊急重要重要緊迫重要不緊迫不重要不重要緊迫不重要不緊迫時間管理的架構ACBD

1st急2nd重3rd輕4th緩正確的順序重要不重要不紧急紧急ABDC

压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局短视近利危机处理缺乏自制力人际关系浮泛，甚至破裂偏重的結果重要不重要不紧急全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生有远见平衡纪律少有危机紧急ACBD

陷阱一:不合理的時間配置A.緊迫且重要45%處理危機B不緊迫但重要5%D不重要也不緊迫15%C.緊迫但不重要35%

明智的時間配置AB1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.灌能:重要的事情交給信任的部屬完成.

陷阱二:拖延除D以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th

思維習慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.養成速戰速決的習慣將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般

陷阱三:事必親躬韓非子八經下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.為何事必親躬?因怕部屬取代不放心部屬,不信任部屬標準過高

陷阱四:有求必應花太多時間,時間不夠會犧牲B項不好意思拒絕請託的原因接納請託比拒絕請託容易擔心觸怒請託者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請託每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.受人尊敬重要,還是受人歡迎重要?

管理E-Mail

1.你一天花多少時間看E-mail?2.你進E-mail會不會看小品?3.你看E-mail的時間是連續的,還是片斷的?4.你的E-mail有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信?6.你進E-mail信箱,是先看信還是先發信?

如何提高E-mail的處理效率一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作除了急件以外,集中時段回信養成習慣,一天只有三個時段看E-mail

看E-mail的時段時段信箱回信09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人V

Email資料夾的分類設定不同資料夾,按輕重緩急將收到的e-mail分類,管理個人郵件處理的時間.

如何展開你的計劃一日之計在昨天下班前一週之計在於週日一月之計在於月底

工作時段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作

花時間在計劃上才是最節省時間的做法

80/20法則.花最少的力氣,獲得最多的效益.所完成的工作裡,80%的成果,來自20%的時間.80%的努力是與成果無關的

80/20原則示意圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物

執行能力的強化

備忘錄時間管理的利器:To-dolist備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀念日RoutineW