学校档案管理要求.docx

?一、引言

学校档案是学校在教育教学、行政管理、后勤服务等各项工作中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它全面反映了学校的发展历程、教育教学成果、师生员工的精神风貌等，对于学校的发展、管理、教育教学研究以及传承历史文化等方面都具有极其重要的意义。为了加强学校档案管理，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、系统和安全，特制定本档案管理要求。

二、档案管理体制与人员职责

（一）管理体制

1.学校应建立健全档案管理工作体制，成立档案工作领导小组，由校长担任组长，分管副校长担任副组长，各职能部门负责人为成员。档案工作领导小组负责统筹规划学校档案工作，研究解决档案工作中的重大问题，指导、监督档案管理工作。

2.学校档案工作实行集中统一管理原则，学校综合档案室负责集中管理全校各类档案，各职能部门负责本部门形成档案的收集、整理、立卷，并定期移交学校综合档案室。

（二）人员职责

1.档案管理人员职责

-热爱档案事业，熟悉档案业务，具备一定的档案管理专业知识和技能。

-负责学校档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等日常管理工作。

-建立健全档案管理制度，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全与完整。

-积极开展档案信息开发利用工作，为学校各项工作提供档案资料服务。

-负责指导各部门兼职档案员的工作，组织档案业务培训和学习交流活动。

-做好档案统计工作，及时准确地填报档案统计报表。

2.各部门兼职档案员职责

-负责本部门档案材料的收集、整理、保管工作，确保档案材料的完整、准确。

-按照学校档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交学校综合档案室。

-协助学校档案管理人员开展档案业务工作，积极参加档案业务培训和学习活动。

三、档案的收集与归档

（一）收集范围

学校档案收集范围涵盖党群、行政、教学、科研、学生、教师业务、基建、设备、财会、声像、荣誉等各类档案。具体如下：

1.党群类：包括学校党组织的工作计划、总结、会议记录、组织建设、党员名册、入党材料、宣传教育、纪检监察等方面的文件材料。

2.行政类：学校行政工作的各项规章制度、工作计划、总结、会议纪要、人事任免、机构设置、统计报表、对外交流等文件材料。

3.教学类：教学管理制度、教学计划、教学大纲、课程表、教案、教学课件、考试试卷、实习实训材料、教学成果、教学研究等文件材料。

4.科研类：科研项目申报书、研究计划、实验数据、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料、科研奖励等文件材料。

5.学生类：学生学籍档案、奖惩记录、毕业生登记表、学生成绩册、招生录取材料等文件材料。

6.教师业务类：教师个人业务档案，包括学历学位证书、教师资格证书、职称评审材料、教学工作量统计、教学质量评价、科研成果、培训进修等文件材料。

7.基建类：学校基本建设项目的规划设计文件、可行性研究报告、施工图纸、工程合同、竣工验收报告等文件材料。

8.设备类：学校固定资产设备的购置申请、合同协议、验收报告、使用说明书、维修记录等文件材料。

9.财会类：财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、财务审计报告等文件材料。

10.声像类：学校重大活动、会议、教学科研实践、校园风貌等方面的照片、录音、录像等声像资料。

11.荣誉类：学校获得的各级各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物及相关文件材料。

（二）收集要求

1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时、全面地收集本部门形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。

2.收集的文件材料应真实、准确、规范，字迹清晰，载体优良，签字盖章手续完备。

3.对电子文件的收集，应确保其原始性、真实性和完整性，按照规定的格式和存储要求进行保存，并定期进行备份。

（三）归档时间

1.文书档案应在次年上半年完成归档。

2.教学档案中的学期教学材料应在学期结束后一个月内归档，学年教学材料应在学年结束后三个月内归档。

3.科研档案应在项目结题后两个月内归档。

4.学生档案应在学生毕业或离校后一个月内归档。

5.基建档案、设备档案应在项目竣工验收后三个月内归档。

6.财会档案应按照国家有关规定的保管期限进行整理归档。

（四）归档程序

1.各部门兼职档案员对收集到的文件材料进行初步整理，按照分类方案进行分类、编号、编目。

2.整理好的档案经部门负责人审核签字后，填写档案移交清单，