《企业资料管理课件：文书档案与维护》.pptVIP

企业资料管理：文书档案整理与维护本课件将带您深入了解企业资料管理，重点讲解文书档案的整理与维护，帮助您更好地管理企业内部资料，提高工作效率，提升企业管理水平。

课程导言：档案管理的重要性档案是企业历史的记录，是企业发展的重要资源，对企业决策、运营、发展具有重要意义。档案管理是企业管理的重要组成部分，可以有效保障企业信息的完整性、真实性和安全性，为企业经营和发展提供可靠的信息支撑。

文书档案的基本概念文书档案是指企业在经营管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式的记录。文书档案包含各种形式的文件、报表、记录、协议、合同等，是企业的重要信息载体。

文书档案的特点和价值真实性：记录了企业真实发生的事件和情况，具有很高的参考价值。完整性：完整地反映了企业的经营管理活动，可以提供全面的信息。历史性：记录了企业发展历程，是企业历史的真实见证。权威性：是企业内部重要的信息来源，具有较高的权威性。

文书档案形成的基本原则及时性：文件形成后应及时整理归档，避免遗失或损坏。完整性：文件应齐全完整，避免缺失或残缺。准确性：文件内容应准确无误，避免错误或偏差。规范性：文件应按照规定的格式、内容和要求进行编制。

企业文书档案的分类方法按业务类型分类将与相同业务活动相关的文件归类在一起，例如：销售档案、人事档案、财务档案等。按时间顺序分类将同一时间段形成的文件归类在一起，例如：年度档案、季度档案等。按部门分类将不同部门形成的文件归类在一起，例如：生产部档案、市场部档案等。按密级分类根据文件内容的保密程度进行分类，例如：绝密档案、机密档案、秘密档案等。

按业务类型分类1生产档案记录了企业生产活动，包括生产计划、生产记录、产品质量检验等。2销售档案记录了企业销售活动，包括销售合同、销售发票、客户信息等。3财务档案记录了企业财务活动，包括会计凭证、财务报表、资金流转记录等。4人事档案记录了企业员工信息，包括员工简历、工资单、考勤记录等。

按时间顺序分类年度档案将一年内形成的所有文件归类在一起，便于管理和查找。季度档案将每个季度形成的所有文件归类在一起，便于管理和查找。月度档案将每个月形成的所有文件归类在一起，便于管理和查找。

按部门分类生产部生产部形成的所有文件，例如：生产计划、生产记录等。1销售部销售部形成的所有文件，例如：销售合同、客户信息等。2财务部财务部形成的所有文件，例如：会计凭证、财务报表等。3人事部人事部形成的所有文件，例如：员工简历、工资单等。4

按密级分类1绝密档案内容涉及国家核心秘密，需严格保密。2机密档案内容涉及国家重要秘密，需严格保密。3秘密档案内容涉及国家秘密，需严格保密。4非密档案内容不涉及国家秘密，可公开。

文书档案整理的基本流程1文件收集将企业形成的各种文件及时收集起来，确保文件完整性。2文件整理对收集的文件进行分类、编号、装订等处理，使其规范有序。3档案编目对整理好的档案进行编目，建立档案检索工具，方便查找利用。4档案保管将整理好的档案按照规定保管期限和保管条件进行保管。

文件收集与归档要求文件收集应及时，避免文件遗失或损坏，确保文件的真实性和完整性。文件归档应按照规定的标准和流程进行，确保档案的规范性和完整性。

文件的形成和积累随着企业经营规模的扩大和业务量的增加，企业形成的文件数量也随之增加，需要建立科学的档案管理制度来应对。

文件的归档范围界定合同文件所有与企业经营相关的合同文件都应归档，例如：销售合同、租赁合同、协议等。财务报表所有企业财务报表都应归档，例如：资产负债表、利润表、现金流量表等。人事文件所有与员工相关的文件都应归档，例如：员工简历、工资单、考勤记录等。

归档文件的质量要求1真实档案内容应真实准确，反映实际情况。2完整档案内容应完整无缺，避免缺失或残缺。3规范档案应按照规定的格式和要求进行整理、编目和保管。4安全档案应安全保管，避免遗失、损坏或泄密。

档案的整理方法按照文件形成的时间顺序进行排列，例如：2023年、2022年、2021年等。按照文件的类别进行排列，例如：合同、协议、报表、记录等。按照文件的主题进行排列，例如：销售、生产、财务、人事等。

档案分类编号系统建立科学的档案分类编号系统，可以提高档案的管理效率和检索效率，便于查找利用。

档案的排列方式1顺序排列按照时间顺序、数字顺序、字母顺序等进行排列。2分类排列按照文件类别、部门、主题等进行排列。3索引排列建立索引目录，方便查找相关文件。

文件材料的装订要求文件材料应使用统一的装订方式，便于保管和翻阅。装订应牢固可靠，避免文件散落或损坏。装订后的文件应加盖封口章，以确保文件完整性。

档案卷内文件排序时间顺序将卷内文件按照形成时间顺序排列，便于查找和利用。文号顺序将卷内文件按照文号顺序排列，便于查找和利用。主题顺序将卷内文件按照