桶装水管理制度.docx

?一、目的

为了规范公司桶装水的管理，确保员工饮用水的安全、卫生和充足供应，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内所有部门及员工使用的桶装水管理。

三、职责分工

1.行政部门

-负责桶装水供应商的选择、评估与管理，签订采购合同。

-根据各部门需求，合理安排桶装水的配送数量和时间，确保饮用水的正常供应。

-定期对桶装水的库存进行盘点，确保库存数量准确。

-负责与供应商沟通协调，处理桶装水质量问题及相关售后服务。

2.各部门

-各部门负责人为本部门桶装水管理的第一责任人，负责统计本部门员工对桶装水的需求，并及时反馈给行政部门。

-监督本部门员工正确使用桶装水，避免浪费。

-发现桶装水质量问题或其他异常情况时，及时通知行政部门。

四、采购管理

1.供应商选择

-行政部门应通过多种渠道收集桶装水供应商信息，进行综合评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面。

-优先选择具有良好口碑、生产工艺先进、产品质量可靠、售后服务完善的供应商。

-对初选的供应商进行实地考察，了解其生产环境、生产流程、质量控制体系等情况，确保符合相关标准和要求。

-经考察合格的供应商，由行政部门与其签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。

2.采购流程

-每月末，各部门将次月预计使用的桶装水数量报行政部门。行政部门根据各部门需求及库存情况，汇总编制次月桶装水采购计划。

-采购计划经行政部门负责人审核后，报公司分管领导审批。

-行政部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商下达订单，明确采购数量、规格、交货时间等要求。

-供应商应按照订单要求按时、按质、按量将桶装水送达公司指定地点。行政部门负责组织验收，检查桶装水的外观、包装、生产日期、保质期等是否符合要求，同时对数量进行核对。

-验收合格后，行政部门在送货单上签字确认，并办理入库手续。如发现质量问题或数量不符，应及时与供应商沟通协商解决。

五、库存管理

1.库存地点

-在公司内设置专门的桶装水存放区域，确保存放环境干燥、通风、安全，避免阳光直射和潮湿影响桶装水质量。

2.库存盘点

-行政部门每月定期对桶装水库存进行盘点，确保库存数量准确无误。盘点时应填写库存盘点表，详细记录桶装水的规格、数量、生产日期、保质期等信息。

-如发现实际库存与账存不符，应及时查明原因，并进行相应的调整。属于正常损耗的，应做好记录；属于人为原因造成的损失，应追究相关责任人的责任。

3.库存预警

-根据各部门的使用情况和采购周期，设定桶装水库存预警线。当库存数量低于预警线时，行政部门应及时通知采购部门安排补货，确保饮用水的正常供应。

六、配送管理

1.配送时间

-供应商应按照与公司签订的合同约定，按时将桶装水配送至公司。原则上每周配送[X]次，具体配送时间由双方协商确定。

-如遇特殊情况需要临时增加或调整配送时间，供应商应提前通知行政部门。

2.配送要求

-配送人员应遵守公司的各项规章制度，佩戴工作标识，文明服务。在装卸和搬运桶装水过程中，应轻拿轻放，避免损坏水桶和饮水机。

-每次配送完成后，配送人员应清理配送现场，保持环境整洁。

-行政部门负责对配送人员的服务质量进行监督检查，如发现问题及时向供应商反馈，并要求其整改。

七、使用管理

1.饮水机管理

-各部门负责本部门饮水机的日常管理和维护，确保饮水机正常使用。如有故障应及时通知行政部门安排维修。

-行政部门定期对饮水机进行检查和清洁，防止饮水机内部滋生细菌和污垢，影响饮用水质量。一般每季度至少进行一次全面清洁消毒。

-员工应爱护饮水机，不得随意拆卸、损坏或挪用。如因个人原因造成饮水机损坏，应照价赔偿。

2.用水规范

-员工应节约用水，合理使用桶装水，避免浪费。严禁用桶装水洗手、拖地、冲洗物品等非饮用行为。

-发现饮水机漏水或其他异常情况时，应及时通知本部门负责人或行政部门，以便及时处理，防止造成更大的损失。

-员工离职时，所在部门应检查其使用的饮水机是否完好，如有损坏应及时维修或赔偿。

八、质量监督

1.