文件管理制度模板直接套用.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司文件管理，确保文件的有效制定、审批、发布、使用、保管、修订和废止，提高工作效率，保障公司运营的规范化、标准化，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部各部门及全体员工在工作中所涉及的各类文件，包括但不限于管理制度、工作流程、通知公告、报告、合同协议等。

3.职责分工

-行政部

-负责公司文件管理工作的统筹规划、制度制定与监督执行。

-负责文件的统一编号、格式规范、排版印刷等工作。

-负责文件的收发、登记、传阅、归档和保管等日常管理工作。

-定期对公司文件进行清理和清查，确保文件的完整性和准确性。

-各部门

-负责本部门文件的起草、审核、修改和提交审批。

-负责本部门文件的使用、保管，并按照规定及时向行政部移交归档。

-配合行政部做好涉及本部门文件的相关工作，如文件的修订、废止等。

-文件起草人

-负责按照公司要求和实际工作需要起草文件，确保文件内容准确、清晰、完整。

-对文件的内容真实性、准确性和有效性负责。

二、文件分类与编号

1.文件分类

-管理制度类：包括公司各项规章制度、管理办法等。

-工作流程类：规范公司各项业务操作流程的文件。

-通知公告类：传达公司重要事项、工作安排等的文件。

-报告类：向上级汇报工作进展、成果等的文件。

-合同协议类：公司对外签订的各类合同、协议等。

-其他类：不属于以上分类的其他文件。

2.文件编号

-文件编号采用统一格式，由字母和数字组成。

-编号规则：[公司简称][文件类别代码][年份][序号]

-[公司简称]：取公司名称首字母缩写，如ABC公司为ABC。

-[文件类别代码]：根据文件分类设置，如管理制度类为GL，工作流程类为LC等。

-[年份]：文件发布年份的后两位数字，如2023年为23。

-[序号]：按照文件发布顺序依次编号，从001开始。

-示例：ABCGL23001，表示ABC公司2023年发布的第1号管理制度文件。

三、文件起草与审批

1.文件起草

-文件起草人应充分了解公司相关政策、法规和业务需求，确保文件内容符合公司实际情况。

-起草文件时应使用规范的语言文字，表达准确、逻辑清晰、层次分明。

-文件内容应明确文件的目的、适用范围、具体规定和要求等。

2.文件审核

-文件起草完成后，应由起草部门负责人进行审核。审核内容包括文件的合法性、合规性、准确性、完整性以及与公司现有文件的一致性等。

-审核人应在文件上签署明确的审核意见，如同意起草内容或提出修改意见等。

3.文件审批

-经部门负责人审核通过的文件，根据文件性质和涉及范围，提交公司相应领导审批。

-一般管理制度、工作流程等文件，由分管领导审批；重要文件或涉及多个部门的文件，需经总经理审批。

-审批人应认真审阅文件内容，对文件的质量和适用性负责，并签署审批意见和姓名、日期。

四、文件发布

1.发布方式

-纸质文件发布：对于需要发放到各部门或个人的文件，由行政部按照审批后的文件进行打印、装订，并根据发放范围进行分发。

-电子文件发布：通过公司内部办公系统、电子邮件等方式发布电子文件。行政部应确保电子文件的格式正确、内容完整，并将文件发布至指定的系统模块或收件人邮箱。

2.发布记录

-行政部应对文件的发布情况进行记录，包括发布时间、发布方式、发放范围、领取人等信息。

-发布记录应妥善保存，以便查询和追溯。

五、文件使用与保管

1.文件使用

-公司员工应按照文件规定的权限和流程使用文件，不得擅自修改、复制、传播文件内容。

-需要借阅文件的员工，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和行政部负责人审批后，方可借阅。

-借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得在文件上随意涂改、标记。借阅期限届满，应及时归还文件。如有特殊情况需要延期，应重新办理借阅手续。

2.文件保管

-行政