电子邮件与通信工具使用规定表.docVIP

邮件与通信工具使用规定表

序号

规定内容

具体要求

备注

1

邮件主题

必须简洁明了，概括邮件内容

不得使用特殊符号或表情，避免误解

2

邮件正文

语言规范，避免使用口语化、不礼貌的词汇

遵循公司文化，保持专业形象

3

附件格式

优先使用PDF、Word等通用格式

避免使用不兼容格式，保证接收方能正常打开

4

邮件发送时间

避免在工作时间发送非工作相关的邮件

重视邮件接收时间，保证及时回复

5

邮件接收处理

及时阅读并回复邮件，避免长时间未回复

对重要邮件进行标注，保证重点关注

6

内部邮件

优先使用公司内部邮箱，保证信息安全

避免使用个人邮箱处理公司事务

7

外部邮件

严格遵守保密规定，不得泄露公司机密

邮件内容不得包含敏感信息，如客户信息、财务数据等

8

通信工具

使用公司指定的通信工具，如企业钉钉等

避免使用非官方渠道进行沟通

9

沟通记录

保存沟通记录，以便日后查询

避免重要沟通内容丢失

10

违规处理

对违反规定的员工进行警告、处罚

保障公司通信秩序，维护企业形象

序号

规定项目

具体要求

例外情况

处理方式

1

邮件标题规范

标题需简洁、明确，不超过50字符

对外宣传邮件

标题可包含活动名称或关键信息

2

邮件内容格式

使用正式语言，避免表情符号和缩写

技术交流邮件

允许使用特定技术术语

3

附件要求

附件格式限于PDF、Word、Excel

客户资料邮件

可接受PPT、图片格式

4

邮件发送时间

避免工作日晚间发送非紧急邮件

紧急事务

可发送紧急邮件

5

邮件回复时限

一般邮件24小时内回复

高优先级邮件

立即回复

6

内部沟通首选

使用公司官方邮件系统

协作频繁的团队

可使用即时通讯工具

7

外部邮件发送

使用公司统一对外邮箱

客户服务

可使用客户专用邮箱

8

通信内容保密

保护公司及客户信息

商业机密邮件

必须加密发送

9

通信工具使用

不得在工作时间使用非工作相关通信工具

个人紧急情况

有限次数允许

10

违规后果

一经发觉违规，将进行记录并视情况处罚

重复违规

加重处罚

11

表格备注

本表格仅供参考，具体规定请参照公司最新通信政策

序号

规定项目

具体要求

适用范围

注意事项

1

邮件主题格式

使用清晰的主题，避免使用模糊或无主题的邮件

所有内部和外部邮件

主题长度建议不超过50字符

2

邮件内容规范

使用正式、礼貌的语言

所有正式邮件

避免使用俚语和口语化表达

3

附件管理

附件文件应命名清晰，便于识别

所有邮件

限制附件大小，超过限制需压缩

4

邮件发送时间

避免在工作日晚上发送非紧急邮件

所有邮件

紧急情况除外

5

邮件回复时效

保证在24小时内回复所有邮件

所有邮件

对于重要邮件，应即时回复

6

内部通信工具

使用公司指定的内部通信平台

内部沟通

避免使用个人邮箱或社交媒体

7

外部通信工具

使用公司官方邮箱进行外部沟通

外部沟通

保持专业形象，避免泄露敏感信息

8

保密信息处理

所有涉及保密信息的内容必须加密

所有邮件

严格遵循公司保密规定

9

邮件存档

所有重要邮件应进行存档

所有邮件

按照公司档案管理政策执行

10

违规行为处理

对违规行为进行警告或处罚

所有员工

严重违规可能导致解雇

11

表格说明

本表格为邮件与通信工具使用规定，旨在规范公司内部和外部的通信行为