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文件资料分类整理方案表格

序号

分类名称

分类依据

子分类

资料类型

备注

1

文档

按内容主题

技术文档、管理文档、市场文档等

Word、PDF、Excel等

2

技术文档

按技术领域

编程、网络、硬件等

Code、文档等

3

管理文档

按管理类型

组织架构、会议纪要、项目计划等

Word、PDF等

4

市场文档

按市场活动

市场调研报告、广告策划案等

Word、Excel等

5

数据资料

按数据类型

客户数据、销售数据、财务数据等

Excel、数据库等

6

项目资料

按项目阶段

项目启动、项目执行、项目验收等

Word、PPT、图表等

7

合同资料

按合同类型

采购合同、销售合同、服务合同等

PDF、Word等

8

草稿资料

按文档状态

草稿、修订稿、定稿等

Word、PDF等

9

其他资料

按资料性质

新闻报道、培训资料、活动策划等

PDF、Word等

表格说明：

表格中“分类名称”表示文件资料的总体分类。

“分类依据”用于说明分类的依据，如按内容主题、技术领域等。

“子分类”表示对每个分类的进一步细分。

“资料类型”表示该分类下文件资料的具体格式。

“备注”用于记录其他相关信息或特殊要求。

分类编号

分类名称

分类标准

子分类

文件格式

管理要求

备注

01

文档管理

按内容性质

技术文件、行政文件、财务文件

PDF,Word,Excel

严格归档，定期更新

02

技术文件

按技术领域

软件开发、硬件维护、系统集成

Code,Doc,PDF

版本控制，代码审查

03

行政文件

按文件用途

会议记录、规章制度、人事档案

Word,PDF

分类存放，保密处理

04

财务文件

按财务类型

财务报表、发票凭证、审计报告

Excel,PDF

严格审计，定期备份

05

市场资料

按市场活动

市场调研、广告宣传、客户反馈

PDF,Word,PPT

及时更新，分析归档

06

项目资料

按项目阶段

项目提案、项目执行、项目总结

Word,Excel,PPT

阶段性归档，持续跟踪

07

合同文件

按合同类型

采购合同、销售合同、服务合同

PDF,Word

合同管理，法律审核

08

临时文件

按文件时效

临时报告、临时通知、临时文件

PDF,Word

短期保存，适时销毁

09

专项资料

按专项主题

专项研究、专项培训、专项活动

PDF,Word,PPT

专项管理，定期评估

类别代码

类别名称

子类别

文件类型

存档期限

保管部门

备注

A1

项目文件

项目规划

PPT,Word

3年

项目部门

包含项目周期及目标

A2

客户资料

客户沟通

PDF,Word

1年

市场部门

客户关系维护记录

A3

合同管理

合同文本

PDF,Word

5年

法务部门

合同存续及终止信息

A4

技术文档

代码库

Code

5年

IT部门

代码版本管理

A5

财务报告

财务报表

Excel

5年

财务部门

财政年度报告

A6

行政文件

公文

PDF,Word

2年

办公室

内部公文及行政通知

A7

营销材料

广告设计

JPEG,PNG

2年

营销部门

营销宣传及品牌推广

A8

人力资源

员工档案

PDF,Word

永久

人力资源部门

员工信息及履历

A9

法律合规

法规汇编

PDF

永久

法务部门

法规文件及合规指引

A10

产品文档

用户手册

PDF,Word

2年

产品部门

产品使用指南与更新记录

表格说明：

类别代码：用于唯一标识不同类别的文件资料。

类别名称：描述文件的总体类别。

子类别：针对每个主要类别下的进一步细分。

文件类型：该类别下文件的常见格式。

存档期限：文件应当保管的最低期限。

保管部门：负责该类别文件管理的部门。

备注：其他相关信息或特殊注意事项。