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商标代理公司合同付款管理办法

一、总则

1.目的

为规范本商标代理公司合同付款流程，确保付款的准确性、及时性与合规性，有效控制财务风险，特制定本管理办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内部所有与商标代理业务相关的合同付款管理，包括但不限于商标申请费、商标注册费、商标续展费、商标变更费、商标转让手续费以及与各类商标业务相关的服务费等的支付管理。

二、职责分工

1.业务部门

负责与客户签订商标代理合同，并确保合同条款中关于付款的内容清晰、准确，包括付款金额、付款方式、付款时间节点等信息。

依据合同执行情况，及时发起付款申请，提供详细的付款依据，如业务进展报告、服务完成确认单等。

跟进客户付款情况，对于逾期未付的款项，负责与客户沟通协调催款事宜，并及时向财务部门通报相关情况。

2.财务部门

负责审核付款申请的合规性，包括核对付款金额是否与合同约定一致、审批流程是否完整、相关票据是否齐全等。

根据公司资金状况安排付款计划，确保在合同约定的时间内完成付款操作，避免逾期付款产生的违约金或其他风险。

负责办理付款手续，包括填写付款凭证、选择合适的付款方式（如银行转账、支票、电子支付等）、与银行或其他金融机构进行对接等。

对已付款项进行账务处理，及时记录和更新财务账目，定期编制付款报表，向管理层汇报公司的付款情况及资金流向。

3.法务部门

对商标代理合同中的付款条款进行法律审核，确保合同条款符合法律法规要求，保障公司合法权益。

在出现付款纠纷时，提供法律支持和专业意见，协助业务部门和财务部门解决争议，必要时代表公司参与法律诉讼或仲裁程序。

三、付款流程

1.付款申请

业务部门在合同约定的付款时间或业务完成且符合付款条件时，填写《付款申请表》。申请表应详细注明合同编号、客户名称、付款项目、付款金额、付款依据（如发票号码、业务成果说明等）以及收款方信息（包括名称、开户银行、账号等）。

将填写完整的《付款申请表》及相关附件（如合同复印件、发票原件、服务验收报告等）提交给部门负责人进行初步审核。

2.部门审核

业务部门负责人对付款申请的真实性、合理性进行审核，确认业务已按合同要求完成或达到付款节点，签字确认后提交给财务部门。

3.财务审核

财务部门收到付款申请后，首先对申请表及附件的完整性进行检查，确认无误后，对付款金额、付款方式、票据合规性等进行审核。

审核内容包括但不限于：核对付款金额是否与合同约定一致；检查发票是否真实、有效且符合税务要求；验证收款方信息的准确性；评估公司当前资金状况是否足以支付该款项等。

如发现付款申请存在问题或不符合规定，财务部门应及时与业务部门沟通，要求其补充或修正相关内容。财务审核通过后，提交给法务部门进行法律审核（如涉及重大合同或存在法律风险的付款事项）。

4.法务审核（如有必要）

法务部门针对付款申请涉及的合同条款、法律风险等进行审核，重点审查付款是否存在潜在的法律纠纷或风险隐患，如合同履行过程中是否存在违约情况、付款条款是否存在漏洞等。

审核完成后，出具法律审核意见，如无问题则提交给公司管理层审批；若发现法律风险，应及时与业务部门和财务部门协商解决方案，并根据风险程度决定是否暂停付款流程。

5.管理层审批

公司管理层根据财务部门和法务部门（如有）的审核意见，对付款申请进行最终审批。审批内容主要包括付款的必要性、合理性以及对公司整体财务状况和业务发展的影响等。

管理层审批通过后，财务部门方可安排付款；若审批未通过，财务部门应将付款申请退回业务部门，并说明原因。

6.付款执行

财务部门在收到管理层审批同意的付款申请后，按照公司财务制度和相关规定办理付款手续。

选择合适的付款方式进行付款操作，并确保付款信息准确无误。付款完成后，及时获取付款凭证（如银行回单、支票存根等），作为账务处理的依据。

将付款结果通知业务部门，业务部门负责跟进款项到账情况，并及时与客户或收款方进行确认。

四、付款周期与时间要求

1.正常付款周期

对于常规商标代理业务费用，在收到客户或收款方开具的合法、有效的发票且业务部门提交完整付款申请后，财务部门应在[X]个工作日内完成审核并安排付款，确保款项在合同约定的付款期限内支付。

如遇特殊情况（如公司资金紧张、银行系统故障等），财务部门应及时通知业务部门，并与客户或收款方协商适当延长付款时间，但最长不得超过合同约定付款期限的[X]%。

2.紧急付款

对于因业务紧急需要或客户特殊要求等原因导致的紧急付款事项，业务部门应在付款申请中注明“紧急”字样，并说明紧急原因和必要性。

财务部门在收到紧急付款申请后，应优先处理，在确保审核流程合规的前提下，尽可能缩短审核时间，一般应在[X]个工作日内完成付款操作。

五、发票管理

1.发票索取

业务部门在与客户签订商标代理合同时，应明确发票开具