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原始记录管理制度

一、引言

原始记录是指科研、实验、生产、检测和管理活动中的首次记录。对于任何一个组织来说，正确管理原始记录是保证活动的准确性、可追溯性和合规性的重要环节。为确保原始记录的有效管理，提高其价值，本文档旨在制定一套科学、规范、严密的原始记录管理制度，以确保组织体系内原始记录的完整性、可靠性和安全性。

二、目的

本原始记录管理制度的目的在于：

1.确保所有原始记录的完整性、可靠性和准确性；

2.保障原始记录的保存和归档，以便随时进行核查、审计和追溯；

3.确保所有原始记录的安全性，防止泄露和丢失；

4.提高原始记录的可读性和可理解性，便于进一步分析和研究。

三、适用范围

本制度适用于所有科研、实验、生产、检测和管理活动中的原始记录的管理和保存。

四、要求和规定

1.所有原始记录必须使用国际通用的规范化纸张，并正确填写纸张的标头和标签；

2.原始记录必须由责任人按照工作要求进行及时、准确地填写；

3.原始记录必须使用图表、文字、表格等方式记录，不得使用不规范的简写或习惯用语；

4.原始记录必须按照固定的格式进行记录，要求包含项目名称、日期、责任人、实验条件、操作步骤、结果和结论等内容；

5.原始记录必须经过相关人员的审核和签字确认，确保其准确性和可信度；

6.原始记录必须及时归档，按照一定的顺序进行编号和存放，确保其易于快速检索；

7.原始记录的保存时间要根据相关法律法规和组织要求进行规定，一般不少于五年；

8.原始记录必须进行备份和存储，确保其安全性和可恢复性；

9.原始记录的查阅和借阅应受到严格的管理，必须在有关人员的监督下进行；

10.原始记录的报废必须经过相关人员的审批，并按照规定的程序进行处理，同时要保留相应的废弃记录。

五、监督和评估

为确保原始记录管理制度的有效执行，应设立专门的监督机构，负责对各级各单位的原始记录进行监督和评估。监督机构应定期对各单位进行抽查，发现问题及时提出整改意见，并对整改情况进行核查。

六、培训和教育

为确保全体员工对原始记录管理制度的理解和遵守，组织应开展定期的培训和教育工作。培训内容应包括对原始记录管理制度的介绍、要求和规定的详细讲解，以及操作技巧和常见问题的解答。

七、处罚和奖励

对于违反原始记录管理制度的行为，应依照组织内部管理规定进行相应的处罚。同时，对于在原始记录管理工作中表现出色、积极参与的个人或团队，应给予相应的表彰和奖励。

八、附则

1.本制度的制订、修改和废止，必须经过相关负责人的审批，并按照相应的程序进行；

2.本制度自颁布之日起生效，对所有原始记录进行管控，之前的记录也适用，但要根据实际情况进行整改；

3.对于本制度未能覆盖到的相关问题，应根据实际需要进行补充和完善。

本文档为原始记录管理制度，旨在确保原始记录的完整性、可靠性和安全性。通过制定科学、规范、严密的管理制度，可提高原始记录的价值，确保其在科研、实验、生产、检测和管理活动中的准确性、可追溯性和合规性。组织应根据本制度的要求和规定，建立相关的监督机构和培训教育工作，以确保全体员工遵守并理解本制度的要求。同时，违反本制度的行为将会受到相应的处罚，而对于在原始记录管理中表现出色的个人或团队，应给予相应的奖励和表彰。最终目标是确保原始记录管理工作的有效实施，并为组织的科研、实验、生产和管理活动提供有力的保障。