合同归档管理办法.docx

?一、总则

（一）目的

为了加强公司合同档案的科学管理，提高合同档案的利用效率，有效保护和利用合同信息资源，维护公司合法权益，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司及所属各部门在经济活动中签订的各类合同、协议等文件资料的归档管理。

（三）基本原则

1.集中统一管理原则

公司合同档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保合同档案的完整性、准确性和系统性。

2.分类管理原则

根据合同的性质、类别、时间等因素进行分类，便于查找、利用和统计分析。

3.安全保密原则

采取必要的安全保密措施，确保合同档案信息不泄露，维护公司的商业秘密和合法权益。

二、合同归档管理职责

（一）档案管理部门职责

1.负责制定和完善合同归档管理制度，并组织实施。

2.指导、监督和检查各部门合同归档工作，确保归档工作的规范进行。

3.负责合同档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等工作，建立合同档案数据库。

4.负责提供合同档案的查阅、借阅服务，按照规定办理查阅、借阅手续。

5.定期对合同档案进行鉴定、销毁，确保合同档案的质量和安全。

（二）合同承办部门职责

1.负责本部门签订合同的起草、审核、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和初步立卷工作。

2.在合同签订后[X]个工作日内，将合同正本及相关附件、审批文件等资料移交档案管理部门归档。

3.协助档案管理部门做好合同档案的查阅、借阅等工作，按照要求提供相关资料。

（三）其他部门职责

1.财务部门负责提供与合同相关的财务凭证、结算资料等，配合档案管理部门做好合同档案的归档工作。

2.审计部门负责对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，相关审计资料应及时移交档案管理部门归档。

三、合同归档范围

（一）各类经济合同

1.买卖合同：包括商品采购合同、销售合同等。

2.租赁合同：包括房屋租赁合同、设备租赁合同等。

3.建设工程合同：包括工程勘察合同、设计合同、施工合同、监理合同等。

4.技术合同：包括技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等。

5.运输合同：包括货物运输合同、旅客运输合同等。

6.仓储合同：包括仓储保管合同、仓储租赁合同等。

7.委托合同：包括委托代理合同、委托加工合同、委托监理合同等。

8.借款合同：包括银行借款合同、民间借贷合同等。

9.其他经济合同：如保险合同、担保合同、联营合同等。

（二）合同相关资料

1.合同审批表、会签单、授权委托书等审批文件。

2.合同谈判记录、往来信函、传真、电子邮件等与合同签订有关的文件资料。

3.合同变更协议、补充协议、解除协议等相关文件。

4.合同履行过程中的相关资料，如发货单、收货单、验收报告、对账单、付款凭证、发票等。

5.合同纠纷处理过程中形成的文件资料，如起诉状、答辩状、仲裁申请书、仲裁裁决书、法院判决书等。

四、合同归档要求

（一）文件齐全完整

合同承办部门应确保移交的合同及相关资料齐全完整，包括合同正本、副本、附件、审批文件等，不得遗漏重要内容。

（二）格式规范统一

合同及相关资料应使用公司统一规定的格式，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。合同文本应采用打印形式，如有手写修改，应在修改处加盖双方印章或签字确认。

（三）内容准确无误

合同条款应明确、具体、合法，文字表述准确无误，避免产生歧义。合同中的各项数据、金额等应核对一致，确保与实际情况相符。

（四）及时归档移交

合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同正本及相关附件、审批文件等资料移交档案管理部门归档。因特殊原因不能按时移交的，应经档案管理部门同意，并说明原因和预计移交时间。

（五）电子文档与纸质文档同步归档

合同承办部门应同时提交合同及相关资料的电子文档，电子文档应与纸质文档内容一致，并按照档案管理部门的要求进行格式转换和存储。

五、合同归档流程

（一）收集整理

1.合同承办部门指定专人负责合同档案的收集工作，在合同签订后及时收集合同正本、副本、附件、审批文件等资料，并进行初步整理。

2.对收集到的合同资料进行核对，确保文件齐全完整、格式规范统一、内容准确无误。

3.将合同资料按照合同类别、时间顺序等进行分类，去除重复和无关的文件，编制合同资料清单。

（二）移交归档

1.合同承办部门在完成合同资料的整理后，填写《合同档