合同文件签收单.docx

?一、引言

合同文件签收单是在合同签订及履行过程中，用于记录各方对合同相关文件接收情况的重要凭证。它对于明确文件传递的准确性、及时性以及各方的责任具有关键作用。通过规范的签收单，可以确保合同执行过程中的文件流转清晰可查，避免因文件丢失、错传等问题引发的纠纷，保障合同的顺利履行。

二、合同文件签收单的基本信息

（一）编号

为了便于对每份签收单进行唯一标识和管理，通常会为其设定一个编号。编号规则可以根据公司的管理习惯来确定，例如采用年份+流水号的形式，如2023-001，其中2023表示年份，001表示该年份下的第1份签收单。

（二）合同名称

明确所涉及合同的具体名称，这有助于将签收单与特定合同对应起来，避免混淆。合同名称应准确、完整地反映合同的核心内容，例如[公司名称]与[合作方名称]关于[项目名称]的合作合同。

（三）签收日期

记录文件实际被签收的日期，精确到年、月、日。签收日期对于确定文件传递的时间顺序以及后续合同履行的时间节点具有重要意义。

（四）签收方信息

1.签收方名称：填写接收合同文件的单位或个人的准确名称。如果是单位，应填写全称；如果是个人，应填写全名。

2.联系地址：包括详细的办公地址或居住地址，以便在需要时能够准确联系到签收方。

3.联系电话：提供签收方的有效联系电话，确保在文件传递过程中出现问题时能够及时沟通。

（五）文件清单

详细列出本次签收的合同文件名称、份数、版本号等信息。文件清单应逐一罗列每份文件，确保不遗漏任何重要文件。例如：

|文件名称|份数|版本号|

|---|---|---|

|合同正本|[X]份|[具体版本号]|

|合同副本|[X]份|[具体版本号]|

|附件1：项目技术方案|[X]份|[具体版本号]|

|附件2：质量标准说明|[X]份|[具体版本号]|

三、签收流程

（一）文件发送方准备文件

合同文件的发送方在整理好相关文件后，应确保文件的完整性、准确性和清晰性。对文件进行编号、装订（如有需要），并制作文件清单，注明每份文件的名称、份数、版本号等信息。

（二）文件交接

发送方将整理好的合同文件及文件清单一同交予接收方。交接过程中，双方应进行当面清点，确保文件的数量和内容与文件清单一致。对于重要文件，可要求接收方当场核对文件的关键信息，如合同金额、履行期限等是否准确无误。

（三）签收确认

接收方在核对无误后，在合同文件签收单上签字或盖章确认。签字或盖章应清晰、完整，注明签收日期。如果是多人签收，应明确每个人的签字顺序和责任。签收单可一式多份，发送方、接收方及相关存档部门各保留一份，以确保各方都有记录可查。

（四）特殊情况处理

如在文件交接过程中发现文件存在缺失、损坏、信息错误等情况，接收方应及时向发送方提出书面异议。发送方应在规定时间内核实并处理问题，重新提供完整、准确的文件供接收方签收。同时，对于文件交接过程中的异常情况及处理结果，应在签收单或相关记录中详细注明。

四、签收单的作用

（一）证明文件传递

合同文件签收单是文件已成功传递给接收方的直接证据。在合同履行过程中，如果出现关于文件是否送达的争议，签收单可以作为有力的证明，确保双方对文件传递情况的认知一致。

（二）明确责任

通过签收单上的签字或盖章，明确了接收方对合同文件的接收责任。接收方应对所签收文件的妥善保管和及时处理负责，避免因文件管理不善导致的合同履行问题。同时，也有助于界定在文件传递过程中各方的权利和义务，如文件传递延误、丢失等情况下的责任划分。

（三）记录合同执行进度

签收单上记录的文件接收情况可以反映合同执行的进度。例如，某些重要文件的签收可能标志着合同履行的特定阶段开始或完成，通过对签收单的跟踪和分析，可以及时掌握合同执行的动态，发现潜在的风险和问题，为合同管理提供有力的数据支持。

（四）便于查询和追溯

规范的合同文件签收单为合同文件的查询和追溯提供了便利。在合同履行过程中，无论是内部管理需要还是应对外部审计、监管等要求，都可以通过签收单快速查找和获取相关文件的传递记录，确保合同文件的流转过程清晰可查。

五、填写规范

（一）字迹清晰

签收单上的填写内容应字迹工整、清晰，易于辨认。避免使用模糊、潦草的字迹，以免造成误解或难以识别。

（二）内容完整

按照签收单的各项要求，如实、完整地填写相关信息。特别是文件清单部分，应详细列出每份文件的具体信息，不得遗漏或简化。

（三