工程材料采购流程图及管理制度.docxVIP

?一、引言

工程材料采购是工程项目顺利进行的基础保障，直接关系到工程质量、进度和成本。为了规范工程材料采购流程，确保采购工作的高效、有序开展，特制定本工程材料采购流程图及管理制度。

二、工程材料采购流程图

（一）采购需求提出

1.项目施工部门

根据工程进度计划和施工实际需求，填写《工程材料采购申请表》，详细列出所需材料的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等信息，并提交给项目技术负责人审核。

2.项目技术负责人

对采购申请表进行审核，确认材料的技术要求是否明确、合理，与工程设计文件和施工规范是否相符。审核通过后，签字批准申请表，并将其提交给采购部门。

（二）采购计划制定

1.采购部门

收到经批准的《工程材料采购申请表》后，结合库存情况和市场供应状况，制定详细的《工程材料采购计划》。采购计划应明确采购材料的具体品种、规格、数量、采购时间、采购预算等内容。

2.采购计划审批

采购计划提交给采购部门负责人进行审批。采购部门负责人审核采购计划的合理性、可行性以及与项目预算的匹配性，确保采购计划符合项目整体要求。审批通过后，采购计划进入实施阶段。

（三）供应商选择与评估

1.供应商搜索

采购人员通过多种渠道搜索潜在供应商，如网络搜索、行业目录、供应商推荐、参加行业展会等。建立供应商信息库，记录供应商的基本信息、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、交货期等内容。

2.供应商筛选

根据采购计划中材料的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商，并向其发送《采购询价单》。询价单应包含采购材料的详细规格、数量、质量要求、交货地点、交货时间等内容，要求供应商在规定时间内报价。

3.供应商评估

采购人员对收到的供应商报价进行整理和分析，同时对供应商进行实地考察或要求供应商提供样品进行检验。评估内容包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等方面。根据评估结果，选择至少三家合格的供应商作为候选对象。

4.供应商确定

采购部门组织相关人员（如项目技术负责人、质量管理人员等）对候选供应商进行综合评审，比较各供应商的优势和劣势，最终确定中标供应商。向中标供应商发出《采购订单》，明确采购材料的各项条款和要求。

（四）采购合同签订

1.合同起草

采购部门根据《采购订单》的内容，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括材料的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。

2.合同审核

采购合同起草完成后，提交给法务部门和财务部门进行审核。法务部门审核合同的合法性、合规性，确保合同条款符合法律法规要求；财务部门审核合同的付款条款和财务风险，提出合理的建议。审核通过后，合同方可签订。

3.合同签订

采购部门与中标供应商签订采购合同。合同签订后，双方应妥善保管合同原件，并按照合同约定履行各自的义务。

（五）采购订单执行

1.订单下达

采购部门将已签订的采购合同副本发送给供应商，并要求供应商按照合同约定的时间、地点和方式组织生产和发货。同时，将采购订单信息录入采购管理系统，以便跟踪订单执行情况。

2.生产跟踪

对于需要供应商生产加工的材料，采购人员应定期与供应商沟通，了解生产进度，及时协调解决生产过程中出现的问题，确保按时交货。

3.发货通知

供应商发货前，应提前通知采购部门。采购部门根据发货通知，安排运输车辆或物流渠道接收货物，并确保货物在运输过程中的安全。

（六）材料验收

1.到货通知

货物到达项目现场前，采购部门应提前通知项目施工部门和质量管理人员做好验收准备工作。

2.验收准备

项目施工部门和质量管理人员根据采购合同和相关标准规范，准备好验收工具和文件，如验收清单、质量检验报告、试验设备等。

3.初步验收

货物到达项目现场后，采购人员、项目施工人员和质量管理人员共同对货物进行初步验收。初步验收内容包括货物的数量、规格、型号、外观质量等方面，检查货物是否与采购合同一致。

4.质量验收

对于需要进行质量检验的材料，由质量管理人员按照相关标准规范进行抽样检验。检验合格后，出具质量检验报告。如发现货物存在质量问题或与合同约定不符，应及时通知供应商进行处理。

5.验收结果处理

验收合格的材料，填写《工程材料验收单》，各方签字确认后办理入库手续；验收不合格的材料，采购人员应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。

（七）付款结算

1.付款申请

采购部门根据采购合同和验收情况，填写《工