办公室管理规定及行政管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为规范公司办公室管理，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本规定及制度。

2.适用范围

本规定及制度适用于公司全体员工。

3.管理原则

遵循高效、规范、有序、节约的原则，营造良好的办公环境和工作秩序。

二、办公环境管理

1.办公区域布局

-根据公司组织架构和业务需求，合理划分办公区域，明确各部门及员工的办公位置。

-办公区域应保持整洁、明亮、通风良好，通道畅通无阻。

2.办公设施配备

-为员工配备必要的办公桌椅、电脑、打印机、电话等办公设备，并确保设备正常运行。

-根据工作需要，合理配置文件柜、书架等储物设施，方便员工存放文件和资料。

3.环境卫生维护

-实行值日制度，各部门轮流负责当天办公区域的环境卫生清扫。

-保持桌面、地面、门窗等清洁卫生，及时清理垃圾和杂物。

-定期对办公区域进行消毒，预防疾病传播。

4.噪音控制

-员工在办公时应尽量减少噪音，避免大声喧哗、播放高分贝音乐等影响他人工作的行为。

-如需进行会议、讨论等活动，应选择合适的场地，控制音量，避免干扰其他部门。

三、办公用品管理

1.办公用品采购

-行政部门负责制定办公用品采购计划，根据库存情况和实际需求，定期采购办公用品。

-采购办公用品时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保所采购物品符合公司要求。

2.办公用品发放

-设立办公用品发放台账，员工领用办公用品时，需填写领用申请表，经部门负责人签字后到行政部门领取。

-行政部门按照规定的标准和数量发放办公用品，并做好发放记录。

3.办公用品使用

-员工应节约使用办公用品，避免浪费。对于可重复使用的办公用品，如文件夹、笔记本等，应妥善保管，延长使用寿命。

-严禁将办公用品挪作私用，如有发现，将按照公司规定进行处理。

4.办公用品盘点

-行政部门定期对办公用品进行盘点，核对库存数量与发放记录是否一致。

-如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的调整和处理。

四、文件管理

1.文件分类与编号

-将公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等类别，并根据文件的性质和重要程度进行编号。

-文件编号应保持唯一性和系统性，便于文件的查找和管理。

2.文件起草与审核

-文件起草由相关部门或人员负责，内容应准确、清晰、简洁，符合公司的政策和规定。

-文件起草完成后，需经部门负责人审核，重要文件还需经公司领导审批。

3.文件印发与存档

-审核通过的文件由行政部门负责印发，并按照规定的格式和份数进行发放。

-文件印发后，行政部门应及时将文件原件及相关资料进行存档，建立电子和纸质档案，便于查阅和管理。

4.文件借阅与归还

-员工因工作需要借阅文件时，需填写借阅申请表，经部门负责人签字后到行政部门办理借阅手续。

-借阅文件应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。归还时，行政部门应检查文件是否完好无损。

5.文件销毁

-对于已失效或不再使用的文件，行政部门应定期进行清理和销毁。

-文件销毁时，应填写文件销毁申请表，经公司领导批准后，由专人负责监督销毁过程，并做好记录。

五、会议管理

1.会议分类与组织

-公司会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括周会、月会、季度会等，由行政部门负责组织和安排。临时会议根据工作需要由相关部门或人员发起，行政部门协助安排。

-会议组织者应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并通知相关人员做好准备。

2.会议准备

-会议组织者应提前准备好会议资料，如会议议程、汇报材料、讨论文件等，并确保资料准确、完整。

-根据会议需要，提前调试好会议设备，如投影仪、音响等，保证会议顺利进行。

3.会议纪律

-参会人员应按时到达会议地点，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假。

-会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。如有紧急情况需要处理，应向会议组织者请假并在会场外处理。

-参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得交头接耳、大声喧哗或做与会议无关的事情。