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人力资源部档案管理员绩效考核指标KPI

一、档案管理规范性

(1)档案管理规范性是人力资源部档案管理员绩效考核的重要指标之一。规范的档案管理有助于确保档案资料的完整性和准确性，提高档案工作的效率。为此，档案管理员需严格遵守国家及公司关于档案管理的相关法律法规，确保档案的收集、整理、归档、保管、借阅等各个环节符合规范要求。具体而言，应做到档案分类清晰，标签标识规范，档案存放有序，档案检索便捷，确保档案的物理安全和信息安全。

(2)在档案管理规范性方面，档案管理员需注重细节，确保档案资料的真实性、完整性和可靠性。例如，在档案收集环节，需对档案资料进行严格的筛选，剔除无效、重复、无关的资料，确保收集到的档案资料具有参考价值。在档案整理环节，需按照档案分类标准进行分类、编号、编目，确保档案资料的有序性和可检索性。此外，档案管理员还需定期对档案进行清理、归档和数字化处理，以适应信息化管理的需求。

(3)档案管理规范性还包括对档案利用者的服务态度和服务质量。档案管理员应主动了解档案利用者的需求，提供高效、便捷的档案查询服务，确保档案资料的安全和保密。在档案借阅过程中，需严格执行借阅制度，对借阅者进行身份验证，登记借阅信息，确保档案资料的安全。同时，档案管理员还需定期对档案利用情况进行统计分析，为领导决策提供数据支持，不断提高档案管理工作的水平。

二、档案资料收集与整理

(1)档案资料收集与整理是人力资源部档案管理员工作的核心环节，涉及对各类人事档案、劳动合同、薪酬福利资料等信息的收集和整理。收集过程中，需确保档案资料的真实性、完整性和时效性，遵循档案收集的原则和标准。具体操作上，档案管理员应定期与各部门沟通，了解最新的档案资料需求，及时收集新增或变更的档案资料，保证档案库的时效性。

(2)在整理档案资料时，档案管理员需遵循档案分类和编目规范，对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，确保档案资料的有序性和可检索性。分类标准应结合公司实际情况和档案资料的特点，如按时间、部门、岗位等进行分类。编号方式要统一，便于档案资料的查询和管理。此外，整理过程中还要注意对档案资料的归档和备份，以防丢失或损坏。

(3)档案资料收集与整理工作还应关注档案资料的质量控制。档案管理员需对收集到的档案资料进行审核，剔除不符合要求或存在错误的资料，确保档案资料的真实性和准确性。在整理过程中，对档案资料的格式、字体、排版等进行规范，提高档案资料的可读性和美观度。同时，档案管理员还需定期对档案资料进行审查，确保档案资料的一致性和完整性，为后续的档案利用工作奠定坚实基础。

三、档案查询与利用效率

(1)档案查询与利用效率是衡量人力资源部档案管理员工作能力的重要指标。高效便捷的档案查询服务能够满足各部门对人事档案、合同信息、薪酬福利等资料的快速需求，提高工作效率。档案管理员应熟练掌握档案检索系统，确保档案资料能够迅速、准确地找到。此外，建立完善的档案目录索引，便于用户通过关键词快速定位所需档案，减少查询时间。

(2)在档案查询与利用效率方面，档案管理员还需优化档案借阅流程，简化手续，提高服务质量。对档案借阅申请进行及时响应，确保档案资料在规定时间内提供给使用者。同时，建立档案利用记录，跟踪档案资料的借阅情况，对借阅频率较高的档案进行重点维护，确保其完好无损。此外，档案管理员还需定期对档案利用情况进行统计分析，为领导决策提供数据支持。

(3)为了提高档案查询与利用效率，档案管理员应不断学习新的档案管理技术和方法，适应信息化时代的发展需求。例如，采用电子档案管理系统，实现档案资料的数字化存储和检索，提高档案资料的利用效率。同时，加强与其他部门的沟通与合作，了解用户需求，不断优化档案查询服务，确保档案资料能够及时、准确地提供给使用者，为公司的各项管理工作提供有力支持。

四、档案安全管理

(1)档案安全管理是人力资源部档案管理员职责中的关键环节。根据我国相关法律法规，档案安全管理的目标是确保档案资料在物理安全和信息安全两个方面得到有效保护。例如，某企业档案室在2019年实施了一项安全措施，包括安装了24小时监控摄像头，提高了档案室的物理安全。数据显示，自监控设备安装以来，档案室的安全事件减少了50%，有效保护了约10万份档案资料。

(2)在档案安全管理方面，档案管理员还需关注信息安全。近年来，随着网络技术的快速发展，信息安全问题日益突出。例如，2020年某公司因内部网络漏洞导致约5千份员工档案数据泄露，造成严重后果。为了防止类似事件发生，档案管理员需定期进行网络安全培训，实施数据加密、访问控制等安全措施，确保电子档案资料的安全。据统计，实施信息安全措施后，该公司档案数据泄露事件降低了70%。

(3)档案安全管理还包括档案的备份和恢复。为了应对自然