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办公用品管理制度及申购流程图

?一、引言

办公用品是企业日常运营不可或缺的一部分，有效的管理制度和清晰的申购流程能够确保办公用品的合理采购、高效使用和妥善管理，从而降低企业运营成本，提高工作效率。本制度旨在规范公司办公用品的管理，明确各部门及人员的职责，优化申购流程，保障办公用品的正常供应。

二、办公用品的分类

1.文具类：如笔、笔记本、文件夹、订书机、胶水、回形针等。

2.办公设备类：电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等。

3.办公耗材类：墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸、传真纸等。

4.办公家具类：办公桌、办公椅、文件柜、沙发等。

5.其他办公用品：饮水机、绿植、清洁用品等。

三、办公用品管理职责

1.行政部门

-负责制定和完善办公用品管理制度，并监督执行。

-汇总各部门办公用品需求，编制年度、季度、月度办公用品采购计划。

-统一采购办公用品，建立办公用品库存台账，定期盘点，确保账物相符。

-负责办公用品的发放、调配和回收管理，对损坏或丢失的办公用品进行核实和处理。

-定期对办公用品的使用情况进行统计分析，提出优化建议，降低办公用品消耗成本。

2.各部门

-负责本部门办公用品需求的统计和申报，指定专人负责与行政部门沟通协调。

-合理使用办公用品，教育员工节约使用，避免浪费。

-配合行政部门做好办公用品的盘点和回收工作，对本部门办公用品的使用情况进行监督和管理。

四、办公用品采购计划

1.年度采购计划

-每年年底，行政部门组织各部门负责人召开办公用品需求研讨会，各部门根据下一年度的工作任务和人员变动情况，预估本部门办公用品的需求数量和种类，并填写《办公用品年度需求计划表》提交给行政部门。

-行政部门汇总各部门的需求计划，结合公司实际情况和历史数据，分析各类办公用品的消耗趋势，编制年度办公用品采购计划，明确采购的品种、数量、预算等内容，报公司领导审批。

2.季度采购计划

-每季度末，行政部门根据办公用品的库存情况和各部门的实际使用情况，对年度采购计划进行调整和补充，编制季度办公用品采购计划，报公司领导审批后执行。

3.月度采购计划

-每月25日前，各部门对本部门下一个月办公用品的需求进行统计，填写《办公用品月度需求申请表》提交给行政部门。

-行政部门汇总各部门的需求申请表，结合库存情况，编制月度办公用品采购计划，经审批后安排采购。

五、办公用品采购流程

1.采购申请

-各部门因工作需要购买办公用品时，应填写《办公用品申购单》，详细注明所需办公用品的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并由部门负责人签字确认。

-紧急需求的办公用品，可先电话告知行政部门，但事后需及时补办申购手续。

2.审核

-行政部门收到各部门提交的《办公用品申购单》后，对申购内容进行审核，核实申购物品的必要性、合理性以及库存情况。

-对于申购数量超出正常使用范围或价格较高的办公用品，行政部门应与申购部门沟通，了解具体需求，必要时可进行实地考察，确保申购的合理性。审核通过后，行政部门负责人签字确认。

3.采购实施

-行政部门根据审核后的申购单，按照公司的采购制度和流程，选择合适的供应商进行采购。

-在采购过程中，行政部门应与供应商协商价格、交货期、售后服务等条款，确保采购的办公用品符合公司要求，且价格合理、质量可靠。

-对于批量采购或金额较大的办公用品，行政部门应采取招标、询价等方式，选择最优供应商，降低采购成本。

4.验收

-办公用品到货后，行政部门负责组织相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、质量等是否与申购单和采购合同一致。

-对于办公设备类和办公家具类等需要安装调试的办公用品，行政部门应通知专业技术人员进行验收，确保其正常运行。

-验收合格后，验收人员在《办公用品验收单》上签字确认，如发现问题应及时与供应商联系，要求其退换货或进行整改。

5.入库

-经验收合格的办公用品，由行政部门仓库管理人员办理入库手续，按照类别、规格、型号等进行分类存放，并在库存台账上记录入库日期、名称、数量、供应商等信息。

-对于办公耗材类等易损耗的办公用品，仓库管理人员应根据使用部门的实际需求，按照一定的标准进行发放，确保库存数量合理。

6.发放

-各部门根据实