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办公用品管理制度

?一、总则

1.目的

为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管及报废等流程，合理控制办公用品费用，提高办公用品使用效率，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构全体员工。

3.基本原则

-按需配置原则：根据工作实际需要，合理配置办公用品，避免浪费。

-归口管理原则：办公用品的采购、发放、管理等工作由公司行政部门统一归口负责。

-勤俭节约原则：倡导节约使用办公用品，降低公司运营成本。

二、职责分工

1.行政部门

-负责制定办公用品管理制度及年度采购计划。

-负责办公用品的采购、验收、入库、保管、发放及报废处理等工作。

-定期盘点办公用品库存，确保账实相符。

-统计分析办公用品的使用情况，提出改进建议。

2.各部门

-负责本部门办公用品需求的申报，并指定专人负责办公用品的领用和管理。

-监督本部门员工合理使用办公用品，杜绝浪费现象。

3.财务部门

-负责审核办公用品采购费用的报销，并对办公用品费用进行核算和监督。

三、办公用品分类及标准

1.办公用品分类

-办公文具：如笔、笔记本、文件夹、订书机等。

-办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等。

-办公耗材：如墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸等。

-办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜等。

-其他办公用品：如饮水机、绿植、清洁用品等。

2.办公用品配备标准

-办公文具：根据员工岗位和工作需要，合理配备笔、笔记本等基本办公文具。例如，行政人员每月配备中性笔2支、笔记本1本；业务人员每月配备中性笔3支、笔记本2本。

-办公设备：根据工作岗位和业务需求，配备相应的办公设备。如办公室人员配备台式电脑，销售人员配备笔记本电脑；根据业务量大小配备打印机、复印机等设备。

-办公耗材：根据设备使用情况和业务需求，合理配备办公耗材。如打印机每月预计使用墨盒1个、硒鼓1个；每月预计使用A4打印纸[X]包、复印纸[X]包。

-办公家具：根据办公空间和人员数量，配备相应的办公家具。如办公室人员每人配备一张办公桌、一把办公椅；每[X]人配备一个文件柜。

-其他办公用品：根据实际需求配备饮水机、绿植等其他办公用品。如每[X]人配备一台饮水机；每[X]平方米配备一盆绿植。

四、办公用品采购管理

1.采购计划制定

-行政部门应于每年年底根据公司人员变动、业务发展等情况，制定下一年度办公用品采购计划。采购计划应包括办公用品的种类、规格、数量、预计采购时间等内容。

-各部门如有特殊办公用品需求，应提前向行政部门提交书面申请，经行政部门审核后纳入采购计划。

2.供应商选择与管理

-行政部门应通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的办公用品供应商。

-与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、售后服务等条款。

-定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评估，如发现问题及时与供应商沟通协商，必要时更换供应商。

3.采购流程

-采购人员根据审批后的采购计划，向供应商发送采购订单。采购订单应详细注明办公用品的种类、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。

-供应商按照采购订单要求及时组织发货，并提供送货清单。采购人员在收到货物后，应按照采购合同及送货清单进行验收。

-验收合格的办公用品，采购人员应及时办理入库手续；验收不合格的办公用品，应及时与供应商联系退换货事宜。

五、办公用品库存管理

1.入库管理

-办公用品到货后，采购人员应填写《办公用品入库单》，详细记录办公用品的名称、规格、数量、供应商名称等信息。

-仓库管理人员根据《办公用品入库单》对办公用品进行核对、清点，并将其存放于指定的仓库位置。

-仓库管理人员应及时更新办公用品库存台账，确保账实相符。

2.库存盘点

-行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。

-盘点结束后，仓库管理人员应填写《办公用品盘点表》，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，并编制《办公用品盘盈盘亏报