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合同和信息管理措施

?一、引言

在现代企业的运营管理中，合同管理与信息管理是至关重要的两个环节。合同作为企业经济活动的重要载体，涉及到企业与外部合作伙伴之间的权利与义务关系；而信息管理则贯穿于企业运营的全过程，为企业决策提供支持，确保各项业务高效、有序开展。有效的合同和信息管理措施能够帮助企业降低风险、提高运营效率、增强市场竞争力，保障企业的可持续发展。

二、合同管理措施

合同签订前的管理

1.合同需求评估

-业务部门提出合同需求时，应详细说明合同的背景、目的、主要条款和预期效果等信息。合同管理部门会同法务、财务等相关部门对需求进行全面评估，分析合同履行可能面临的风险，如法律风险、财务风险、市场风险等。

-根据评估结果，确定合同的关键条款和风险应对措施，为合同的起草和审核提供依据。

2.合同起草

-合同管理部门负责组织起草合同文本。起草人员应熟悉相关法律法规、行业惯例和企业内部规定，确保合同条款完整、准确、清晰，避免歧义。

-在起草过程中，充分考虑各方利益，平衡权利与义务关系，明确合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。

-对于复杂的合同或涉及重大利益的合同，可聘请外部律师或专业机构进行起草，以提高合同的质量和合法性。

3.合同审核

-合同起草完成后，应提交给法务部门进行法律审核。法务人员从法律角度对合同条款进行审查，确保合同不违反法律法规的强制性规定，合同权利义务的约定合理、合法，避免潜在的法律风险。

-财务部门对合同的财务条款进行审核，包括价款支付方式、结算周期、税务处理等，确保合同符合企业财务管理要求，防范财务风险。

-其他相关部门根据各自职责对合同涉及的专业内容进行审核，如技术部门审核技术条款，业务部门审核合同与业务需求的匹配性等。

-审核人员应提出明确的审核意见，合同起草部门根据审核意见对合同进行修改完善，直至审核通过。

合同签订过程的管理

1.合同审批

-经审核通过的合同，按照企业内部的合同审批流程进行审批。审批流程应明确各级审批人员的权限和职责，确保合同审批的规范、高效。

-审批人员应对合同的必要性、合法性、合理性和可行性进行全面审查，签署审批意见。对于重大合同或涉及重大利益的合同，可能需要经过企业高层领导的审批。

2.合同签署

-合同审批通过后，由合同管理部门负责组织合同的签署。合同签署应确保双方当事人具有合法的签约主体资格，合同签字盖章手续齐全、真实有效。

-在签署合同前，应对合同文本进行再次核对，确保合同内容与审批通过的版本一致。对于多页合同，应加盖骑缝章，防止合同被篡改。

-合同签署过程中，应妥善保存相关的签署文件和记录，如签字页、授权委托书等，作为合同档案的重要组成部分。

合同履行过程的管理

1.合同执行跟踪

-合同管理部门负责建立合同执行跟踪台账，对合同的履行情况进行实时跟踪。跟踪内容包括合同的履行进度、质量情况、价款支付情况、双方沟通协调情况等。

-业务部门作为合同履行的直接责任主体，应定期向合同管理部门反馈合同履行情况，及时报告合同履行过程中出现的问题和风险。

-合同管理部门根据合同执行跟踪情况，及时发现合同履行过程中的偏差，分析原因，采取相应的措施进行纠正，确保合同按照约定顺利履行。

2.变更管理

-在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要对合同进行变更，业务部门应及时提出变更申请，并说明变更的原因、内容和对合同履行的影响。

-变更申请经合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门审核通过后，签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的事项、双方的权利义务以及对合同其他条款的影响，确保变更后的合同合法有效。

-合同管理部门应及时更新合同执行跟踪台账和合同档案，确保合同变更信息的准确记录。

3.纠纷处理

-当合同履行过程中发生纠纷时，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关的证据材料。合同管理部门会同法务部门分析纠纷的性质和原因，制定纠纷处理方案。

-根据纠纷处理方案，采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在纠纷处理过程中，应注意收集和保存相关证据，维护企业的合法权益。

-纠纷处理结束后，合同管理部门应及时总结经验教训，对合同管理工作进行改进，避免类似纠纷的再次发生。

合同终止及后评估管理

1.合同终止