公司行政管理制度 (2).docx

公司行政管理制度(2)

?一、总则

1.目的

本制度旨在规范公司行政工作流程，提高行政工作效率，确保公司各项行政事务的顺利开展，为公司的稳定运营提供有力支持。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工。

3.基本原则

-合法性原则：行政工作应严格遵守国家法律法规及相关政策。

-高效性原则：以提高工作效率为核心，优化工作流程，减少不必要的环节。

-服务性原则：行政部门要树立服务意识，为公司各部门及员工提供优质服务。

-规范性原则：各项行政工作应遵循统一的标准和规范。

二、行政管理架构及职责

1.行政管理架构

公司行政管理架构包括行政部、人力资源部、财务部等相关部门，各部门相互协作，共同完成公司行政事务管理。

2.行政部职责

-负责公司日常行政事务的组织、协调与管理，包括文件收发、档案管理、办公用品采购等。

-制定和完善公司行政管理制度，并监督执行。

-负责公司办公区域的规划、布置与维护，确保办公环境整洁、舒适。

-组织公司各类会议、活动，做好会议记录及活动安排。

-负责公司车辆的调度与管理，保障公务用车需求。

-负责公司对外联络与接待工作，维护公司良好形象。

-完成上级领导交办的其他临时性行政工作任务。

3.人力资源部职责

-制定和执行公司人力资源规划，包括招聘、培训、绩效考核、薪酬福利等。

-负责员工的入职、离职、转正、调动等手续办理。

-组织员工培训与发展，提升员工业务能力和综合素质。

-建立和维护员工人事档案，确保档案资料的完整性和准确性。

-处理员工劳动纠纷，维护公司和员工的合法权益。

4.财务部职责

-负责公司财务管理工作，包括财务预算、会计核算、资金管理等。

-制定和执行公司财务管理制度，确保财务工作规范、有序。

-审核各类费用报销，严格控制公司成本支出。

-定期编制财务报表，为公司决策提供财务数据支持。

-配合外部审计机构，完成公司年度审计工作。

三、办公环境管理

1.办公区域规划

-行政部根据公司业务发展需求，合理规划办公区域，明确各部门办公位置。

-办公区域应划分出办公区、会议室、接待室、休息区等功能区域，确保布局合理，满足工作需要。

2.办公设施配备

-为员工配备必要的办公桌椅、电脑、打印机、复印机等办公设备，并定期进行维护和保养，确保设备正常运行。

-根据工作需要，在办公区域配备相应的文具、纸张、文件夹等办公用品，由行政部统一管理，按需发放。

3.办公环境维护

-员工应保持办公区域整洁卫生，每日下班前清理桌面，将文件资料整理归档，将垃圾放入指定垃圾桶。

-爱护办公区域内的公共设施，不得随意损坏或挪用。如发现设施损坏，应及时向行政部报修。

-行政部定期组织对办公区域进行清洁和消毒，营造良好的办公环境。

4.办公秩序管理

-员工应遵守办公秩序，不得在办公区域大声喧哗、打闹或进行与工作无关的活动。

-保持办公区域安静，接听电话时应尽量降低音量，避免影响他人工作。

-非工作需要，不得随意串岗、闲聊，确保工作效率。

四、文件与档案管理

1.文件管理

-文件分类：公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等类别，行政部负责统一分类编号。

-文件收发：行政部负责公司文件的收发工作，对收到的文件进行登记、编号、分发，并及时传达给相关部门或人员。

-文件起草与审批：各部门如需起草文件，应按照公司规定的格式和流程进行起草，经部门负责人审核后，提交行政部编号，再由相关领导审批。

-文件归档：文件处理完毕后，行政部应及时将文件整理归档，确保文件资料的完整性和可查阅性。

-文件保管期限：根据文件性质和重要程度，确定文件的保管期限，定期对过期文件进行清理销毁。

2.档案管理

-档案分类：公司档案分为人事档案、财务档案、业务档案等类别，由各相关部门负责整理和保管。

-档案建立：员工入职时，人力资源部负责建立员工人事档案，包括个人简历、劳动合同、培训记录、绩效考核等资料。

-档案借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案保管部门负责人审批后，方可借阅