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公章使用管理制度

?一、总则

1.目的

为加强公司公章管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，保障公司的合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各下属分支机构的公章使用管理。

3.定义

本制度所称公章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。

二、公章的刻制、启用与废止

1.公章的刻制

-公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等的刻制，须经公司法定代表人批准，由行政管理部门统一办理。

-刻制公章时，应选择具有资质的印章制作单位，并与其签订保密协议，明确双方的权利和义务。

-新刻制的公章应在备案机关进行备案登记。

2.公章的启用

-新公章启用前，行政管理部门应进行登记，并填写《公章启用登记表》，注明公章名称、启用日期、保管人等信息。

-新公章启用时，应在公司内部发布启用通知，明确公章的使用范围和管理要求。

3.公章的废止

-公章因磨损、遗失、被盗等原因需要废止时，行政管理部门应及时向公司法定代表人报告，并按照相关规定进行处理。

-废止的公章应进行封存，并在备案机关办理注销手续。

三、公章的保管

1.保管原则

-公章应指定专人保管，实行专人专管、谁用谁负责的原则。

-公章保管人应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章使用管理制度。

2.保管人员职责

-负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止公章被盗、遗失或损坏。

-严格按照公章使用流程办理公章使用手续，认真审核用章申请，对不符合规定的用章申请有权拒绝。

-对公章使用情况进行登记，定期向行政管理部门报告公章使用情况。

-未经批准，不得擅自将公章转借他人使用。

3.保管地点

-公章应存放在安全可靠的保险柜或其他专门的保管设施内，并确保保管设施具备防盗、防火、防潮等功能。

-公章保管地点应保持清洁、干燥，避免公章受到污染或损坏。

四、公章的使用流程

1.用章申请

-各部门或个人需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，注明用章事由、用章内容、用章日期、用章部门或个人等信息。

-用章申请应经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。重要文件或涉及重大事项的用章申请，还需经公司法定代表人审批。

2.审核审批

-行政管理部门对用章申请进行审核，重点审核用章事由是否合理、用章内容是否准确、用章申请是否符合审批流程等。

-分管领导或公司法定代表人根据审核情况进行审批，签署审批意见。同意用章的，在《公章使用申请表》上签字批准；不同意用章的，应注明理由并退回用章申请。

3.用章登记

-公章保管人根据审批通过的《公章使用申请表》进行用章登记，填写《公章使用登记表》，注明用章日期、用章事由、用章内容、用章部门或个人、批准人等信息。

-用章登记应做到准确、完整、及时，以备查阅和追溯。

4.用章操作

-公章保管人在进行用章操作时，应严格按照审批内容进行用章，不得擅自更改用章内容或扩大用章范围。

-用章时，应将公章放置在安全的位置，由专人负责盖章操作，确保盖章清晰、端正、完整。

-用章完毕后，公章保管人应及时将公章收回，并妥善保管。

5.用章监督

-在公章使用过程中，行政管理部门应进行现场监督，确保用章操作符合规定要求。

-对于重要文件或涉及重大事项的用章，公司领导或相关部门负责人可进行现场监督。

五、特殊情况用章规定

1.紧急情况用章

-在紧急情况下，如不立即用章将给公司造成重大损失或不良影响时，可由用章部门或个人电话请示分管领导或公司法定代表人同意后先行用章，但事后应及时补办用章申请手续。

-紧急情况用章后，用章部门或个人应在[X]个工作日内填写《公章使用申请表》，按照正常审批流程进行补办审批手续。

2.异地用章

-因工作需要在异地使用公章时，应由用章部门或个人填写《公章使用申请表》，经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。

-分管领导审批通过后，用章部门或个人应将《公章使用申请表》传真或扫描发送给公章保管人，公章保管人根据审批意见进行用章登记，并将公章邮寄或委托专人送达用章地点。

-异地用章时，应由用章部门或个人指定专人负责接收和保管公章