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公司档案管理制度及流程61001

?一、总则

1.目的

本制度旨在规范公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和维护，为公司的各项工作提供有力的支持。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的档案管理工作。

3.档案定义

本制度所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、照片、音像资料等。

二、档案管理职责

1.档案管理部门职责

-负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。

-集中统一管理公司各类档案，包括收集、整理、分类、编目、装订、存储等工作。

-建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。

-定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全性。

-对各部门的档案管理工作进行指导和培训。

2.各部门职责

-负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。

-明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时归档和妥善保管。

-配合档案管理部门做好档案的查阅、利用和鉴定等工作。

三、档案的分类与编号

1.档案分类

-行政档案：包括公司组织架构、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政公文、证照等。

-人事档案：员工个人基本信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、绩效考核、奖惩情况等。

-财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。

-业务档案：各类业务合同、订单、项目文档、市场调研报告、客户资料等。

-工程档案：工程项目规划、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。

-其他档案：不属于上述分类的其他具有保存价值的档案，如照片、音像资料、荣誉证书等。

2.档案编号

-档案编号采用分类代码+年份+顺序号的方式，确保每个档案都有唯一的编号。

-分类代码按照上述档案分类设置，例如行政档案为XZ，人事档案为RS等。

-年份为档案形成的年份，采用公元纪年，如2023。

-顺序号为该类档案在当年的流水号，从001开始依次编号。

-例如，一份2023年形成的行政档案中的第5份文件，其编号为XZ2023005。

四、档案的收集与整理

1.收集范围

-各部门在工作活动中形成的应归档的文件材料，包括纸质文件、电子文件、实物等。

-外来文件中与公司业务相关且具有保存价值的部分，如政府部门文件、合作单位往来信函等。

-公司员工个人在工作中获得的荣誉证书、重要成果等。

2.收集要求

-各部门应明确档案收集责任人，确保档案及时收集齐全，避免遗漏。

-收集的档案应保持原件的完整性，如有破损、缺失等情况，应及时修复或补充。

-电子文件应确保格式规范、内容完整，并按照规定的存储方式进行保存。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

-区分不同价值，便于保管和利用。

-按照档案分类标准进行分类整理，确保分类准确、层次清晰。

4.整理方法

-纸质文件：去除金属物，进行折叠、装订或装盒，并在每份文件首页加盖档号章，填写相关信息。

-电子文件：按照分类目录进行存储，文件名应规范准确，便于识别和查找。同时，建立电子文件索引，方便快速检索。

-实物档案：如证书、奖章等，应进行登记造册，注明名称、颁发单位、日期等信息，并妥善保管。

五、档案的归档

1.归档时间

-各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕，并移交至档案管理部门。

-对于重要的紧急文件，应在文件办理完毕后的[X]个工作日内归档。

2.归档流程

-各部门档案收集责任人将整理好的档案编制《档案移交清单》，一式两份，注明档案名称、数量、类别、年度等信息。

-档案管理部门接收档案时，应按照《档案移交清单》进行核对，确认无误后双方签字确认，一份留存档案管理部门，一份退还移交部门。

-档案管理部门对接收的档案进行再次整理和审核，如有不符合要求的，及时通知移交部门进行整改。

六、档案的保管

1.保管期限

-根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长