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合同及信息管理措施

?一、引言

在企业的运营与发展过程中，合同及信息管理是至关重要的环节。有效的合同管理能够保障企业的合法权益，规范业务流程，避免潜在的法律风险；而高效的信息管理则有助于提高企业的决策效率，促进内部沟通与协作，增强企业的竞争力。因此，建立一套完善的合同及信息管理措施对于企业的稳定发展具有不可忽视的作用。

二、合同管理措施

合同签订前管理

1.合同立项

-业务部门根据实际业务需求发起合同立项申请，详细说明合同的背景、目的、主要内容、预计金额、履行期限等关键信息。

-提交至合同管理部门进行初步审核，合同管理部门对立项申请的必要性、合规性进行评估，对于不符合要求的申请及时反馈给业务部门并要求其补充或修改相关信息。

2.合同起草

-合同管理部门根据业务性质和需求，选择合适的合同模板。合同模板应涵盖常见的条款和格式，确保合同的基本框架和要素完整。

-如遇特殊业务或没有合适模板的情况，由合同管理部门与业务部门共同起草合同文本。起草过程中，应明确双方的权利义务、交易条款、违约责任、争议解决方式等重要内容，确保合同条款清晰、准确、合法。

3.合同审核

-业务部门审核：业务部门对合同文本进行细致审核，重点关注合同条款是否符合业务实际需求，交易的可行性、合理性，以及对自身权益的保障情况。

-法务部门审核：法务部门从法律专业角度对合同进行审核，检查合同条款是否存在法律风险，是否符合法律法规的强制性规定，合同的形式和内容是否合法有效等。

-财务部门审核：财务部门审核合同中的财务条款，包括付款方式、结算周期、发票开具等内容，确保合同的财务安排合理、合规，符合企业的财务政策和资金状况。

-其他相关部门审核：根据合同涉及的具体业务领域，邀请相关部门如技术部门、质量控制部门等进行审核，从各自专业角度提出意见和建议，确保合同全面满足企业各方面的要求。

4.合同审批

-合同审核通过后，按照企业的审批流程进行逐级审批。审批流程应明确各级审批的权限和责任，确保合同经过适当层级的管理人员批准。

-审批人应认真阅读合同文本，对合同的整体情况进行评估，并在审批意见中明确表示同意、不同意或提出修改意见。对于重大合同或涉及重要业务的合同，可能需要经过更高层领导的审批。

5.合同签署准备

-合同管理部门负责跟进合同审批进度，确保合同在规定时间内完成审批流程。审批通过后，准备合同签署所需的文件和资料，如合同正本、副本、授权委托书等。

-与对方当事人沟通合同签署事宜，确定签署时间、地点、方式等细节。提前通知双方签署人员携带有效身份证明文件及相关授权文件按时出席签署仪式。

合同签订过程管理

1.合同签署

-在约定的时间和地点，双方当事人按照规定的方式签署合同。签署过程应严格遵循法律法规和企业的内部规定，确保合同签署的真实性、合法性和有效性。

-对于采用电子签名方式签署的合同，应确保电子签名符合法律规定的条件，具备可靠的电子签名技术保障，以保证合同的法律效力。

2.合同盖章

-合同签署完成后，根据企业的印章管理规定进行盖章。盖章应清晰、完整，确保合同上的印章与企业预留印鉴一致。

-严格控制印章的使用流程，明确盖章人员的职责和权限，防止印章滥用和违规盖章行为的发生。盖章后，对合同盖章页进行妥善保管，并做好盖章记录。

3.合同编号与存档

-合同管理部门为每份合同赋予唯一的编号，编号应遵循一定的规则，便于合同的识别、查询和管理。

-合同签署完成后，及时将合同正本、副本及相关附件进行整理归档。归档文件应保持完整、清晰，按照一定的分类标准进行存放，以便于日后查阅和使用。同时，建立电子档案系统，将合同的电子文档进行备份存储，确保电子档案的安全性和可访问性。

合同履行过程管理

1.合同执行跟踪

-合同管理部门负责建立合同执行跟踪机制，定期对合同的履行情况进行检查和监督。通过与业务部门、对方当事人的沟通协调，及时了解合同的执行进度、是否存在问题或风险等信息。

-建立合同执行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同的履行期限、交付时间、付款进度、质量验收等关键节点的执行情况。对于合同执行过程中的重要事项和变化，及时进行记录和更新，以便及时掌握合同动态。

2.进度提醒与预警

-根据合同执行台账，对合同履行期限即将到期或重要节点临近的情况进行进度提醒。提前通知业务部门和相关责任人，确保各项