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合同违约扣款管理规定

?一、总则

1.目的

为加强公司合同管理，规范合同违约扣款行为，维护公司合法权益，保障公司经营活动的正常有序进行，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司与外部单位或个人签订的各类合同（以下简称合同）中涉及违约扣款的相关事宜。

3.基本原则

-依法依规原则：违约扣款行为必须符合国家法律法规及相关政策的规定。

-合同约定原则：严格按照合同条款执行违约扣款，确保扣款行为有明确的合同依据。

-公平公正原则：在处理违约扣款时，应秉持公平公正的态度，客观认定违约事实，合理确定扣款金额。

-及时准确原则：及时发现违约行为，准确计算违约扣款金额，并及时进行相关操作。

二、违约行为的认定

1.常见违约行为

-未按照合同约定的时间、数量、质量等要求履行义务。例如，供应商未按时交付货物、交付的货物不符合质量标准；客户未按时支付货款等。

-擅自变更合同条款，未经对方书面同意单方面修改合同内容。

-泄露合同涉及的商业秘密或机密信息。

-拒绝履行合同约定的其他义务。

2.违约行为的认定程序

-业务部门发现对方存在可能的违约行为后，应及时收集相关证据，如合同文本、往来函件、交付记录、检验报告、付款凭证等，并填写《违约行为认定申请表》，详细说明违约事实、涉及合同编号、预计造成的损失等情况，提交至合同管理部门。

-合同管理部门收到申请后，应会同相关业务部门、法务部门等进行调查核实。根据收集到的证据和合同条款，对违约行为进行初步认定。

-对于重大违约行为或存在争议的违约认定，由合同管理部门组织召开专题会议，邀请业务部门、法务部门、财务部门等相关人员共同参与讨论，形成最终的违约行为认定结论。

三、违约扣款的计算方法

1.基于合同约定的扣款

-若合同中明确约定了违约扣款的具体方式和金额计算方法，则按照合同约定执行。例如，合同约定每逾期一天支付货款，应按照未支付金额的[X]%支付违约金；若货物质量不符合标准，应扣除合同总金额的[X]%作为质量违约金等。

-对于按照比例计算违约扣款金额的情况，应根据违约行为涉及的金额、数量、时间等因素准确计算，确保扣款金额合理、公正。

2.实际损失赔偿性扣款

-当对方违约行为给公司造成实际损失，但合同未明确约定违约扣款方式时，公司有权要求对方赔偿实际损失。实际损失包括直接损失和间接损失。

-直接损失如因对方未按时交付货物导致公司生产停滞造成的原材料浪费、人工成本增加等；间接损失如因客户延迟付款导致公司资金周转困难产生的银行贷款利息增加等。

-计算实际损失赔偿金额时，业务部门应提供详细的损失清单及相关证明材料，经财务部门审核确认后，作为违约扣款的依据。

3.综合考量因素

-在确定违约扣款金额时，除考虑合同约定和实际损失外，还应综合考虑违约行为的严重程度、对方的过错程度、是否采取了补救措施等因素。对于违约情节较轻且及时采取了有效补救措施，未给公司造成重大损失的，可适当减轻违约扣款金额；对于违约情节恶劣、给公司造成严重损失的，应加大违约扣款力度。

四、违约扣款的审批流程

1.一般违约扣款审批

-对于合同管理部门初步认定的违约行为及计算的违约扣款金额，如属于一般违约情况（扣款金额在[具体金额]以下），由合同管理部门负责人审核签字后，报业务部门分管领导审批。

-业务部门分管领导审批通过后，将审批结果反馈至合同管理部门，合同管理部门据此通知财务部门进行相应的账务处理，并向对方发送《违约扣款通知书》，明确告知违约事实、扣款金额及依据等信息。

2.重大违约扣款审批

-若违约行为涉及重大事项或违约扣款金额较大（超过[具体金额]），合同管理部门在完成初步认定和计算扣款金额后，应提交至公司分管领导组织召开的专题会议进行审议。

-会议应邀请业务部门、法务部门、财务部门等相关人员参加，各部门就违约行为的认定、扣款金额的合理性、对公司的影响及后续处理建议等发表意见。

-公司分管领导根据会议讨论结果作出审批决定。审批通过后，按照一般违约扣款审批流程后续操作，同时将审批结果报送公司总经理备案。

3.特殊情况处理

-对于一些紧急情况下需要立即进行违约扣款操作的情况，可由业务部门负责人先口头向公司分管领导汇报，经同意后先行采取扣款措施，但应在[规定时间]内补办书面审批手续。

五、违约扣款的执行与监督