项目前期资料文档管理刘霞课件.pptx

项目前期资料文档管理主讲人：刘霞

项目前期资料工程项目前期档案是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。工程项目前期档案是企业档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个企业永久保存的法律性原始凭证。只有规范前期档案管理，明确归档范围，保证前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础。

前期档案归档范围(一)综合文件1.可行性研究:项目建设书及其报批文件;项目选址意见书及其报批文件;可行性研究报告及其评估、报批文件;项目评估、贷款评估及贷款承诺.论证文件;环境预测、调查报告、环境影响报告书批复;设计任务书、计划任务书及报批文件。2、征地移民文件:征用土地申请、批准文件,红线图、坐标图、行政工区域图;移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书:建设前原始地形、地貌、状况图、照片。3、招投标文件：招标文件、招标修改文件、投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书及投标澄清文件、开标会议资料、评标过程资料。合同书、合同变更资料。

前期档案归档范围(二)设计文件1、基础性文件：工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土,岩样及说明;地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录;水文、气象、地震等其它设计基础资料。2、设计文件:总体规划设计、方案设计;预可行性研究及其报批文件,可行性研究及其报批文件;招标设计文件;施工图设计:工程设计计算书、关键技术试验;技术秘密材料、专利文件;设计评价、鉴定审批。

前期档案归档要求1、工程项目前期文件材料必须真实、准确，与实际相符;2、工程项目前期文件材料应为原件;3、工程项目前期文件材料必须字迹清楚,签字盖章规范;4、工程项目前期形成的录音、录像文件应保证载体的有效性。

健全制度，明确岗位职责前期档案的归档经历了很长一段时间,它所步及的部门和人员很多，因此,要把工程项目前期文件材料的归档纳入管理日程，建立健全规章制度，明确各个部门、各个岗位的职责,广泛宣传档案和档案工作，增强参建人员的档案意识,使工程项目前期文件材料在形成过程中就符合档案管理的要求。

提前介入，规范管理工程项目前期文件材料采取提前介入的方法,对于规范档案管理至关重要。如招投标档案等。从发售标书开始,档案管理人员就应要求主管招、投标的部门和人员严格按照档案整理的要求,用笔用纸规范,签字、日期完整;在评标过程中，档案管理人员和招标人员一起核对投标文件;合同谈判结束后,及时将合同及整个招投标过程文件材料归档。以此确保招、投标档案的完整、准确、系统。

重视其它载体材料的归档工程项目前期管理经过许多大的事件,如可行性研究报告审查会,贷款评估,项目评估,各种合同、协议签字仪式等,除了要有文字材料外，还形成大量的声像材料。对于设计基础材料,除了各种报告，记录外,还应有重要土、岩样及说明。只有将工程所涉及的各种载体材料全部归档,才能确保工程项目前期档案材料完整、系统。

感谢聆听！主讲人：刘霞