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助理实务复习
课程概述1课程目标掌握助理工作必备技能2学习内容十五章助理核心知识体系考核方式
第一章：助理角色定位助理的职责沟通桥梁，执行支持重要性提高领导工作效率与领导关系默契配合，相互信任
助理的核心competencies1问题解决能力高效处理突发事件2组织能力系统规划工作事务3沟通能力准确传递信息
助理的日常工作内容行政支持文件处理，后勤安排信息管理资料整理，信息筛选会议安排预约场地，通知参会人
第二章：时间管理时间管理重要性提高工作效率，减少压力艾森豪威尔矩阵按紧急性和重要性分类
时间管理技巧1任务优先级排序重要且紧急的任务优先2时间块工作法集中精力完成单一任务3番茄工作法工作25分钟，休息5分钟
日程安排实践1领导日程管理合理安排会议与工作2优先级确定区分核心与次要事务3工作计划制定每日、每周任务清单
第三章：沟通技巧信息传递清晰准确表达1反馈接收积极聆听理解2沟通调整根据反馈优化3关系建立增强互信合作4
口头沟通技巧倾听的艺术专注、点头、适时回应提问技巧开放式与封闭式结合简明表达直入主题，突出重点
书面沟通技巧邮件写作主题明确，内容简洁1报告撰写结构清晰，数据支持2会议纪要重点突出，任务明确3
非语言沟通肢体语言姿势端正，手势得体表情微笑自然，展现专业眼神交流适度注视，表达尊重
跨部门沟通了解需求各部门工作重点与习惯选择渠道针对不同部门选择沟通方式建立关系定期互动，增进了解
第四章：会议管理会议类型特点适用场景决策会议讨论方案重大决策信息会议传达信息政策通知头脑风暴创意收集新项目开始
会议前准备工作1议程制定明确主题和讨论要点2参会人通知提前发送邀请和议程3材料准备打印文件，检查设备
会议中的角色主持人控制节奏，引导讨论记录员记录要点，整理决议时间管理员控制时长，提醒进度
会议后续工作会议纪要整理决议和行动项任务分配明确责任人和期限跟进反馈定期检查执行情况
视频会议管理技术准备测试设备，检查连接参会者管理静音控制，发言安排常见问题声音延迟，画面卡顿
第五章：文件管理1高效检索随时找到所需文件2安全保存防止丢失与泄密3系统分类按类型和用途归档
电子文档管理命名规则日期+类型+主题版本控制V1.0,V2.0标识云存储同步备份，远程访问
纸质文档管理1归档系统按类别分类存放2保密文件专柜锁存，专人管理3销毁流程碎纸处理，记录备案
信息检索技巧搜索引擎技巧使用引号和关键词组合知识库应用利用标签和过滤功能筛选方法按日期和相关度排序
第六章：办公室管理环境维护整洁有序，光线适宜用品管理分类存放，定期盘点布局优化合理分区，提高效率
接待工作1接待前准备了解来访目的和人员2来访接待引导入座，提供茶水3会后送别送至电梯，表达感谢
办公设备使用与维护熟练操作各类办公设备，掌握基础故障排除方法，定期维护保养延长使用寿命
第七章：出差安排1出差计划确定行程和目的地2交通预订比较多种交通选择3住宿安排选择便利安全的酒店
差旅费用管理预算编制估算各项费用1费用控制遵循公司标准2发票管理分类保存原件3报销流程按规定及时报销4
国际出差注意事项签证办理提前了解签证要求文化差异学习当地礼仪习惯安全事项紧急联系人，保险购买
第八章：项目协调项目管理基础计划，执行，监控，收尾助理角色信息枢纽，资源协调
项目进度跟踪甘特图使用可视化任务时间线里程碑管理关键节点监控进度报告定期更新状态
项目资源协调3-5人力资源合理安排人员15+物资准备提前采购备货100%预算控制严格按计划执行
项目文档管理档案建立创建项目文件夹文件分类按内容性质整理权限设置控制敏感信息访问
第九章：领导助理工作了解风格适应领导工作习惯1建立信任高效执行，保守机密2主动服务预判需求，提前准备3
领导日程管理1时间分配平衡会议与独立工作时间2重要会议优先安排核心业务活动3临时变更灵活调整，及时通知
领导决策支持1方案建议提出可行性建议2报告撰写数据分析与总结3信息收集多渠道获取资料
领导交办事项管理1任务分解拆分为可执行步骤2执行跟进监控进度，解决问题3结果汇报及时反馈完成情况
第十章：商务礼仪礼仪重要性展现个人与企业形象基本规范尊重，礼貌，专业文化差异了解不同地区习俗
着装礼仪正装要求整洁，得体，专业商务休闲正式场合的灵活选择配饰搭配简约大方，不过分张扬
介绍与握手礼仪介绍顺序地位低向地位高介绍自我介绍姓名，职位，简短问候握手技巧力度适中，目光接触
名片礼仪名片设计简洁清晰，信息完整递送方式双手递送，正面朝上接收礼仪双手接收，认真阅读
餐桌礼仪熟悉不同用餐场合礼仪，注意座次安排，掌握基本餐具使用方法，适度交谈
第十一章：压力管理1234工作量大任务多且紧急期望高领导要求严格责任重错误影响较大时间紧多任务并行处理
压力管理技巧时间管理优化合理安排工作顺序任务优先级区分重要与紧急寻求支持
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