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办公室文档资料管理规定

TOC\o1-2\h\u28663第一章总则 1

29151.1目的与依据 1

27251.2适用范围 1

10191.3管理原则 1

12187第二章文档资料分类 2

120412.1分类标准 2

36522.2各类文档资料定义 2

27315第三章文档资料的收集 2

284013.1收集范围 2

158113.2收集流程 3

1564第四章文档资料的整理 3

308034.1整理要求 3

171064.2编号规则 3

14105第五章文档资料的归档 3

310815.1归档时间 3

178525.2归档流程 4

5356第六章文档资料的保管 4

2756.1保管要求 4

33006.2存储环境 4

8271第七章文档资料的利用 4

26617.1借阅流程 4

174857.2利用权限 4

16010第八章文档资料的销毁 5

262808.1销毁条件 5

158098.2销毁流程 5

第一章总则

1.1目的与依据

为了加强办公室文档资料的管理，提高工作效率和质量，保证文档资料的完整性、准确性和安全性，根据公司的相关规定和实际工作需要，制定本规定。

1.2适用范围

本规定适用于公司办公室内所有文档资料的管理，包括但不限于各类文件、报告、合同、信函、备忘录等。

1.3管理原则

文档资料管理应遵循以下原则：

规范化原则：按照统一的标准和流程进行文档资料的收集、整理、归档、保管和利用。

及时性原则：及时收集、整理和归档文档资料，保证信息的时效性。

安全性原则：采取必要的安全措施，保证文档资料的保密性、完整性和可用性。

便利性原则：便于文档资料的查询、借阅和利用，提高工作效率。

第二章文档资料分类

2.1分类标准

文档资料按照内容和性质进行分类，主要分为以下几类：

行政管理类：包括公司的规章制度、通知、会议纪要等。

业务管理类：涉及公司的业务流程、项目文档、合同协议等。

财务会计类：包含财务报表、报销凭证、审计报告等。

人力资源类：有员工档案、培训资料、绩效考核等。

2.2各类文档资料定义

行政管理类文档资料是公司日常运营中产生的关于行政事务管理的文件和记录，是公司正常运转的重要依据。

业务管理类文档资料是与公司业务活动相关的文件和资料，反映了公司业务的开展情况和成果。

财务会计类文档资料是公司财务管理和会计核算的重要依据，包括财务报表、账目凭证、税务文件等。

人力资源类文档资料是关于公司员工的信息和管理记录，对于公司的人力资源管理具有重要意义。

第三章文档资料的收集

3.1收集范围

文档资料的收集范围包括公司内部产生的各类文件、资料以及外部单位发送给公司的与公司业务相关的文件、资料。具体包括：

公司各部门在工作中形成的文件、报告、方案等。

公司与外部单位签订的合同、协议、备忘录等。

上级单位下发的文件、通知、指示等。

参加会议带回的文件、资料等。

3.2收集流程

各部门指定专人负责本部门文档资料的收集工作，定期将收集到的文档资料进行整理，并填写《文档资料收集清单》。

收集到的文档资料应按照规定的分类标准进行分类，并在每份文档资料上注明编号、名称、日期、来源等信息。

收集人员将整理好的文档资料移交至办公室文档管理员，文档管理员对移交的文档资料进行审核，如发觉问题及时与收集人员沟通解决。

第四章文档资料的整理

4.1整理要求

文档资料的整理应按照分类标准进行，保证文档资料的分类准确、条理清晰。整理时应注意以下要求：

去除文档资料中的金属物，如订书钉、回形针等。

对破损的文档资料进行修补，保证文档资料的完整性。

按照文档资料的内容和性质进行排序，同一类文档资料应按照时间顺序或重要程度进行排列。

4.2编号规则

文档资料的编号应按照一定的规则进行，以便于查询和管理。编号规则如下：

编号由分类代码、年度代码、流水号组成，分类代码根据文档资料的分类标准确定，年度代码为文档资料形成的年份，流水号为该年度内同类文档资料的顺序号。

例如，行政管理类文档资料中，2023年形成的第10份文档资料的编号为：XZGL2023010。

第五章文档资料的归档

5.1归档时间

文档资料的归档时间应根据文档资料的性质和重要程度确定，一般分为定期归档和不定期归档。定期归档的时间为每年的年底，将本年度形成的文档资料进行归档；不定期归档的文档资料主要是指重要的、临时性的文档资料，应在该文档资料形成后及时归档。

5.2归档流程

文档管理员根据文档资料的编号和分类，将