电子邮件的写作技巧.ppt

关于电子邮件的写作技巧第1页，共36页，星期日，2025年，2月5日电子邮件的逻辑很重要1第2页，共36页，星期日，2025年，2月5日一封糟糕的电子邮件主题：我们的执行报告及相关材料米勒先生：您好!我是纽约ABC互动传媒的销售助理迈克。通过对贵公司和我公司共同的潜在客户群进行仔细研究，我公司创建了一份评估及执行报告。这份报告有多种不同的格式，希望您有时间看一下。贵公司是个很大的零部件生产商，在我们的客户群中，也有许多零部件厂商及相关企业，我公司为他们提供零部件装配服务（CenturyManufacturing就是其中之一，该公司也是贵公司的供应商，他们的业务经理肯·斯坦内建议我与您联系）。我公司的网址是（支持MicrosoftOutlook和MozillaF2irefox），您在网站上能找到更详细的信息。登录该网站，单击“客户列表”菜单栏。浏览第16个项目——曾经合作过的零部件企业。单击此图标，可以看到我将要和您讨论的公司的列表。关于这些公司，我希望能有机会和您讨论一下。我希望您能尽快与我电话联系，也希望能有机会就这些公司的情况与您交流意见。我的电话是606-555-5555。另外和您说一下，我们的客户参考资料质量很高，如果您能尽快联系我，我相信您肯定不会失望的。 迈克·康韦原稿第3页，共36页，星期日，2025年，2月5日在上面这封邮件中，如果你单击了“发送”按钮，收信人此生就不会再打开你发送的其他邮件了（进一步说，假设他通过你发送的冗长的邮件记住了你的名字的话，这个人就再不会与你打交道了）。另外，在这封邮件中，你是否注意到一条重要的信息“肯·斯坦内”——最有可能使收信人做出积极回应的信息，被深埋在了最不可能被繁忙的执行总裁发现的地方。第4页，共36页，星期日，2025年，2月5日主题：肯·斯坦内就职于CenturyManufacturing的是我们公司的客户之一，他建议我和您见一面，讨论一下今年的零部件装配计划。周二下午2点在您的办公室见，好吗？公司主页：办公室电话：978-555-5550移动电话：978-555-5550家庭电话：978-555-5050迈克·康韦修改后第5页，共36页，星期日，2025年，2月5日在修改后的邮件中，“肯·斯坦内”这条信息位于邮件的标题行——最容易被收信人（执行总裁）看到的地方。同时，我们也注意到修改后的邮件没有花费大量的笔墨回答收信人心中潜在的问题。第6页，共36页，星期日，2025年，2月5日写好电子邮件的四项策略2第7页，共36页，星期日，2025年，2月5日1.选取一个引人注目的标题2.内容简明扼要3.在邮件正文中提到收件人的名字。否则，他会认为这封邮件同时群发给了很多人4.在邮件中附上公司全称和具体地址第8页，共36页，星期日，2025年，2月5日3回答三个问题：邮件应该写多长？邮件内容应该有多详细？邮件应该有多正式？第9页，共36页，星期日，2025年，2月5日邮件应该写多长？最好的答案能写多短就写多短邮件的正文部分（不包括标题行和署名部分）的长度最好控制在2-3个句子最好让邮件短到一眼扫过去就能看懂其大意在通常情况下，我只会读我客户或者与我有亲缘关系的人发来的长邮件。如果是其他人，我要么整篇都不看，要么只看开头和结尾，然后决定怎么回复。坦率地讲，你也很可能这样做。也许你只会读你的客户、老板或亲戚发来的长邮件。更进一步说，即使是和我们关系密切的人发来的邮件，我们也不会把每句话都看得很仔细。？第10页，共36页，星期日，2025年，2月5日邮件内容应该有多详细？邮件内容应该涉及相关细节并且突出某些具体细节第11页，共36页，星期日，2025年，2月5日邮件应该有多正式？对于大多数人来说，邮件在一定程度上代替了口头交流。如果是在公司内部发邮件我们可能会像在饮水机旁闲聊那样随意如果给陌生人或者仅仅有过电话联系的人发邮件我们就应该显得更正式一些因此，我们应该把邮件看做是相对正式的文件。第12页，共36页