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学校会议室管理规定与制度

目录

学校会议室使用申请流程．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．2

学校会议室预约管理制度．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3

学校会议室使用权限规定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4

学校会议室清洁维护制度．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5

学校会议室安全管理制度．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6

学校会议室设备管理规定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．7

学校会议室借用记录制度．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．8

学校会议室费用报销程序．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．9

学校会议室检查考核办法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．10

学校会议室使用培训指南．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．11

学校会议室投诉处理机制．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．12

学校会议室管理责任追究制度．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．13

学校会议室突发事件应对预案．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．14

学校会议室使用满意度调查表．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．15

学校会议室管理年度报告制度．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．17

学校会议室使用审计制度．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．17

学校会议室使用效果评估体系．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．18

学校会议室管理信息化平台操作手册．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．19

学校会议室管理委员会职责说明．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．19

学校会议室使用档案管理规范．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．20

1.学校会议室使用申请流程

为了合理配置会议室资源，确保会议的顺利进行，特制定以下学校会议室使用申请流程：

申请部门或个人需提前至少三个工作日向会议管理部门提交会议室使用申请。可以通过书面申请或在线预约系统进行申请，书面申请需注明会议时间、地点、参会人数及会议内容等信息。在线预约系统填写申请表格时，请确保所有信息准确无误。

会议管理部门负责审核申请。审核内容包括会议室的使用时间是否冲突、设备是否满足会议需求等。审核通过后，将确认邮件或短信通知申请人。如申请时间紧张或设备有特殊要求，请尽早与会议管理部门沟通协商。

申请部门或个人在接到审核通过的通知后，需按照通知要求的时间、地点准时参加会议。如有变更，请及时与会议管理部门联系并说明原因。

会议结束后，申请人需通知会议管理部门进行设备检查及会议室清洁工作。如有损坏或遗失设备，需按照学校相关规定进行赔偿。

具体流程如下表所示：

步骤

内容描述

责任人

时间要求

1

提交申请

申请部门或个人

提前至少三个工作日

2

审核申请

会议管理部门

1-2个工作日内完成

3

确认通知

会议管理部门

审核通过后及时通知

4

参加会议

申请部门或个人

按通知时间准时参加

5

设备检查与清洁

申请部门或个人及会议管理部门

会议结束后及时完成

请各部门及个人严格遵守学校会议室管理规定与制度，共同维护会议室资源，确保会议的顺利进行。

2.学校会议室预约管理制度

为了确保学校会议室的有效利用，提高工作效率，特制定本会议室预约管理制度。

（1）预约流程

预约申请：申请人需在系统中提交预约申请，并详细填写会议时间、地点及参会人员信息。

审批流程：预约申请经由部门负责人审核后，若通过则发送至会议室管理员进行安排；若未通过，则提供反馈意见并告知申请人原因。

确认通知：最终确定的会议室安排会以邮件或短信形式通知申请人。

（2）准备工作

设备检查：会议前，申请人应自行检查所需使用的投影仪、音响等设备是否完好无损，确保其能够正常运行。

环境准备：根据会议需要，申请人还需提前布置好会议场地，包括清洁桌面、摆放桌椅等。

资料准备：确保会议所需的文件和资料已准备好，便于会议顺利进行。

（3）遵守规则

准时到达：申请人须按约定的时间准时到达会议室，迟到将视为自动放弃使用权。

尊重他人：会议期间，申请人应保持良好的行为举止，尊重其他参会者。

遵守纪律：严禁携带食品进入会议室，禁止在会议期间进行与会议无关的活动。

（4）纠纷处理

对于因个人原因导致的预约延误或其他问题，申请人应及时向相关负责人报告并寻求解决方案。