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跨部门协作的往来文书指南

一、沟通准备

1.1明确协作目的

在跨部门协作中，明确协作目的是的第一步。协作目的应具体、明确，能够为各部门的工作提供清晰的方向。例如，为了推出一款新产品，市场部门需要了解产品的特点和目标客户群体，以便制定有效的市场推广策略；研发部门则需要根据市场需求和技术可行性，进行产品的设计和开发。明确了协作目的，各部门才能在工作中有的放矢，避免出现工作方向不一致的情况。

1.2确定联络人员

确定联络人员是跨部门协作的关键环节。联络人员应具备良好的沟通能力和协调能力，能够在各部门之间起到桥梁作用。联络人员可以由各部门指定专人担任，也可以由跨部门协作小组共同推选。联络人员应及时了解各部门的工作进展情况，协调解决协作中出现的问题，并定期向跨部门协作小组汇报工作进展。

1.3收集相关信息

收集相关信息是跨部门协作的基础。各部门应根据协作目的，收集与协作相关的信息，如市场需求、技术资料、人员情况等。收集信息的方式可以多种多样，如问卷调查、市场调研、内部沟通等。收集到的信息应进行整理和分析，为协作决策提供依据。同时各部门应及时更新信息，保证信息的准确性和及时性。

1.4制定沟通计划

制定沟通计划是跨部门协作的重要环节。沟通计划应包括沟通的时间、方式、内容等方面的安排。沟通的时间应根据协作的进度和需要进行合理安排，保证各部门之间能够及时沟通和协调。沟通的方式可以根据协作的内容和需求进行选择，如会议沟通、邮件沟通、即时通讯沟通等。沟通的内容应包括协作的进展情况、问题解决情况、下一步工作计划等方面的内容。

二、沟通方式

2.1会议沟通

会议沟通是跨部门协作中常用的沟通方式之一。会议可以分为定期会议和临时会议两种类型。定期会议可以每月或每周召开一次，主要用于汇报协作进展情况、协调解决问题等。临时会议可以根据需要随时召开，主要用于解决突发问题或紧急事项。在会议沟通中，各部门应提前准备好相关资料，明确发言顺序和时间限制，保证会议的高效进行。同时会议主持人应具备良好的组织协调能力，能够引导各部门积极参与讨论，达成共识。

2.2邮件沟通

邮件沟通是跨部门协作中常用的书面沟通方式之一。邮件可以用于传递信息、协调工作、汇报进展等方面。在邮件沟通中，应注意邮件的格式和内容，保证邮件的简洁明了、重点突出。同时应及时回复邮件，避免邮件堆积，影响工作效率。

2.3即时通讯沟通

即时通讯沟通是跨部门协作中常用的实时沟通方式之一。即时通讯工具可以方便快捷地进行文字、语音、视频等多种形式的沟通。在即时通讯沟通中，应注意沟通的时间和场合，避免影响他人工作。同时应及时回复消息，保证沟通的及时性和有效性。

三、协作流程

3.1制定协作计划

制定协作计划是跨部门协作的重要环节。协作计划应包括协作的目标、任务、时间节点、责任人等方面的内容。协作计划应根据协作的目的和需求进行制定，保证各部门之间的工作能够有序进行。同时协作计划应定期进行更新和调整，以适应协作的进展情况和变化。

3.2明确职责分工

明确职责分工是跨部门协作的关键环节。各部门应根据协作计划，明确各自的职责和分工，保证各部门之间的工作能够相互配合、协同工作。职责分工应具体、明确，避免出现职责不清、推诿扯皮的情况。同时各部门应定期进行职责分工的调整和优化，以适应协作的进展情况和变化。

3.3跟进协作进度

跟进协作进度是跨部门协作的重要环节。各部门应定期对协作进度进行跟进和评估，及时发觉和解决协作中出现的问题。跟进协作进度的方式可以多种多样，如会议汇报、邮件沟通、即时通讯沟通等。同时各部门应建立协作进度跟踪机制，保证协作进度的可控性和可追溯性。

四、问题解决

4.1及时沟通问题

及时沟通问题是跨部门协作中解决问题的关键环节。各部门应及时将协作中出现的问题反馈给跨部门协作小组，以便及时解决。在沟通问题时，应明确问题的性质、影响范围、解决方案等方面的内容，保证问题能够得到有效解决。

4.2共同寻找解决方案

共同寻找解决方案是跨部门协作中解决问题的重要环节。各部门应积极参与问题的解决，共同寻找解决方案。在寻找解决方案时，应充分发挥各部门的专业优势，集思广益，提出多种解决方案。同时应对各种解决方案进行评估和比较，选择最优解决方案。

4.3避免推诿责任

避免推诿责任是跨部门协作中解决问题的重要原则。各部门应在解决问题的过程中，勇于承担责任，积极主动地解决问题。如果出现问题，各部门应首先从自身找原因，而不是推诿给其他部门。同时各部门应建立责任追究机制，对推诿责任的行为进行严肃处理。

五、资源共享

5.1共享文件资料

共享文件资料是跨部门协作中资源共享的重要内容。各部门应将与协作相关的文件资料进行共享，以便各部门之间能够及时获取和使用相关信息。共享文件资料的方式可以多种多样，如内部网络共