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采购方式及程序管理办法

一、总则

为规范供应链企业的采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，同时确保采购自主权并接受集团监管，特制定本采购方式及程序管理办法。

二、采购方式

（一）询比价采购

1.由3个及以上符合资格条件的供应商一次报出不得更改的价格，经评审确定成交供应商。

2.适用条件：采购需求清晰、准确、完整；采购标的物技术和质量标准化程度较高；市场资源丰富、竞争充分，潜在供应商不少于3家。

（二）招标采购

1.严格按照《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》等法律法规执行。

2.适用条件：法律法规明确规定的必须招标的项目；企业自愿采取招标方式的项目。

（三）谈判采购

1.同时与2个及以上符合资格条件的供应商分别进行一轮或多轮谈判，经评审确定成交供应商。

2.适用条件：采购标的物技术复杂或性质特殊，采购方不能准确提出采购需求；采购需求明确，但有多种实施方案可供选择；市场供应资源缺乏，符合资格条件供应商只有2家；采购由供需双方以联合研发、共担风险模式形成的原创性商品或服务。

（四）直接采购

1.与特定的供应商进行一轮或多轮商议，根据商议情况确定成交供应商。

2.适用条件：涉及国家秘密、国家安全或企业重大商业秘密；因抢险救灾、事故抢修等不可预见的特殊情况需要紧急采购；需采用不可替代的专利或者专有技术；需向原供应商采购，否则将影响施工或者功能配套要求；有效供应商有且仅有1家；为保障重点战略物资稳定供应，需签订长期协议定向采购；国家有关部门文件明确的其他情形。

三、采购流程

（一）需求提出

1.需求方根据实际需求，填写详细的采购需求单，明确采购商品的规格、型号、数量、质量要求等信息。

2.需求单应经过部门负责人审核，确保需求的合理性和准确性。

（二）采购计划制定

1.采购部门根据需求单，结合库存情况和市场供应情况，制定采购计划。

2.采购计划应包括采购方式、预计采购时间、预算金额等信息。

（三）供应商选择

1.优先从供应商备案库中选择供应商。如库内无合适供应商，按照询比价采购方案执行。

2.对供应商进行综合评估，包括经营情况、供应能力、品质能力、价格竞争力等。

（四）采购实施

1.根据采购方式，开展采购活动。对于招标采购，按照招标程序进行；对于询比价采购，向不少于3家供应商发出询价单；对于谈判采购，与供应商进行谈判；对于直接采购，与供应商进行商议。

2.采购过程中，应确保程序的规范性和透明度，保留相关记录。

（五）合同签订

1.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括商品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。

2.合同签订后，报XX集团备案。

（六）交货验收

1.供应商按照合同约定交货，采购部门组织验收。

2.验收人员应对照合同和需求单，对货物的品种、数量、质量、规格等进行检查，确保货物符合要求。

3.如货物不符合要求，应及时与供应商协商解决，必要时进行退货或换货。

（七）质量检验

1.质检部门对采购的货物进行质量检验，确保货物质量符合合同约定和相关标准。

2.检验合格的货物办理入库手续；检验不合格的货物，按照合同约定进行处理。

（八）财务结算

1.采购部门将验收合格的货物及相关凭证提交财务部门，办理结算手续。

2.财务部门按照合同约定和公司财务制度，进行付款操作。

四、供应商管理

（一）供应商备案库建立

1.建立供应商备案库，对供应商进行分类管理。

2.定期对供应商进行评估和考核，动态更新供应商信息。

（二）供应商评估

1.从供应商的资质、信誉、供应能力、价格、质量、售后服务等方面进行综合评估。

2.评估结果作为选择供应商的重要依据。

（三）供应商合作

1.与优质供应商建立长期稳定的合作关系，共同提升供应链的效率和竞争力。

2.对供应商进行定期的沟通和交流，及时解决合作中出现的问题。

五、集团监管

（一）备案管理

1.与第三方供应商签订的框架协议，应及时报XX集团备案。

2.备案内容包括框架协议的主要条款、供应商信息等。

（二）监管权限

1.XX集团有权对供应链企业的采购活动进行监管，但不干预具体的买卖行为。

2.供应链企业应积极配合集团的监管工作，提供必要的资料和信息。

（三）信息共享

1.建立与XX集团的信息共享机制，定期向集团汇报采购情况。

2.对重大采购项目和异常情况，及时向集团报告。

六、采购商品分类

（一）大宗商品采购类

1.包括建设工程所需钢材、砼材及各类辅材。

2.采购应遵循批量采购、集中管理的原则，降低采购成本，提高采购效率。

（二）其他零星采购

1.包括办公用品采购及各类耗材、园林绿化材料供应、市政工程（含养护）材料、基建工程（含装修）材料采购等。

2.零星采购