信息技术 第一册（五年制高职）教案 3.1.6 文档协同编辑.docx

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3.1.6文档协同编辑

编辑文档时，为方便文档在不同人员之间进行传阅、修改，Word2016提供了审阅功能，它主要包括两方面：

一是文档审阅者在文档的修订模式下修改原文档，而文档作者可以决定是拒绝还是接受修订；二是文档审阅者可通过为文档添加批注的方式，对文档的某些内容提出自己的看法和建议，而文档作者可据此决定是否修改文档。

使用Word2016的文档修订功能可以突出显示审阅者对文档所做的修改，如添加、删除、修改文档内容，或对文档的排版方式进行格式更改等，而文档作者可以选择接受或拒绝审阅者对文档进行的修改。

1．开启修订状态

默认情况下，修订功能处于关闭状态。若要开启修订状态并标记修订过程，操作步骤如下：

打开要进行修订的文档，单击“审阅”选项卡“修订”组中的“修订”按钮，进入修订状态，如图1所示。

图1进入修订状态

对文档进行编辑，系统会根据修改操作的不同出现不同的修订标识。

2．更改修订选项

当多人同时参与对同一文档的修订时，将通过不同的颜色来区分不同修订者的修订内容，从而很好地避免由于多人参与文档修订而造成的混乱局面。此外，用户也可以对修订选项的样式进行自定义设置，操作步骤如下：

点击“审阅”选项卡的“修订”组右下角的对话框启动器按钮，打开“修订选项”对话框，点击“高级选项”按钮，打开“高级修订选项”对话框，如图2所示。

图2“高级修订选项”对话框

分别在“标记”“移动”“表单元格突出显示”“格式”“批注框”设置区根据浏览习惯和具体需求设置修订内容的显示情况。

单击“确定”按钮完成设置。然后进行修订操作，即可看到自定义的修订内容显示效果。

3．设置修订标记及状态

如果觉得文档的修订状态看起来有点混乱，可以对修订标记状态进行切换。此外，还可以更改修订者的名称，设置显示标记等。

（1）设置修订状态

单击“审阅”选项卡“修订”组中“显示以供审阅”按钮右侧的三角按钮，在展开的下拉列表中可看到有4种状态：简单标记、所有标记、无标记、原始状态，如图3所示。

图34种修订状态

用户可从中选择一种查看文档修订建议的方式。例如，在最终接受或拒绝修订之前，想预先看一下文档在修订后的真实状态，可选择“无标记”选项，此时所有修订标记将被隐藏，文档界面看起来整洁、清爽。

（2）更改修订者名称

在“修订选项”对话框中，点击“更改用户名”选项，打开“Word选项”对话框，在“常规”设置区的“用户名”编辑框中输入用户名并确定即可，如图4所示。

图4更改修订者名称

（3）设置显示标记

单击“修订”组中的“显示标记”按钮，在展开的下拉列表中选择要显示的修订标记及其显示方式，如图5所示。

图5设置显示标记

4．接受修订

当文档作者拿到一篇经过修改的文档后，可查看修订内容并决定拒绝还是接受修订，操作步骤如下：

打开修订后的文档，在“审阅”选项卡的“更改”组中单击“上一条”或“下一条”按钮，可以查看各条修订内容。

当将插入点置于某处修订时，单击“更改”组中的“接受”按钮，可接受修订；单击“拒绝”按钮，可拒绝修订，并且插入点移至下一条修订。

如果决定接受全部修订，可单击“更改”组中“接受”按钮下方的三角按钮，在展开的下拉列表中选择“接受对文档的所有修订”选项；如果决定拒绝全部修订，可单击“更改”组中“拒绝”按钮下方的三角按钮，然后在展开的下拉列表中选择“拒绝对文档的所有修订”选项。

5．批注

如果一篇文档需要交由作者修改，此时审阅者可以通过插入批注的方式来注释，以便告诉文档作者需修改的内容及修改理由。与修订不同的是，批注不是在原文的基础上进行修改，而是在文档页面的空白处添加相关的注释信息，并用带颜色的方框括起来。

（1）添加批注

打开要添加批注的文档，切换至“审阅”选项卡。

选中要添加批注的文本，或直接将插入点置于要添加批注的位置，单击“批注”组中的“新建批注”按钮，然后在程序窗口右侧打开的批注框中输入批注内容即可，如图6所示。

图6新建批注

（2）查看、删除批注

当文档作者拿到添加了批注的文档后，可按照如下方法查看或删除批注。

打开添加了批注的文档，切换至“审阅”选项卡。

在“批注”组中单击“上一条”或“下一条”按钮，可查看各条批注。作者可根据批注信息，酌情处理文档。

如果希望删除批注，可首先将插入点定位在被批注的文本区或批注框中，然后单击“批注”组中的“删除”按钮，即可删除当前批注。若在“删除”下拉列表中选择“删除文档中的所有批注”选项，可一次性删除文档中的所有批注。