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行政管理部与各部门工作流程

??一、引言

行政管理部作为公司的核心支持部门，与各部门之间紧密协作，共同推动公司各项工作的顺利开展。清晰明确的工作流程有助于提高工作效率，减少沟通成本，确保公司运营的顺畅。本文档旨在详细阐述行政管理部与各部门之间的工作流程，涵盖日常行政事务、资源调配、沟通协调等多个方面。

二、行政管理部与各部门工作总览

（一）行政管理部职责概述

行政管理部负责公司的行政管理工作，包括但不限于办公环境管理、办公用品采购与管理、文件档案管理、会议组织与安排、车辆调度、人力资源行政支持等。其目标是为公司各部门提供高效、优质的行政服务，保障公司日常运营的顺利进行。

（二）与各部门协作关系概述

行政管理部与各部门之间是相互支持、相互协作的关系。各部门在日常工作中产生的行政需求，由行政管理部负责协调解决；行政管理部制定的行政政策和流程，需要各部门积极配合执行。通过紧密的协作，共同实现公司的战略目标。

三、行政管理部与各部门日常行政事务工作流程

（一）办公用品管理流程

1.需求提报

各部门每月末根据下月工作安排，填写《办公用品需求申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并提交至行政管理部。

紧急办公用品需求，可通过电话或邮件形式及时告知行政管理部，但事后需补填《办公用品需求申请表》。

2.需求审核

行政管理部收到各部门提交的申请表后，对需求的合理性进行审核。

审核内容包括：办公用品是否确实为工作所需、数量是否合理、是否有可替代的办公用品等。

对于不合理的需求，行政管理部与申请部门沟通，说明原因并协商调整。

3.采购执行

经审核通过的办公用品需求，行政管理部根据公司办公用品采购制度，选择合适的供应商进行采购。

采购过程中，严格把控质量、价格、交货期等关键环节，确保采购的办公用品符合公司要求。

对于批量采购的办公用品，行政管理部进行验收，核对数量、规格、质量等与采购合同一致后入库。

4.领用发放

各部门根据实际工作需要，到行政管理部办公用品仓库领用办公用品。

领用人需在《办公用品领用登记表》上签字确认，领取记录作为办公用品库存管理和成本核算的依据。

行政管理部定期盘点办公用品库存，确保账实相符。如发现库存短缺或异常，及时查明原因并采取相应措施。

（二）文件档案管理流程

1.文件起草与审核

各部门在工作中产生的文件，由相关负责人起草。文件内容应符合公司政策法规和业务要求，语言表达准确、清晰。

起草完成后，文件需提交部门负责人审核。审核重点包括文件内容的准确性、完整性、格式规范性等。

经部门负责人审核通过的文件，方可提交至行政管理部进行编号、登记。

2.文件编号与登记

行政管理部对提交的文件进行统一编号，编号规则应确保文件的唯一性和系统性。

同时，在《文件登记表》上详细记录文件的名称、编号、起草部门、起草人、审核人、日期、密级等信息。

3.文件分发与传阅

根据文件的性质和传阅范围，行政管理部将文件分发给相关部门和人员。

对于需要传阅的文件，采用纸质传阅或电子传阅的方式进行。传阅过程中，传阅人需在《文件传阅单》上签字确认，注明传阅时间。

行政管理部跟踪文件传阅情况，确保文件及时送达相关人员，并提醒传阅人及时反馈意见。

4.文件归档

文件办理完毕后，行政管理部按照公司档案管理规定进行归档。

归档文件应按照类别、时间顺序等进行整理，确保档案的系统性和完整性。

同时，建立电子档案索引，方便文件的查询和利用。

5.文件查阅与借阅

公司内部人员因工作需要查阅或借阅文件档案，需填写《文件查阅申请表》或《文件借阅申请表》，注明查阅或借阅的文件名称、目的、时间等信息。

申请表经部门负责人审批后，提交至行政管理部办理查阅或借阅手续。

查阅文件应在行政管理部指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出；借阅文件需按时归还，如有遗失或损坏，借阅人应承担相应责任。

（三）会议组织与安排流程

1.会议需求提报

各部门根据工作需要，提前填写《会议申请表》，说明会议的主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息，并提交至行政管理部。

如需行政管理部协助准备会议资料、设备等，应在申请表中注明。

2.会议安排与协调

行政管理部收到会议申请表后，对会议时间、地点等进行统筹安排。

根据参会人员名单，发送会议通知，告知会议的相关信息。会议通知可采用邮件、即时通讯工具等方式发送。

对于重要会议，行政管理部提前与相关部门沟通，协调会议资料准备、设备调试、会议记录等工作。

3.会议准备

行政管理部按照会议要求，准备会议所需的资料，如会议议程、汇报材料、文件等。