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社会工作培训机构学生档案流程

一、流程目的及范围

制定学生档案管理流程旨在规范社会工作培训机构的学生信息收集与管理，提高档案管理效率，确保信息的完整性和准确性。该流程适用于所有在校学生的档案建立、维护和更新，涉及学生入学、在读、毕业及离校等各个阶段。

二、档案管理原则

1.学生信息的收集与管理应遵循“真实、完整、及时、安全”的原则，确保档案内容的真实性和可靠性。

2.学生档案信息的使用必须遵循保密原则，未经学生本人同意，不得随意对外披露。

3.各部门需指定专人负责学生档案的管理，确保责任到人，避免信息丢失或错误。

三、学生档案流程

1.学生入学档案建立

1.1信息收集：在新生报到时，招生部门负责收集新生的个人信息，包括姓名、性别、出生日期、联系方式、家庭地址、学历背景等。

1.2材料审核：招生部门审核新生提供的材料，包括身份证明、学历证书、健康证明等，确保真实有效。

1.3档案录入：信息审核通过后，招生部门将新生信息录入学生管理系统，生成电子档案，纸质档案存档。

1.4档案编号：为每位新生分配唯一的档案编号，便于后续管理与查询。

2.在读学生档案维护

2.1信息更新：在读学生如有信息变更（如联系方式、家庭情况等），需填写《学生信息变更申请表》，提交至学务部门进行审核。

2.2学业记录：学务部门定期更新学业成绩、课程选修情况、实习经历等信息，形成完整的在读档案。

2.3活动记录：记录学生参与的各类培训、讲座、志愿服务等活动，增强档案的多元化和丰富性。

2.4定期审查：每学期末，学务部门需对所有在读学生档案进行一次全面审查，确保信息的准确性与完整性。

3.毕业生档案管理

3.1毕业资料整理：在毕业前，学务部门需收集毕业生的毕业论文、实习报告、各类证书等材料，进行整理。

3.2档案归档：毕业生的完整档案应在毕业后及时归档，包括纸质档案和电子档案，确保信息长期保存。

3.3毕业证书发放：学务部门需核对毕业生的学业完成情况，确认无误后发放毕业证书和相关证明材料。

3.4信息反馈：向毕业生发送档案寄送的相关信息，确保档案能够安全送达毕业生手中。

4.离校学生档案管理

4.1离校手续办理：学生申请离校时，需填写《离校申请表》，并由学务部门进行审核。

4.2档案清理：离校学生在离校前需与学务部门确认档案信息的完整性，确保无遗漏。

4.3档案转递：若离校学生需将档案转递至其他单位或学校，需填写《档案转递申请表》，由学务部门审核后进行转递。

4.4离校记录：学务部门需对离校学生进行登记，记录离校时间、去向等信息，确保档案管理的连续性。

四、档案管理的备份与安全

所有学生档案在建立后，应进行定期备份，确保信息安全。纸质档案应存放在专用档案室，定期检查防潮、防火等措施。电子档案应设置安全权限，限制非相关人员的访问，确保信息不被泄露。

五、档案管理的反馈与改进机制

为保证学生档案管理流程的有效性，需定期收集各部门的反馈信息。学务部门应组织定期会议，对档案管理过程中出现的问题进行讨论，制定相应改进措施。此外，应通过问卷调查等形式了解学生对档案管理的意见，及时调整和优化流程，以满足实际需求。

六、档案管理人员的职责

1.学务部门：负责学生档案的建立、维护与更新，确保信息的准确性与完整性。

2.招生部门：负责新生的入学档案建立，确保信息收集的全面性与真实性。

3.信息技术部门：负责学生管理系统的维护与更新，确保档案信息存储的安全与便捷。

4.各班级班主任：负责班级学生信息的收集与反馈，协助学务部门进行档案管理。

通过以上流程的制定与实施，确保学生档案的管理规范、高效，为社会工作培训机构的各项决策提供可靠的数据支持，促进机构的持续发展与完善。