合同及重要文件归档办法（2024年更新）3篇.docxVIP

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甲方：XXX

乙方：XXX

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合同及重要文件归档办法（2024年更新）

本合同目录一览

1.合同归档原则

1.1归档范围

1.2归档时间

1.3归档责任

2.归档文件分类

2.1合同类文件

2.2补充协议类文件

2.3相关证明类文件

3.归档文件格式要求

3.1文件类型

3.2文件命名规范

3.3文件版本控制

4.归档流程

4.1合同签订与备案

4.2文件收集与整理

4.3归档

4.4档案查阅与借阅

5.档案保管

5.1保管条件

5.2保管期限

5.3保管责任

6.档案销毁

6.1销毁条件

6.2销毁流程

6.3销毁责任

7.档案信息化管理

7.1数据录入

7.2数据备份

7.3数据查询

8.合同及重要文件归档责任

8.1甲方责任

8.2乙方责任

9.违约责任

9.1甲方违约责任

9.2乙方违约责任

10.争议解决

10.1争议解决方式

10.2争议解决机构

11.合同生效与变更

11.1合同生效条件

11.2合同变更程序

12.合同解除

12.1合同解除条件

12.2合同解除程序

13.合同终止

13.1合同终止条件

13.2合同终止程序

14.其他约定

14.1通知方式

14.2法律适用

14.3合同附件

第一部分：合同如下：

第一条合同归档原则

1.1归档范围

本合同及所有附件、补充协议、相关证明文件等与合同相关的文件，均应纳入归档范围。

1.2归档时间

合同签订后，乙方应在五个工作日内完成归档工作。

1.3归档责任

甲方负责监督乙方完成合同归档工作，乙方应确保归档文件的完整性、准确性和安全性。

第二条归档文件分类

2.1合同类文件

包括但不限于：主合同、补充协议、变更协议等。

2.2补充协议类文件

包括但不限于：附件协议、补充条款、补充说明等。

2.3相关证明类文件

包括但不限于：合同签订证明、付款证明、验收证明等。

第三条归档文件格式要求

3.1文件类型

归档文件应为电子版，格式为PDF或Word文档。

3.2文件命名规范

文件命名应遵循“合同编号文件类型日期”的格式，如pdf”。

3.3文件版本控制

归档文件应标注版本号，确保文件最新版本的归档。

第四条归档流程

4.1合同签订与备案

合同签订后，乙方应将合同及附件提交甲方备案。

4.2文件收集与整理

乙方应收集所有与合同相关的文件，并进行整理。

4.3归档

整理完毕后，乙方应将文件按照分类要求进行归档。

4.4档案查阅与借阅

档案查阅与借阅应遵循公司档案管理规定，确保档案安全。

第五条档案保管

5.1保管条件

档案保管应满足恒温、恒湿、防潮、防虫、防火、防盗等条件。

5.2保管期限

合同及附件的保管期限为合同有效期结束后至少五年。

5.3保管责任

乙方应确保档案的完整性和安全性，如因保管不善导致档案遗失、损坏，乙方应承担相应责任。

第六条档案销毁

6.1销毁条件

合同及附件在保管期满后，经双方确认无保留价值，方可进行销毁。

6.2销毁流程

销毁前应编制销毁清单，经双方签字确认后，由乙方负责销毁。

6.3销毁责任

销毁过程中如出现档案遗失、损坏等问题，乙方应承担相应责任。

第七条档案信息化管理

7.1数据录入

归档文件的信息应录入档案管理系统，包括文件名称、文件类型、归档日期等。

7.2数据备份

档案管理系统应定期进行数据备份，确保数据安全。

7.3数据查询

档案查询应遵循公司档案管理规定，确保查询数据的准确性。

第八条合同及重要文件归档责任

8.1甲方责任

甲方负责监督乙方按照本合同及有关法律法规的规定，妥善归档所有合同及重要文件，确保文件的安全和完整性。

8.2乙方责任

乙方应指定专人负责合同及重要文件的归档工作，确保归档及时、准确、完整，并对归档文件的真实性、完整性承担法律责任。

第九条违约责任

9.1甲方违约责任

若甲方未按照合同约定履行监督职责，导致乙方未按时完成归档工作，甲方应承担相应的违约责任。

9.2乙方违约责任

若乙方未按照合同约定完成归档工作，或归档文件存在缺失、错误等情况，乙方应承担违约责任，并赔偿由此给甲方造成的损失。

第十条争议