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全新采购合同的管理制度

合同编号：__________

甲方（采购方）：

法定代表人：

地址：

联系方式：

乙方（供应方）：

法定代表人：

地址：

联系方式：

一、总则

1.1目的

本合同旨在明确甲乙双方在采购活动中的权利与义务，保证采购工作的顺利进行，保障双方的合法权益，提高采购效率，降低采购风险，依据相关法律法规制定本合同管理制度下的采购合同。

1.2适用范围

本合同适用于甲方因自身生产经营、业务开展等需求而向乙方采购货物或服务的所有交易行为。

1.3定义与解释

（1）“货物”：指乙方按照本合同约定提供给甲方的原材料、设备、产品等有形物品。

（2）“服务”：指乙方按照本合同约定为甲方提供的技术支持、维修、咨询等无形的劳务行为。

二、采购合同管理组织与职责

2.1管理组织架构

（1）甲方设立采购管理部门，负责统筹协调采购合同的各项事务，包括与其他部门沟通需求、与乙方对接等。

（2）乙方设立专门的销售对接团队，负责与甲方采购管理部门及相关人员的沟通协调，保证合同的顺利履行。

2.2各部门职责

（1）甲方采购部门：负责收集、整理内部需求部门的采购需求，进行初步筛选供应商，组织合同谈判、起草、审核、签订以及履行过程中的监控等工作。

（2）甲方需求部门：及时准确地向采购部门提出采购需求，参与供应商的选择评估中的部分工作，如提供技术规格要求等，在货物或服务交付后负责验收工作。

（3）乙方销售部门：负责了解甲方需求，提供产品或服务的相关信息，参与合同谈判，按照合同约定组织生产、供应货物或提供服务。

（4）乙方生产部门（若涉及）：按照销售部门传递的订单信息，保质保量按时生产出符合要求的货物。

三、采购合同的订立

3.1采购需求确认

（1）甲方需求部门根据自身业务发展规划、生产计划等向采购部门提出采购需求，需求内容应包括但不限于货物或服务的名称、规格、数量、质量要求、交付时间等。

（2）采购部门收到需求后，对需求进行汇总、分析、核实，对于不明确或不合理的部分与需求部门进一步沟通确认，保证采购需求的准确性、完整性和合理性。

3.2供应商选择与评估

（1）采购部门根据确认后的采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如市场调研、网络搜索、行业推荐等。

（2）对潜在供应商进行初步筛选，主要考察供应商的基本情况，包括但不限于企业规模、经营范围、生产能力（若为货物供应商）、服务能力（若为服务供应商）、信誉状况等。

（3）对于筛选后的供应商，采购部门会同需求部门、质量部门（若有）等相关部门进行深入评估。评估内容包括但不限于供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、环保措施（若相关）等。

（4）根据评估结果，确定符合要求的供应商名单，若一家符合要求，则直接进入合同谈判环节；若有多家，则可根据综合评估结果进行排序，优先选择排名靠前的供应商进行合同谈判。

3.3合同谈判

（1）采购部门组织相关人员与供应商进行合同谈判，谈判内容包括但不限于货物或服务的价格、数量、质量标准、交货期、付款方式、违约责任等条款。

（2）在谈判过程中，双方应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，充分表达各自的意见和要求，寻求双方利益的平衡点。

（3）谈判人员应做好谈判记录，记录谈判的主要内容、双方的意见和达成的初步共识，谈判记录作为合同起草的重要参考依据。

3.4合同起草与审核

（1）根据谈判结果，采购部门负责合同的起草工作。合同内容应包含本管理制度中规定的各项条款，如基本条款、价格与付款条款、交货条款、质量条款、违约责任条款等。

（2）合同起草完成后，采购部门将合同草案提交给内部相关部门进行审核，审核部门包括但不限于法务部门、财务部门、需求部门等。

（3）法务部门主要审核合同的合法性、合规性，包括合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险等；财务部门主要审核合同的财务条款，如价格是否合理、付款方式是否可行等；需求部门主要审核合同中的货物或服务条款是否满足自身需求。

（4）审核部门应在规定的时间内将审核意见反馈给采购部门，采购部门根据审核意见对合同草案进行修改完善，直至审核通过。

四、采购合同的条款与内容

4.1基本条款

（1）合同名称：明确本合同为采购合同，同时注明采购的货物或服务名称，例如“关于[货物名称/服务名称]的采购合同”。

（2）合同双方：详细列出甲方和乙方的名称、法定代表人姓名、地址、联系电话等基本信息，保证合同主体的明确性。

（3）合同签订地点：写明合同签订的具体地点，这在合同纠纷处理时可能具有重要意义。

（4）合同签订日期：记录合同正式签订的日期，该日期可能影响合同的生效、履行期限等相关条款。

（5）合同有效期：明确合同的有效期限，从合同生效之日起至合同终止之日止。在有效期内，双方应按照合同约定履行各自的义务；有效期届满后，若双方未续签合同，则合同自动终止。

4.