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建筑工程档案管理制度及职责

一、引言

在建筑工程的全过程中，档案管理是保障工程顺利进行的重要环节。建筑工程档案不仅是工程管理的重要依据，也是日后查阅、检索和维护的重要资料。随着建筑行业的不断发展和技术的进步，对档案管理的要求也愈加严格。因此，制定一套科学、规范的建筑工程档案管理制度及明确相关职责，对提升工程管理水平、保障工程质量具有重要意义。

二、档案管理的基本原则

1.完整性原则：档案管理应当确保各类文件、资料的完整性，涵盖设计、施工、验收、使用等各个阶段的文档。

2.真实性原则：所有档案资料必须真实可靠，确保信息的准确性和有效性。

3.可追溯性原则：档案管理应当具备良好的可追溯性，以便在必要时能够追溯到相关的决策和操作过程。

4.安全性原则：档案资料应当妥善保管，防止信息泄露、损坏或丢失。

5.规范性原则：档案管理应遵循国家相关法律法规及行业标准，确保档案的管理符合要求。

三、建筑工程档案管理的岗位职责

1.档案管理专员职责

负责建筑工程项目档案的收集、整理、归档和保管。

制定并执行档案管理制度，确保档案管理工作的规范化。

定期对档案进行检查、维护，确保档案的完整性和可用性。

负责档案的分类、编号、录入及数据备份工作。

协助相关人员进行档案的查阅、借用和鉴定工作。

2.项目经理职责

负责项目整体档案的管理，确保各类项目文档的及时收集与归档。

监督、检查项目成员对档案管理制度的执行情况，确保档案资料的真实、完整。

定期组织档案管理培训，提高项目组成员的档案管理意识和能力。

负责项目完成后的档案移交工作，确保档案的完整性和准确性。

3.设计人员职责

负责设计阶段的所有设计文件、变更记录和技术交底资料的整理与归档。

确保设计文件的准确性，及时更新设计变更和相关技术资料。

向档案管理专员提供必要的设计资料，配合档案的整理与归档。

4.施工单位职责

负责施工过程中的所有施工记录、质量检查、隐蔽工程记录等资料的整理和归档。

确保施工过程中各类资料的真实性与完整性，定期提交施工档案至档案管理专员。

参与施工日志的填写和审核，确保其内容真实有效。

5.监理人员职责

负责监理期间的监理日志、检查记录、会议纪要等资料的整理和归档。

确保监理档案的真实、完整，定期向项目经理汇报监理档案的管理情况。

配合项目档案管理专员，整理监理阶段的所有相关资料，确保档案的规范性。

6.质量管理人员职责

负责质量控制过程中产生的各类质量检查记录、试验报告及整改记录的整理与归档。

确保质量相关档案资料的真实性和完整性，定期对文件进行审核和更新。

协助档案管理专员进行质量档案的查阅与借用工作。

四、档案管理制度的具体内容

1.档案收集与整理

所有工程参与方在各自职责范围内，及时收集相关档案资料，并按照规定格式进行整理。

定期召开档案管理会议，讨论档案收集和整理中的问题，确保信息共享。

2.档案归档要求

档案资料应按照项目阶段进行分类，确保各类档案资料的有序归档。

归档资料应包括但不限于合同文件、设计文件、施工记录、验收报告等。

3.档案保管与保护

建立档案保管制度，确保档案资料的安全存放，防止火灾、潮湿等损害。

定期开展档案安全检查，发现问题及时整改。

4.档案查阅与利用

建立档案查阅登记制度，确保档案的借阅与查阅记录完整。

提供方便的档案查询渠道，提高档案利用效率。

5.档案销毁与移交

确定档案的保存期限，过期档案应按照规定进行销毁或移交。

节假日、项目结束后及时组织档案的移交工作，确保档案的完整性和连续性。

五、结语

建筑工程档案管理制度的建立与实施，对于提升工程管理水平、确保工程质量具有重要意义。通过明确各岗位的职责，可以有效推动档案管理工作的规范化和系统化，确保档案资料的真实性、完整性和安全性。随着行业的发展，建筑工程档案管理也应不断进行优化与调整，以适应新的挑战和要求。