单位合同管理内控制度.docxVIP

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合

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管

理

内

控

制

度

目录

TOC\o1-1\h\u8116第一章总则 1

10757第二章管理职责 2

6708第三章合同订立 2

13297第四章合同履行 3

8396第五章档案管理 4

304第六章监督检查 5

11157第七章责任追究 5

18536第八章附则 5

25052机关单位合同审批表 6

14818合同履行台账 10

10266合同借阅申请表 12

第一章总则

第一条目的依据

为规范机关单位合同管理，防范法律风险，保障国有资产安全，根据《中华人民共和国民法典》《政府采购法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》及2025年政府采购最新政策，结合本单位实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本单位与自然人、法人或其他组织签订的各类民事合同及行政协议，包括但不限于政府采购合同、工程建设合同、服务外包合同、资产租赁协议等。

第三条管理原则

1.合法合规：合同签订与履行须符合法律法规及政策要求，落实政府采购全流程电子化、绿色采购等规定。

2.分级授权：实行“三重一大”决策机制，重大合同（如金额超500万元或涉及公共利益的项目）需经党组会审议。

3.风险防控：建立合同全生命周期管理机制，强化事前审查、事中监督、事后追责。

第二章管理职责

第四条归口管理部门

1.办公室：负责合同统一编号、备案及档案管理，组织法律顾问进行合法性审查。

2.财务部门：审核合同资金来源、付款方式及预算匹配性，参与重大合同谈判。

3.业务部门：负责合同起草、谈判、履行跟踪及纠纷处理，建立合同履行台账。

第五条其他部门职责

1.纪检监察室：对合同签订及履行过程进行监督，查处违规行为。

2.技术部门：参与专业性合同（如信息化项目）的技术条款审核。

第三章合同订立

第六条合同起草

1.优先使用范本：参照《政府采购合同标准文本》《建设工程施工合同（示范文本）》等，确需定制的合同需注明“无标准文本原因”。

2.条款完备性：合同应包含当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等必备条款。

3.绿色条款：政府采购合同须明确绿色建材、节能产品优先采购要求。

第七条主体审查

1.资质核验：要求对方提供营业执照、资质证书、授权委托书等，必要时查询信用中国、国家企业信用信息公示系统。

2.履约能力评估：通过银行资信证明、过往业绩等评估对方履约能力，避免与失信企业合作。

第八条审核审批

1.三级审核：

业务部门初审：核查合同内容与业务需求一致性。

财务部门复审：审核资金预算及支付条款。

法律顾问终审：审查合同合法性、风险点，出具书面意见。

2.审批权限：

一般合同：分管领导审批。

重大合同：经党组会审议后由法定代表人签署。

第九条签订程序

1.签署要求：合同文本需加盖单位公章或合同专用章，法定代表人或授权代理人签字。

2.电子合同：通过政府采购信息化系统签订的电子合同具有同等法律效力，需进行数字认证。

第四章合同履行

第十条履约跟踪

1.台账管理：业务部门建立《合同履行情况台账》，记录合同进度、付款节点、验收结果等。

2.动态监控：每月对合同履行情况进行分析，发现异常（如对方经营恶化、资金链断裂）及时上报。

第十一条验收支付

1.履约验收：严格按合同约定组织验收，重大项目需邀请第三方机构参与，出具验收报告。

2.资金支付：财务部门凭合同、发票、验收单等办理支付，严禁超进度付款。

第十二条变更解除

1.协商一致：合同变更或解除需双方签署书面协议，按原审批流程重新审核。

2.风险评估：因变更导致成本增加或责任转移的，需经法律顾问评估并报分管领导批准。

第五章档案管理

第十三条归档要求

1.内容完整性：合同档案包括正本、副本、审批文件、谈判纪要、变更协议等，电子档案需备份至专用服务器。

2.分类编号：按合同类型（如采购类、工程类）及签订时间分类，统一编号（例：HT2025001）。

第十四条借阅销毁

1.借阅审批：内部借阅需填写《合同借阅申请表》，经部门负责人及办公室主任批准；外部借阅需提供单位公函。

2.销毁程序：超过保管期限（一般为10年）的合同，经分管领导批准后由办公室统一销毁，保留销毁记录。

第六章监督检查

第十五条定期检查

1.自查自纠：业务部门每季度对合同履行情况进行自查，形成书面报告。

2.专项检查：办公室联合纪检监察室每年开展1次合同管理专项检查，重点核查重大合同执行情况。

第十六条问题整改

对检查发现的问题（如未按流程签订合同、档案缺失），下达《整改通知书》，限期整改并跟踪落实。

第七章责任追究

第十七条违规处理

1.内部追责：对未履行审查义务、擅自变更合同等行为，视情节轻重给予警告、记过等处分。

2.法律追责：因故意或重大过失造