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机关单位合同管理内控制度

目录

TOC\o1-1\h\u152第一章总则 1

754第二章合同管理组织架构与职责 2

2512第三章合同签订流程 2

28260第四章合同履行流程 3

11348第五章合同变更与终止 3

27120第六章合同监督与检查 4

23431第七章合同档案管理 4

5489第八章附则 5

第一章总则

第一条为加强机关单位合同管理的内部控制，规范合同管理流程，提高合同管理的效率和准确性，保障单位合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于机关单位所有涉及合同管理的部门和人员，包括但不限于合同签订、履行、变更和终止等环节。

第三条合同管理应遵循以下基本原则：

1.合法合规：所有合同管理活动应在法律法规允许的范围内进行，确保合同的合法性和有效性。

2.公平公正：合同条款应公平公正，确保各方的合法权益得到保障。

3.严谨规范：合同管理应遵循既定的流程和规范，确保管理的严谨性和规范性。

4.高效有序：通过内部控制制度，提高合同管理的效率和有序性，避免出现混乱和错误。

第二章合同管理组织架构与职责

第四条机关单位应设立合同管理领导小组，负责统筹协调合同管理工作，制定合同管理策略和决策。领导小组由单位负责人和相关职能部门负责人组成。

第五条合同管理办公室是合同管理的具体执行部门，负责合同管理的日常事务，包括合同签订、履行、变更和终止等环节的具体操作。办公室应配备专职合同管理人员，确保合同的规范管理和有效执行。

第六条机关单位各职能部门是合同管理的责任主体，负责本部门合同的洽谈、签订、履行等环节的管理工作。各职能部门应指定专人负责合同管理工作，确保合同的合规性和有效性。

第三章合同签订流程

第七条合同签订前，应进行充分的合同调研，了解合同相对方的资信状况、履约能力等基本情况。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

第八条合同文本应明确双方的权利和义务、违约责任等相关内容，文字表达要清楚、准确。合同文本拟定后，应提交合同管理办公室进行审核。

第九条经审核通过的合同文本，由双方当事人的法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖单位公章或合同专用章。合同签订后，应及时将合同文本及相关资料归档保存。

第四章合同履行流程

第十条双方当事人应严格按照合同约定的条款履行各自的义务。在合同履行过程中，如需对合同内容进行变更或解除，应遵循相关法律法规和本制度的规定，及时签订书面变更或解除协议。

第十一条合同履行过程中，应加强对合同履行的监控，及时发现并解决问题。如遇特殊情况需要变更或终止合同，应经过充分的协商和论证，并按照相关程序进行审批。

第五章合同变更与终止

第十二条合同变更应签订书面协议，明确变更的内容、生效时间、双方的权利和义务等。合同变更后，双方当事人应严格按照变更后的协议履行各自的义务。

第十三条合同终止必须遵循法律法规的规定，并遵循公平公正的原则。合同终止应签订书面协议，明确终止的原因、生效时间、双方的权利和义务等。合同终止后，双方当事人应按照协议约定处理未了事宜，并确保双方的合法权益得到保障。

第六章合同监督与检查

第十四条机关单位应建立健全合同管理监督与检查机制，对合同管理工作进行定期或不定期的监督检查。监督与检查工作应全面覆盖机关单位所有涉及合同管理的部门和人员，并重点关注高风险、关键环节的合同管理活动。

第十五条监督与检查工作应包括以下内容：

1.合同管理制度的执行情况；

2.合同的签订、履行、变更和终止等环节的管理情况；

3.合同管理人员的资质和培训情况；

4.其他需要监督检查的内容。

第十六条对于监督与检查中发现的问题，应及时进行整改和处理，并追究相关责任人的责任。同时，应将监督与检查结果纳入单位内部绩效考核体系，作为评价部门和人员工作绩效的重要依据。

第七章合同档案管理

第十七条合同管理岗负责合同档案的保管。保管的合同须进行统一编号，不得重复或遗漏。每份合同应包括合同正本、副本及附件，签约方资信调查表，合同谈判纪要，合同分批履行的情况记录，补充、变更、解除合同的协议（包括文书、电传等）。

第十八条合同应一式多份，各部门正式签订的合同原件（包括补充协议）在合同归口管理部门加盖合同用章后直接留存一份，经办部门、财务部门各留存一份作为履行合同和付款依据。

第八章附则

第十九条本制度由机关单位合同管理领导小组负责解释和修订。在执行过程中，如遇法律法规发生变化或单位实际情况发生变化，应及时对制度进行修订和完善。

第二十条本制度自发布之日起执行。此前发布的有关合