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公司费用报销制度及流程

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目录

CATALOGUE

01

制度概述

02

报销流程

03

报销类别与标准

04

报销材料与要求

05

常见问题与解决方案

06

制度优化与改进建议

01

制度概述

规范费用管理

合理控制费用支出，降低企业运营成本，提升企业竞争力。

降低企业成本

加强内部监管

建立健全的费用报销制度，加强对员工费用报销行为的监管，防止财务漏洞和不当行为。

通过制定费用报销制度，规范公司内部各项费用的开支和管理，提高资金使用效率。

制度目的与背景

适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工，包括全职员工、兼职员工和实习生等。

适用对象

所有因工作需要而发生的费用，包括但不限于差旅费、交通费、住宿费、餐饮费、招待费等。

适用范围与对象

真实性原则

所有费用报销必须真实发生，不得虚报、冒领或伪造费用。

合理性原则

费用报销必须符合公司的相关规定和标准，不得超出规定的范围和限额。

及时性原则

员工应及时办理费用报销手续，避免拖延和积压，确保费用及时入账和核算。

审批原则

费用报销需经过相应的审批流程，未经审批或审批不通过的费用，不得擅自报销。

基本原则与要求

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报销流程

费用申请

填写申请

员工需在费用发生前填写费用申请单，详细列明费用用途、金额和支付方式。

审批流程

申请单需经过部门主管审批，并根据费用金额大小，可能需要更高层级的主管审批。

提交申请

审批后的申请单需提交给财务部门备案，并作为后续费用审核的依据。

费用审核

审核标准

财务部门按照公司规定和申请单内容，对费用进行审核，包括费用是否真实、合理、符合公司政策等。

审核流程

审核结果

审核过程需经过财务部门初审、复审，确保费用准确无误。如有需要，审核人员还会与申请人或相关部门进行沟通确认。

审核通过后，财务部门将通知申请人，并准备支付费用。如审核未通过，将告知申请人原因并要求修改或撤销申请。

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费用支付

支付方式

费用支付方式包括现金、银行转账、公司卡支付等。具体支付方式需根据费用类型和公司政策确定。

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支付流程

财务部门根据审核结果，按照公司流程支付费用。如需申请人提供发票或收据等凭证，需在支付前提交给财务部门。

支付记录

财务部门将支付记录详细登记在财务系统中，以便日后查阅和审计。同时，也会将支付结果通知申请人，确保费用支付准确无误。

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报销类别与标准

包括员工因公出差所乘坐的飞机、火车、轮船、长途汽车等交通工具的费用，以及市内交通费用。

员工因公出差时在酒店、旅馆等住宿场所产生的费用。

员工因公出差时在餐厅、饭店等用餐产生的费用，通常按一定标准限额报销。

包括因公出差产生的邮电费、订票费等其他相关费用。

差旅费用

交通费

住宿费

餐费

其他费用

电脑、打印机、复印机等办公设备的维修和保养费用。

办公设备维修

公司租赁的办公场所的租金，以及相关物业费、水电费。

办公场所租金

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日常工作中所需的纸张、笔、文件夹、订书机等低值易耗品。

文具及办公用品

电话费、网络费等通讯相关的费用。

通讯费用

办公费用

餐饮费用

与客户或合作伙伴在餐厅、饭店等用餐产生的费用。

礼品费用

赠送给客户或合作伙伴的礼品费用，需符合公司规定。

娱乐费用

与客户或合作伙伴进行娱乐活动产生的费用，如KTV、高尔夫球场等。

其他费用

因业务招待而产生的其他相关费用，如交通费、住宿费等。

业务招待费用

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报销材料与要求

发票

必须提供合法、有效的发票，且发票上需加盖开票单位的发票专用章。

凭证

除发票外，还需提供相关的凭证，如合同、协议、验收单等，以证明费用的真实性和合理性。

发票与凭证

报销单填写

报销单需填写完整、准确，包括报销人、报销日期、报销事由、报销金额等信息。

报销单审核

报销单需经过相关部门审核，确保报销事项符合公司规定和财务管理要求。

报销单填写规范

特殊费用报销要求

差旅费报销

需提供出差申请、行程安排、交通票据等，按公司差旅标准报销。

业务招待费报销

需事先申请并提供招待对象、事由、地点等相关说明，按公司规定标准报销。

培训费报销

需提供培训通知、培训费用明细等，按公司培训政策报销。

05

常见问题与解决方案

发票丢失处理

立即告知财务部门

员工一旦发现发票丢失，应立即告知财务部门，以便采取相应措施。

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财务审核与处理

财务部门将对提交的证明材料进行审核，并根据公司规定进行相应处理。

提交证明材料

员工需提交相关证明材料，如报销凭证、明细单等，以证明发票的真实性。

奖惩措施

公司将视具体情况对发票丢失的员工进行奖惩，以加强员工对发票管理的重视。

员工发现报销流程延误时，应立即查明原因，并及时通知相关部门或人员。

员工应主动与财务部门或相关人员协调，尽快解决