会务接待手册说明样本.pdf

会

务

接

待

手

册

5月

目录

一、手册阐明………3

二、关于会议阐明………………3

三、会议程序………5

会前工作（按顺序）.5

议题及参会人员范畴拟定5

会议场合选定5

会议告知起草5

申报会议预算5

人员确认5

设备准备（惯用，依照不同会议及实际状况进行调节）5

预定6

车辆安排6

起草会务组工作安排表6

会务宣传品制作6

食品采买6

指引服务员工作6

会中工作（按顺序）7

会议室保障7

报告人员保障7

用餐保障7

住宿保障8

会后工作（按顺序）8

离会车辆安排8

退房8

设备整顿8

结账8

设备归还8

费用报销8

会务总结8

四、注意事项………88

附件：

附件一：会议告知样式10

附件二：会务告知样式11

附件三：会议预算/结算清单样式14

附件四：会务分工明细表15

附件五：会议签到表17

一、手册阐明

《会务接待手册》内容重要包括组织一次会议中所应做好各项工作（会前、

会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务各项流程，更好地为会

议做好服务保障工作。

二、关于会议阐明

1.合用范畴：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织各类会议。

2.会议告知应涉及如下几项内容：

3.会议目：明确阐明举办本次会议要达到效果；

4.会议时间：应涉及会议开始时间和结束时间；

5.会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员

并不熟悉，会议告知中应附上会议地点示意图；

6.会议议程：依照会议内容不同，可分为报告、通报、研讨等内容。每项

会议议程应列出本项议程报告人、参会人员、列席人员和主持人名单。

组织会议人员在拟定与会人员时，应在明确会议目基本上拟定哪些人必

要参会，努力做到既不因某人缺席影响会议效果，也不影响与本次会议

关系不大人员正常工作。同步又给有关人员以学习、观摩机会。

7.会议注意事项：

（1）着装规定：应以衣着整洁、大方得体为重要原则，必要佩带工作

牌。如有正装着装规定需要明确指出。

（2）会议规定：会议组织者依照会议性质和内容拟定会议内容是要录

像、摄像。尽量保存第一手资料，并作为公司发展史一某些存档。

会议如需保密，应做好保密工作。

（3）对请假规定：明确参会人员因特殊因素无法参会需要向会议会议

会务组指定人请假，待准假后方可请假。会议组织者不得请假。

（4）交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员交通和食宿，应拟

定住宿人员名单，贯彻人员达到报道时间，做好车辆接送安排与

食宿安排登记。

流程图：

人员

会议组织部门会务组有关部门备注

时序

开始

拟定会议议题、目、内容、

会前选址及拟定