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普通企业资料档案保管制度

TOC\o1-2\h\u32013第一章档案保管的基本原则 1

287781.1保管目的与意义 1

235591.2保管原则与要求 1

24200第二章档案分类与编号 2

9422.1分类标准与方法 2

225752.2编号规则与体系 2

28931第三章档案收集与整理 2

319833.1收集范围与流程 2

188473.2整理方法与规范 2

30498第四章档案存储与保管 3

176814.1存储环境与设施 3

256764.2保管措施与安全 3

1592第五章档案利用与查阅 3

44975.1利用流程与规定 3

31625.2查阅手续与要求 3

13553第六章档案销毁与处置 4

250966.1销毁标准与程序 4

207626.2处置方式与记录 4

8210第七章档案信息化管理 4

84657.1信息化建设与应用 4

197277.2电子档案管理规范 4

4624第八章档案管理监督与检查 4

98078.1监督机制与职责 4

177238.2检查内容与方法 5

第一章档案保管的基本原则

1.1保管目的与意义

档案保管的目的在于保证企业各类资料的完整性、准确性和安全性，为企业的经营管理提供可靠的信息支持。通过妥善保管档案，可以为企业的决策制定、业务开展、法律纠纷处理等方面提供重要的依据。同时档案保管也是企业历史和文化的重要载体，能够反映企业的发展历程和经营成果，对于传承企业精神、增强企业凝聚力具有重要意义。

1.2保管原则与要求

档案保管应遵循以下原则：一是集中统一管理原则，保证档案的收集、整理、存储、利用等环节由专门的部门或人员负责，实现档案管理的规范化和标准化；二是完整性原则，保证档案的内容完整、齐全，不遗漏任何重要信息；三是安全性原则，采取有效的安全措施，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生；四是保密性原则，严格遵守相关法律法规和企业规定，对涉及企业机密的档案进行严格保密；五是便利性原则，便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。

第二章档案分类与编号

2.1分类标准与方法

档案分类应根据企业的实际情况和管理需求，按照一定的标准进行划分。可以按照档案的内容性质，如行政管理类、财务会计类、市场营销类、人力资源类等进行分类；也可以按照档案的形成时间，如年度、季度、月度等进行分类；还可以按照档案的载体形式，如纸质档案、电子档案等进行分类。在分类过程中，应保证分类标准的科学性、合理性和可操作性，以便于档案的管理和利用。

2.2编号规则与体系

为了便于档案的查找和管理，需要对档案进行编号。编号规则应简洁明了、易于识别和记忆。可以采用分类编码法，将档案的类别、年度、流水号等信息组合成一个唯一的编号。例如，行政管理类档案2023年的第1份档案，可以编号为“XZGL2023001”。同时应建立完善的编号体系，保证编号的连续性和唯一性，避免出现重复编号或漏编号的情况。

第三章档案收集与整理

3.1收集范围与流程

档案收集的范围应包括企业在生产经营活动中形成的各种文件、资料、记录等。具体包括企业的规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、合同协议、财务报表、人事档案、客户资料等。档案收集的流程包括确定收集范围、制定收集计划、收集档案资料、进行初步整理等环节。在收集过程中，应保证档案的真实性、完整性和准确性，对收集到的档案资料进行认真审核，剔除无效或重复的信息。

3.2整理方法与规范

档案整理是将收集到的档案资料进行系统的分类、组合和编目，使其便于管理和利用。整理方法包括分类、装订、编号、编目等环节。在分类时，应按照档案的分类标准进行划分；在装订时，应根据档案的载体形式和厚度选择合适的装订方式，如线装、胶装等；在编号时，应按照编号规则进行编号；在编目时，应详细记录档案的标题、文号、形成时间、页数、保管期限等信息。整理过程中，应严格遵守相关规范和标准，保证整理质量。

第四章档案存储与保管

4.1存储环境与设施

档案存储的环境应符合一定的要求，以保证档案的安全和完整。存储环境应保持干燥、通风、防潮、防火、防虫、防鼠等。档案库房应配备相应的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫剂、防鼠板等。同时应定期对存储环境进行检查和维护，保证环境条件符合要求。

4.2保管措施与安全

为了保证档案的安全，应采取一系列的保管措施。一是建立健全档案管理制度，明确档案管理的职责和流程；二是加强档案库房的管理，严格限制非工作人员进入库房；三是对档案进行定期检查和清点，及时发觉和处理档案的异常情况；四是加强档案的安全防范，